Was können Start-ups und Kanzleien voneinander lernen? Mit Experten-Tipps

00:00:01: Melchior Neumann Ja.

00:00:04: Olaf Clüver Ja, dann würde ich einfach mal sagen: Hallo und herzlich willkommen, Melchior Neumann.

00:00:08: Melchior Neumann Hallo. Vielen Dank für die Einladung. Schön, dass ich wieder da sein darf.

00:00:12: Carola Heine Ja, hallo Melchior. Schön, dass du wieder gekommen bist. Und für den unwahrscheinlichen Fall, dass irgendjemand verpasst hat, wer du bist, kommt jetzt die obligatorische Kurzvorstellung. Was machst du so und wo kommst du her? Aus welcher Ecke der Branche?

00:00:25: Melchior Neumann Ich bin gelernter Steuerfachangestellter, habe also so richtig eine klassische Ausbildung in der Steuerkanzlei gemacht. Dann war ich irgendwann bei KPMG, großes Unternehmen, und dann hatte ich irgendwann die Schnauze voll von wiederkehrender repetitiver Arbeit und dachte, wenn man eine Software baut, dann muss man Probleme ja nur einmal lösen und löst die Software quasi das steuerliche Problem und bin in den Softwarebereich gegangen. Eigentlich muss man fast sagen, mein Lebenslauf war immer so ein Pendel hin und her zwischen Softwareunternehmen und dann wieder Kanzleiwelt und dann wieder Softwareunternehmen und so weiter. Als Letztes war ich, ich würde sagen, als Vorletztes war ich bei Contest. Contest ist eigentlich wie N26 für Selbstständige, nenne ich das ganz gerne. Das ist ein Bankkonto, nur Geschäftskonto, nur für Freiberufler gewesen und da war ich quasi im Softwarebereich und dann haben wir aber eine Kanzlei gegründet, die die Contest-Kunden als Steuerberatungskanzlei betreut hat und haben da dann eine klassische Kanzlei, vielleicht trifft es nicht ganz, aber waren zumindest eine Kanzlei, die wie eine Kanzlei gearbeitet und funktioniert hat. Genau, jetzt war ich in den letzten Jahren ein bisschen mit künstlicher Intelligenz beschäftigt, relativ viel und jetzt tatsächlich gerade übernehme ich eine Steuerkanzlei. Das heißt, jetzt bin ich wieder, gerade in der neuen Etappe, wieder in der Kanzleiwelt.

00:01:47: Melchior Neumann Und das beschreibt meinen Lebenslauf am besten, so ein Hin-und-her-Pendeln. Wahrscheinlich bin ich in drei, vier Jahren wieder im Softwarebereich.

00:01:54: Carola Heine Also du hast keine Angst davor, die Ärmel hochzukrempeln und ordentlich anzupacken, was gerade gelöst werden muss. Das merkt man.

00:02:00: Melchior Neumann Ich habe vor allen Dingen Spaß daran. Ich verstehe mich selbst als Unternehmer und meine Definition von Unternehmertum ist „Probleme lösen. Ich muss ja in meiner eigenen Definition irgendwie glauben, wenn das die Definition ist, dann kann ich ja nicht genug Probleme haben, weil das ist ja der Rohstoff, den ich brauche, zu existieren und zu arbeiten.

00:02:22: Carola Heine Müssen das immer die eigenen Probleme sein oder reichen die der Kunden?

00:02:26: Melchior Neumann Überhaupt nicht. Ich freue mich, wenn ich Probleme für andere lösen kann.

00:02:30: Carola Heine Wir haben dich ja wegen deines Experten-und Insider-Wissens eingeladen. Wir wollen heute mit dir sprechen. Unser zusammenfassendes Thema ist: Was sind die fünf größten Irrtümer, die Steuerkanzleien begehen.

00:02:46: Melchior Neumann Ja, und ich finde tatsächlich, ich habe ja die Aufgabe bekommen, die Hausaufgabe mir da was zu überlegen. Und ich finde tatsächlich den Vergleich von so einem Software-Start-up und so einer Kanzlei sehr charmant, weil ich glaube, beide Seiten können viel voneinander lernen. Ich merke in der Praxis ganz häufig, dass es da noch viele Diskrepanzen gibt, weil die Kultur ist sehr, sehr unterschiedlich zwischen Softwareunternehmen und Kanzlei. Die Sprache, die Herangehensweise an Probleme. Man hat endgültig irgendwie immer das gleiche Problem. Ich beschränke mich jetzt natürlich erst mal nur so auf Steuersoftware, aber man hat endgültig schon irgendwie die Zielsetzung, das Thema Steuern einfacher zu machen und für den Kunden beziehungsweise Mandanten ein möglichst angenehmes, stressfreies Leben zu organisieren. Aber der Weg dahin könnte ganz häufig nicht unterschiedlicher sein, Und es ärgert mich eigentlich so ein bisschen, dass man da manchmal an einanderen nach vorbei redet und einander auch nicht so richtig versteht. Und man könnte genauso gut, muss man dazu sagen, genauso gut wahrscheinlich eine Podcast-Folge aufnehmen von „Was können Tech Start-ups von Kanzleien lernen? Da gibt es mindestens auch fünf Punkte. Das ist aber ja nicht Thema für heute. Deswegen ist eher so die Punkte: „Was könnte denn Kanzleien besser machen?

00:04:05: Melchior Neumann Wenn ich das aus dem Kontext von einem Softwareunternehmen sehe und das, was einem gefühlt als erstes ins Gesicht springt, ist die Spezialisierung. Rüher war so die Spezialisierung von der Kanzlei: Ich habe halt mein Schild an die Tür gemacht und dann waren halt die Leute im, keine Ahnung, fünf Kilometer Umkreis, 10 Kilometer Umkreis waren halt meine Zielgruppe. Das hat schon auch gereicht als Differenzierung. Heutzutage klingelt man nicht mehr beim Steuerberater, weil ein Schild an der Tür hängt, sondern man fängt an zu googeln und man fängt dann ja auch nicht an zu googeln nach Steuerberater Berlin oder Steuerberater Freiburg oder so was, sondern man sagt halt irgendwie Steuerberater, Zahnärzte, Künstler und so weiter. Und das sehe ich ehrlicherweise in der Positionierung von Kanzleien viel zu selten noch. Da wird dann irgendwie alles gemacht, ein bisschen, ich glaube, so aus dem Helfersyndrom heraus. Na ja, die brauchen ja alle irgendwie Hilfe und dann wird einem mit vollem Armen die Probleme der Mandanten irgendwie auf die eigene Schultern geladen oder ganz häufig auf die Schultern der Mitarbeiter, die dann ganz häufig einfach auch überfordert sind? Also wenn man jetzt die letzten Jahre mal anschaut von Grundsteuer, Corona-Hilfen, jetzt E-Rechnung und so weiter.

00:05:16: Melchior Neumann Das sind alles Herausforderungen, die irgendwie Kanzleien ausbaden müssen. Und wenn ich halt alle Branchen, alle Rechtsformen und alle steuerlichen Probleme betreuen möchte, muss ich halt alles auch irgendwie können. Und das ist zum Scheitern verurteilt, ehrlicherweise. Und ein Softwareunternehmen funktioniert ganz anders. Jetzt mein Beispiel in der Historie: Ich gehe einfach hin und sage, wir machen bei Context nur nicht bilanzierungspflichtige Einzelunternehmen und auch da nur die deklaratorische Tätigkeit. Das heißt, ich habe ganz viel Probleme gar nicht und ein Softwareunternehmen wird niemals auf die Idee kommen, plötzlich irgendwas anderes zu machen. Wenn ich, keine Ahnung, meine Buchhaltung mit lexwareoffice mache, dann komme ich auch nicht plötzlich auf die Idee, zu sagen: „Jetzt mache ich aber meine Grundsteuererklärung. Nein, die Funktion gibt es halt einfach in der Software. Das heißt, als Softwareunternehmen geht man sich erst hin und sagt: „Wer ist meine Kundengruppe? Welches Problem wollen wir für die lösen? Man sagt nicht pro Kunde: Was könnte ich denn alles Schönes für die tun? Und das ist natürlich ehrenwert, dieses Vorgehen, dieses, ich nenne es mal Helfer-Syndrom. Und das ist nett auch für die Mandanten. Man sieht aber links und rechts einfach, das überfordert Mitarbeiter. Die Arbeitsqualität von Kanzleien leidet da drunter, dass man irgendwie alles können muss und deswegen ist das ein dringender Appell an alle Kanzleien, Dass man sich ein bisschen mehr spezialisieren sollte.

00:06:32: Melchior Neumann Und wenn das schwer fällt, Dinge, nur eine Sache zu machen, dann vielleicht sich einfach ganz klar zu überlegen, was man nicht machen möchte. Also so eine Not-to-do-Liste: Um welche steuerlichen Probleme möchte ich mich nicht mehr kümmern. Wenn ich keine Corona-Hilfen mache, dann sage ich ganz konsequent: „Das mache ich nicht. Und dann hat man damit auch nichts zu tun. Das stößt vielleicht einige Mandanten vom Kopf und man verliert vielleicht ein, zwei, aber man hat intern in der Organisation bei den Mitarbeitern deutlich mehr Frieden und kann sich dann gedanklich auf die verbleibende Arbeit konzentrieren, die ja meistens immer noch genug ist.

00:07:07: Olaf Clüver Da würde ich ganz gerne mal kurz einhaken. Und zwar, ich bin ja grundsätzlich auch der Ansicht, dass Spezialisierung der Branche guttut. Jetzt ist es so, dass viele Softwareunternehmen natürlich erst innerhalb der letzten 5 bis 10 Jahre gegründet wurden, gerade die jetzt hier mit Taxtech zusammenarbeiten. In den Steuerkanzleien ist es natürlich so, dass diese Nichtspezialisierung in den vergangenen in 10, 20, 30 Jahren historisch gewachsen ist und es in der Zwischenzeit auch keinerlei Veranlassung gab, das grob zu ändern. Ich merke, dass Gründerinnen und Gründer von Steuerkanzleien sich durchaus spezialisieren. Da gibt es E-Commerce, da gibt es Werbebranchen, da gibt es Influencer und so weiter, worauf die sich spezialisieren. Ich halte es für etwas schwierig, eine etablierte Kanzlei mit vielen großen GmbHs jetzt zu sagen: „Die schmeißen wir raus und wir machen jetzt in Richtung Grundsteuer und sorgen dafür, dass die anderen eben halt nicht mehr. Also den neuen diesen Tipp an die Hand zu geben, ja, auf jeden Fall, sollte man machen. Die Lanze zu brechen über die anderen, die das jetzt nicht tun, weil sie seit 30 Jahren auch gut damit fahren. Also ich meine, das sind ja alles keine, die sich nachts in den Schlaf weinen müssen.

00:08:25: Olaf Clüver Ich kann sagen, die seit 30 Jahren irgendwas machen, die es erfolgreich machen.

00:08:27: Melchior Neumann Ist ein bisschen schwierig, ja. Ja, das stimmt natürlich, aber es ist ja kein Null oder Eins. Deswegen, glaube ich, denke ich mir ganz häufig tatsächlich, diese Not-to-do-List ist wahnsinnig befreient, manchmal einfach zu sagen: „Okay, das sind bestimmte Dinge, die tun wir einfach nicht und die fangen wir auch nicht erst neu an. Und was ich da häufig sehe, ist, ich will mal sagen, eine unterschiedliche Interessenslage und auch eine intrinsische Motivation von Kanzleiinhaber und Steuerberater und Mitarbeiter. Muss ich mal überlegen, warum ist man in der Branche gelandet? Viele Steuerberater sind aufgrund der fachlichen Herausforderungen. Es ist toll, jedes Mal ein neues Problem zu haben und noch nicht genau die Lösung zu kennen und das sind so ein bisschen so knüffelige Fälle, die man knacken muss, intellektuell. Und das ist häufig der Grund, warum jemand zum Beispiel Steuerberater geworden ist. Das heißt, das reizt die Leute und das treibt die Leute quasi auch zu so einem Steuerberater-Titel. Wenn man aber mal die Umfrage macht unter Mitarbeitern: „Warum sind eigentlich Mitarbeiter in der Steuerberatung in der Steuerberatung gelandet?, dann hört man das in der Regel nicht. Da hört man eher so was wie „Sichere Arbeit, Bürojob, Sicherheit und so weiter.

00:09:34: Melchior Neumann Das heißt, die Motivation, in der Steuerberatung zu arbeiten, ist für Mitarbeiter ganz häufig eine andere. Es crasht irgendwann immer, wenn der, ich will mal sagen, der Denksportler, der gerne diese Probleme liebt und immer was Neues, Neues, auch Stimulanz braucht, neue Mandanten, neue Herausforderungen und so weiter, vorwegläuft, die ganze Zeit Mandanten zu akquirieren, am Ende aber abarbeiten müssen, dass die Mitarbeiter, die die eigentlich Sicherheit und Planbarkeit und alles übersichtlich haben wollen, dann … Und das sieht man auch, dass Mitarbeiter sind von diesen ständigen Änderungen viel schneller überfordert als die Kanzleieinhaber, aber auch einfach, weil sie deswegen nicht den Job gewählt haben. Und das muss man manchmal einfach nur verstehen, ist, dass die Interessenslage der Mitarbeiter wahrscheinlich für den Kanzleiinhaber ein bisschen langweilig ist, aber das sorgt halt für Frieden im Haus und auch am Endeffekt natürlich für eine bessere Arbeitsqualität, wenn man nicht die zu viel unterschiedliche Probleme hat. Man muss sich ja nicht auf eine Sache beschränken, aber wenn man einmal fünf streicht von Themen, die immer für Probleme in der Vergangenheit gesorgt haben, ist man ja schon ein kleines Schritt mehr zur Spezialisierung.

00:10:42: Olaf Clüver So ein Klassiker sind zum Beispiel Löhne. Für viele Kanzleien sind die immer ein Dorn im Auge. Sie sind wahnsinnig viel Arbeit. Sie erfordern eine unglaublich hohe Weiterbildungsrate von Mitarbeitenden und bringen dann am Ende des Tages aber nicht den gewünschten den gewünschten Umsatz beziehungsweise den gewünschten Gewinn. Da kann man sich dann tatsächlich auch mal von los sagen, das wäre eine Möglichkeit. Viele haben es in der Vergangenheit zum Beispiel bei Landwirtschaft gemacht. Also es gibt ganz, ganz wenige Kanzleien, die sich mit Landwirtschaftsfällen beschäftigen, weil auch da wieder ein ganz spezielles Wissen notwendig ist. Und da gebe ich dir vollkommen recht, kann man natürlich auch auf andere Fälle ausweiten, so sein Portfolio etwas auszudünnen und das, was man dann macht, entsprechend richtig und gut zu machen. Also da bin ich ganz bei dir.

00:11:29: Melchior Neumann Ja, also als Beispiel, wir haben wirklich als Kanzlei keine Grundsteuer gemacht. Wir haben keine Corona-Hilfen gemacht, wir haben nichts dergleichen gemacht. Und natürlich kann man uns vorwerfen, wir sind nicht kundenorientiert genug, 100%. Auf der anderen Seite muss man sagen, in den ganz, ganz vielen Branchen ist es halt nicht so. Das ist ein sehr plattes Beispiel. Ich gehe ja nicht zu McDonalds und sage, ich hätte gerne Pizza, weil das wird halt nicht angeboten. Und auch als Steuerkanzlei, man muss nicht alles anbieten. Und das ist, glaube ich, wichtig und ich glaube, das sehe ich immer, weil Da zerreißt es ganz viele auch wirklich aus ehrbaren Gründen. Das ist ja gar kein Vorwurf, sondern ich sehe nur, dass in der Abarbeitung, das sieht man bei Corona helfen wir auch. Die Beantragung war nicht das Problem. Jetzt die Schlussabrechnung ist das Problem und diese Probleme, die hat man sich Man hat sie vor Jahren schon ins Haus geholt. Man hat sie ehrlicherweise auch ein bisschen kommen sehen, schon. Aber man hat es trotzdem gemacht, weil man den Mandanten helfen wollte.

00:12:24: Olaf Clüver Welchen weiteren Irrtum würdest du noch anführen wollen?

00:12:28: Melchior Neumann Was bei uns in der Kanzlei der ein riesen Game-Changer war, ist die Rollenverteilung, die Aufgabenverteilung in der Kanzlei. Ich will mal sagen, eine klassische Kanzlei hat einen Kanzlei-Inhaber oder mehrere Partner und die sind verantwortlich für alles. Die sind für die Kundenakquise verantwortlich, die sind für die fachliche Leitung verantwortlich, die sind für die Personalführung verantwortlich und wir haben bei uns in der Kanzlei tatsächlich die Personalverantwortung und die fachliche Leitung getrennt voneinander. Und das ist auch in ganz vielen anderen Branchen vollkommen üblich. Also in einem Industrieunternehmen sitzt in der Personalabteilung keine Ingenieure, weil dafür gibt es Experten. Und natürlich ist es trotzdem ein Ingenieurunternehmen. Und in ganz vielen Kanzleien sehe ich das aber, dass noch die Kanzlei, die Partner für alles verantwortlich sind. Und wenn ich mit Steuerberatern spreche, dann leiden – das ist vielleicht ein bisschen übertrieben – aber viele kämpfen damit mit den ganzen anderen, ich sage mal, unternehmerischen Herausforderungen, wie zum Beispiel Personalverantwortung, weil das noch mal eine komplett eigene Disziplin ist. Es gibt Leute, die machen nichts anderes außer Personal und in der Kanzlei wird das alles in einer Person vereint und auch irgendwie ist dann, weil das klassischerweise so gemacht wird, ist auch die Erwartungshaltung so, dass man als Kanzleiinhaber das alles können muss.

00:13:37: Melchior Neumann Und wir haben bei uns tatsächlich immer eine Doppelspitze gehabt. Wir haben eine Personalverantwortung gehabt und die waren nur für die, man sagt so disziplinarische Führungen, also Gehaltsverhandlungen, Entwicklungsgespräche, Urlaub, die ganzen zwischenmenschlichen Themen, die da so auftauchen, wenn man mit Menschen zu tun hat, und eine fachliche Führung. Und diese fachliche Führung war Berufsträger oder Berufsträgerin und die nichts anderes gemacht hat, als die fachliche inhaltliche Arbeitsqualität sicherzustellen. Und das war eine unfassbare Erleichterung für alle Beteiligten eigentlich, auch für die Mitarbeiter, weil die plötzlich jemanden hatten, der auch Zeit hatte für so Jahresgespräche und weil die Berufsträger Steuerberater, die aus seiner fachlichen Motivation auch Berufsträger sind, nicht plötzlich noch einen zweiten Job erledigen mussten, und zwar die der Personalleitung irgendwie. Und das sieht man in fast ganz vielen Branchen, aber natürlich auch in einem Softwareunternehmen und so, dass das viel viel Arbeitsteiliger ist in der Geschäftsführung. Also eine Geschäftsführung besteht in anderen Branchen ganz häufig aus natürlich fachlichen Experten, aber auch aus vielen anderen Disziplinen und das sehe ich in Kanzleien zumindest noch viel zu selten. Es gibt so ein paar, die machen das sehr, sehr gut. An dieser Stelle 900 Grad aus Hamburg, die machen das fantastisch.

00:14:50: Melchior Neumann Das bewundere ich auf LinkedIn immer so ein klein bisschen, aber die haben das wirklich konsequent durchgezogen, falls es jemand mal von außen beobachten möchte, wie man es auch machen kann.

00:14:59: Olaf Clüver Also das Das ist schuldige Krau, oder?

00:15:01: Carola Heine Manchmal ist ein großer Fan von sauberer Aufgabentrennung. Ja, aber ist ja so. Ich meine, Spezialisierung ist nichts. Ist ja auch wieder eine Art von Spezialisierung und es stimmt. Dieses gezwungene Multitasking, nur weil das organisch gewachsen ist. Das kann einen unglaublich aufhalten und ich glaube, dass nicht viele darüber nachdenken, wie belastend das ist, wenn man als Führungskraft auf einmal auch noch Personalverantwortung in der Krise hat oder so und dass man dann aber auch von externen jemanden holen und einstellen kann, nur als Entlastung darauf kommt, glaube ich, so eine klassische Steuerberaterkanzlei gar nicht so ohne Weiteres, denn die sind ja auch sehr daran gewöhnt, ihre Sachen selber zu regeln und selber zu lösen, eben weil so viele Aufgaben immer in einer Hand liegen. Das ist ein großer Schritt dann zu sagen, wir stellen von außen jemanden ein und entlasten uns auf ganz vielen Ebenen. Das ist eine tiefergehende Entscheidung, als wir uns das jetzt denken, glaube ich.

00:15:51: Melchior Neumann Ist es, aber es ist vor allem auch, es ist ein bisschen befreiend in der Personalsuche. Wenn ich jetzt, keine Ahnung, eine Kanzlei mit 20 Mitarbeitern habe, kann man da ohne in Teilzeit jemand, der nur für Personal verantwortlich ist, dazuholen. Und es gibt ja bei Steuerexperten einen riesen Personalmangel. Den gibt es tatsächlich bei HR-Experten, Personalexperten gar nicht so extrem. Das heißt, wenn man in diese Aufgabe Abenteilung geht, dann hat man in ganz vielen Bereichen plötzlich gar nicht mehr so eine Personalnot, weil man in ganz anderen Bereichen suchen kann und akquirieren kann, weil es muss natürlich kein Steuerexperte sein, der Jahresentwicklungsgespräche macht. Der muss vielleicht in so einem Entwicklungsgespräch schon natürlich auch auch den Input der fachlichen Leitung mit einbeziehen, das ist vollkommen klar, aber ja nicht ausschließlich. Also für uns persönlich in der Kanzlei hat das dazu geführt, dass wir viel einfacher Mitarbeiter gefunden haben.

00:16:42: Olaf Clüver Ich glaube auch, dass das daran liegt, dass der Personalmangel, der in den Steuerkanzleien vorherrscht, zum Teil begründet ist in der Art, wie man sucht und wie man die eigene HR-Abteilung angesiedelt hat. Da werden dann zum Teil Mitarbeitende, die die allgemeine administrative Aufgaben machen, die werden dann losgeschickt: „Gib mal eine Anzeige auf oder schau dir mal die Bewerbung an. Und das kann dann nichts werden, weil die Bewerbenden natürlich mittlerweile auch ein sehr feines Gefühl dafür haben, wie groß ist die Expertise. Und da bin ich also vollkommen d'accord, dass das HR-Thema und auch das Marketing-Thema in einer Kanzlei professionalisiert werden müssen. Ich glaube, das löst viele Probleme und zwar ziemlich schnell. Und da werden einige staunen und denken: „Oh, das hätte ich jetzt nicht erwartet. Also das sehe ich ganz genauso.

00:17:38: Carola Heine Jemanden als Teilzeit dafür einzustellen, finde ich eine super Idee. Es muss ja gar nicht immer das ganze Paket mit 38 Wochenstunden sein. Da hast du völlig recht.

00:17:46: Melchior Neumann Ja, also es gibt auch wahnsinnig viele Leute, die gerne einfach Teilzeit arbeiten. Warum denn auch nicht? Ja, finde ich genau. Und ich glaube auch, das wird in Zukunft immer noch extremer. Wir haben jetzt Marketing und Personal als Themenparty genommen, was ich gerade sehe, gerade mit der E-Rechnungspflicht und das wird in Zukunft auch, wo der Gesetzgeber hin will, irgendwann. Wir werden ja immer mehr in einer automatisierten Buchhaltung und Steuerdeklaration enden. Das heißt aber, das Thema Software wird so relevant. Ich war jetzt bei ein paar Veranstaltungen von Steuerkanzleien, wo die ihre Mandaten über die E-Rechnungspflicht aufgeklärt haben. Die Rückfragen, die Mitarbeiter in solchen Veranstaltungen haben, sind nahezu nie steuerlicher Natur, sondern immer technischer Natur, technologischer Software-Natur. Und auch das muss man ja auf dem Schirm haben. Und warum nicht jemanden, der sich ausschließlich mit so Softwarelösungen auskennt, in so einer Kanzlei beschäftigen? Da lege ich fast meine Hand dafür ins Feuer. Die nächsten paar Jahre wird diese Person voll ausgelastet sein. Aber man muss nicht jeden Steuerexperten jetzt noch zu einem Softwareexperten machen. Die müssen sich miteinander unterhalten, die müssen sich auch verstehen, die müssen auch die Probleme einander verstehen. Aber das wäre auch so ein Bereich, wo ich glaube, dass Kanzleien sehr gut daran tun würden, nicht versuchen, dass sie selber jetzt Technologieexperten werden und jetzt erklären müssen, wie eine Zugfahrtdatei vernünftig aufgebaut wird.

00:19:11: Melchior Neumann Basics sollte man vielleicht kennen, aber man muss nicht jede Branchenlösung von Autohäusern, Apothekern und Co. Kennen, zu wissen, wie man die jetzt konfiguriert, diese Software, dann am Ende das richtige Rechnungsformat rauszukommen. Das ist ein technologisches Softwareproblem. Also warum nicht auch einen Softwareexperten, wie auch immer, in der Kanzlei entweder einzustellen, engagieren, Teilzeit, Vollzeit oder als Externer dazu zu holen und dann einfach mit diesen Leuten in Kombination ein Angebot für die eigenen Mandanten zu machen.

00:19:41: Olaf Clüver Genau. Und dann habe ich meine eigenen Leute wieder entlastet, die sich dann wiederum mehr die steuerlichen und deklaratorischen Themen beschäftigen können und da habe ich dann wieder ein oder zwei Positionen quasi freigeschaufelt, weil die einfach den Kopf und die Zeit frei haben für das, wofür sie ursprünglich mal eingestellt wurden, denn dass so viel Software kommt, das konnte man vielleicht vor zehn oder 15 Jahren noch nicht absehen, hätte man aber zwischenzeitlich durchaus schon mal darauf reagieren können, denn ist es ja nicht irgendwann morgens aufgewacht und „Oh, wir müssen uns mit Software beschäftigen, sondern das ist ja durchaus auch gewachsen und damit kann man dann eben genau diese Ressourcen wieder freischaufeln. Das sehe ich auch so.

00:20:19: Carola Heine Ich muss einmal kurz sagen, es ist superspannend, aber wir sind erst bei Punkt zwei und wir haben schon 20 Minuten. Wir werden jetzt keinen Cut machen. Nein. Das auf gar keinen Fall, aber 20 Minuten wäre unsere offizielle Länge. Das heißt, ich glaube, wir sollten zumindest jetzt zum nächsten Punkt kommen.

00:20:38: Melchior Neumann Ja, es ist vielleicht auch so ein bisschen angegliedert. Ich habe mir ein paar Sachen überlegt und das führt jetzt ja alle immer dazu, möglichst schlank zu halten und Spezialisierung und nicht Wald und Wiesen. Das sorgt am Endeffür einfachheit, auch in den Prozessen. Und letztendlich ist ein Thema, was sich automatisch daraus ergibt, weil wir auch gerade ja schon darüber sprechen, ist tatsächlich die Kooperations Abhängigkeit dadurch. Wenn ich jetzt ganz klar hinsage, wir sind Steuerexperten, wir machen die steuerliche Sache, dann hat man plötzlich links und rechts lauter Möglichkeiten, mit Anbietern zusammenzuarbeiten. Und sei es IT-Experten, sei es Personalexperten oder Marketing, sei es auch andere Kanzleien. Wenn ich sage, ich mache nur Einzelunternehmen, die nicht bilanzierungspflichtig sind, wie wir es gemacht haben oder bis heute machen, dann habe ich plötzlich Gewerbetreibende, die bilanzierungspflichtig werden. Und die haben wir alle schön rübergegeben zu einer anderen Kanzlei. Und genauso in lief es in die andere Richtung. Wenn wir uns alle entscheiden, plötzlich sehr spezialisiert zu arbeiten, dann können wir links und rechts ständig auch Mandanten hin-und herschieben, zusammen an Projekten arbeiten und so weiter. Das gilt sowohl in pachlicher Natur, also wenn ich wenn ich sage, ich mache eine Steuerberatung für GmbHs, aber meine GmbH möchte lieber ein Einzelunternehmen sein, dann muss sie, wenn ich das Konsequent durchziehe, abgehen.

00:21:53: Melchior Neumann Das heißt, ich kann mit anderen Kanzleien zusammenarbeiten, aber auch interdisziplinär mit Softwareunternehmen, mit Softwareberatern, mit HR-Experten und all das, was wir besprochen haben. Und das sehe ich häufig nicht. Ganz viele Kanzleien versuchen, das dann intern irgendwie auch zu lösen, statt so ein bisschen … Ich mag dieses Bild von einem Ärztehaus. Ärzte sind auch spezialisiert und ich kann als Patient auch zu einem Ärztehaus gehen und bekomme in diesem Ärztehaus alle meine Probleme gelöst und da sitzen trotzdem nur Spezialisten. Und meine Idee, Vision, mein Wunsch für die Zukunft wäre irgendwann, dass wir so ein bisschen so was haben in die Richtung wie so ein Steuerberater Haus, wo ganz viele spezialisierte Steuerberater gibt, idealerweise nicht als Haus, sondern irgendwie als App, irgendwie so. Aber ich habe eine App, wo ich lauter Spezialisten finde, die mich zusammengenommen vollumfänglich betreuen können. Und das ist ein bisschen das Resultat aus das, worüber wir bisher gesprochen haben. Aber Softwareunternehmen machen das ständig. Also soll jetzt kein Werbung-Podcast sein, aber wenn ich bei Lexware Office in den App Store und Marketplace gehe, dann sehe ich lauter Integration. Ist bei allen anderen auch so. Da versucht nicht die eine Software, das zu bauen und das noch zu bauen und das noch zu bauen, sondern dann überlegt man sich: „Wir können das, aber die Kunden brauchen noch das, das, das, das.

00:23:05: Melchior Neumann Da gibt es auch andere, die das machen und bauen einfach eine technische Integration. Und das würde ich mir ehrlicherweise auch bei Kanzleien wünschen und es wäre ja letztendlich für alle Beteiligten hervorragend. Für die Mandaten, die werden von viel kompetenteren Beratern betreut und auch für jeden einzelnen Berater auch, wenn man Teil von so einem Netzwerk ist, ständig von links und rechts Austausch bekommt, Hilfe beziehen kann und so weiter und man sich selbst fachlich nur auf seine Expertise konzentrieren kann.

00:23:28: Olaf Clüver Dann müssen wir es nur noch schaffen, dass wir dann auch die entsprechende Software jeweils immer unter diesen vielen Experten aufteilen, dass der eine sagt, ich bestelle nur die Einkommenssteuer, der andere sagt: „Ich nur die Gewerbesteuer, der Dritte sagt, nur die Gewerbesteuer. Irgendeiner spezialisiert sich auf Erbschaftsteuer, sodass dann die Mandate auch tatsächlich aufgeteilt werden können, denn ansonsten sehe ich das schwierig, weil alle haben dann dieses Mandat und schieben sich das hin und her und alle haben das volle Paket. Das muss dann natürlich administrativ geklärt werden und da wird man wahrscheinlich dann auch wieder die Unterstützung der Softwarehersteller benötigen, aber wenn das wirklich alle wollen, ist das mit Sicherheit eine gute Idee, ja.

00:24:05: Melchior Neumann Also wir hatten solche Kooperationen. Wir haben tatsächlich ein rein praktisches – du läutert es jetzt so ein bisschen an – auch die Systematik von Vertretungsvollmachten. Also eine Vollmacht beim Finanzamt hinterlegt kann man nicht nur für einzelne Aufgaben. Das ist super frustrierend, weil wir haben das ja zum Teil genauso gemacht. Wir haben Dinge gemacht und dann hat ein anderer Berater das andere gemacht. Es gibt aber keine taskbezogene Vertretungsvollmacht. Es gibt die eine Vertretungsvollmacht und wenn ein anderer Steuerberater das hinterlegt, dann schmeißt er den vorherigen raus. Das ist super blöd, so vom Setup. Da kann jetzt kein Softwareunternehmen, kein Berater was dafür, aber die Probleme gibt es leider auch noch, wenn ich mir überlege, dass wäre eine Beschleung. Genau.

00:24:39: Olaf Clüver Die müssen eben betrachtet und mit gelöst werden. Genau, das ist das, was ich meine, weil das ist natürlich alles noch historisch gewachsen und sehr strikt geregelt alles noch. Und auf dieser Seite müsste natürlich eine Lockerung entstehen, wahrscheinlich.

00:24:58: Carola Heine Ich sehe schon so ein bisschen die Richtung, in die in eine Revolution gehen wird, Melchor. Ja, das zeichnet sich schon ein Bild.

00:25:03: Melchior Neumann Ich wollte gerade sagen, ich bin jetzt gerade dabei, in die Kanzleiwelt zu gehen, aber ich habe ja schon angekündigt, in drei bis fünf Jahren bin ich wieder Softwareunternehmer. Vielleicht baue ich das Ärztehaus als App für Steuerberater.

00:25:14: Carola Heine Oder vielleicht musst du dich eines Tages gar nicht mehr entscheiden. Wer weiß, was noch kommt. Ich meine, in den letzten fünf Jahren sind sehr viele Dinge passiert, mit denen niemand gerechnet hat und die wir trotzdem irgendwie verdaut haben. Was können Kanzleien denn vermeiden? Dann du sagst, Wir haben jetzt viele Ideen gehabt, was man ändern könnte und andere Ansätze und und und. Aber gibt es auch irgendwas, wo man ganz pragmatisch sagen kann, das könnten die ab jetzt eigentlich alle lassen? Das wäre hilfreich für die?

00:25:40: Melchior Neumann Ja, es gibt immer so ein paar Themen, die werden bei Kanzleien, auch wenn ich bei Steuerberatern Data Events bin, heiß diskutiert und als wichtig angesehen und eigentlich will es niemand haben. Ganz konkret hatte ich die Woche und auch letzte Woche ganz viel Diskussion über E-Mail-Verschlüsselung. Standardmäßig E-Mail-Verschlüsselung und jeder rollt mit den Augen. Dann ist so eine Terminvereinbarung, aber standardmäßig werden E-Mails halt verschlüsselt und dann ist so ein Ja, okay, kriege ich dann so eine blöde Benachrichtigung, sorry, DATEV, von der DATEV, die ich mal auf meinem Handy aber nicht lösen kann, die ich locker easy an meinem Handy mal mit zwei Minuten beantwortet hätte, das ist aber verschlüsselt. Und in der E-Mail, die ich ja aber am Handy gar nicht lesen kann, steht nur so was wie: „Hast du auch 10:30 Uhr statt, 10:00 Uhr Zeit? Das wird Standardmäßig aber verschlüsselt. Und das ist jetzt nur ein Beispiel für: Es wird manchmal sich zu sehr mit der Theorie beschäftigt, von: „Wie müsste theoretisch etwas gemacht werden? Und zu wenig mit der Praxis und der Realität und auch manchmal einfach zu wenig darauf geschaut: „Was möchte der Mandant? Weil wenn man mit Steuerberatern spricht, die das so machen, wird ganz häufig gesagt: „Nein, nein, das muss ja die Mandanten wollen das.

00:26:46: Melchior Neumann Und dann spricht man mit den Mandanten und die rollen alle mit den Augen und finden das zu kotzen. Ich will nicht ausschließen, dass alle unverschlüsselte E-Mails haben wollen, aber das ist einfach wirklich ein Beispiel, wo wirklich, ich glaube, jeder Mandant vor dem Steuerberater, der solche E-Mails bekommt, sagt: „Oh mein Gott, könnt ihr mir das bitte nicht einfach schicken, sodass ich das auch mit meinen Geräten vernünftig öffnen kann. Und das ist wirklich ein Beispiel von Schnittstellen, welche Tools werden benutzt und so weiter, dass man sich da so sehr, ich will mal sagen, in der rechtlichen Welt der Steuerwelt sich sehr wohlfühlt und Probleme sehr theoretisch löst und die dann aber die Lösung dann halt auch sehr theoretisch und nicht besonders praktikabel in der echten Welt ist. Und da würde ich dringend sagen, bitte einfach manchmal mit Menschen sprechen und erst zuhören und nicht glauben, was man hören will und dann nur noch nach der Bestätigung für die eigenen Annahmen zu suchen, weil dann findet man auch immer Bestätigung dafür, dass eine E-Mail-Verschlüsselung doch so ganz super ist.

00:27:41: Carola Heine Aber das liegt ja zum Beispiel auch daran, also du und ich und Olaf nicht so sehr, sind ja sehr tief im Internet unterwegs in den Social-Media-Geschichten und auf den einzelnen Plattformen und diskutieren und tauschen uns aus. Olaf natürlich auf LinkedIn, aber du, glaube ich, auf YouTube ganz aktiv und ich in drei, vier anderen Plattformen. Und für uns ist das eine Selbstverständlichkeit, dass uns das nervt. Aber Steuerberater, die meisten, die ich kenne, würden jetzt sagen: „Dafür habe ich keine Zeit. Und dann kennen die das natürlich auch nicht. Dann haben die diesen Frust nicht, weil dann ist das …

00:28:07: Melchior Neumann Ja, aber sie haben Zeit, aufwendig eine E-Mail-Verschlüsselung erst einzurichten. Man muss nur die Realität, wenn ich irgendwo im E-Commerce bin und chinesische Lieferanten haben, die schicken mir die Rechnung auf WhatsApp. Das kann sich doch der Steuerberater nicht so einmauern, weil es zu unmöglich ist, mit ihm zusammenzuarbeiten.

00:28:24: Carola Heine Whatsapp, okay. Spannend.

00:28:27: Melchior Neumann Kann es auch nicht empfehlen. Alle, die das hören, keine Rechnung über WhatsApp, aber es wäre nicht das erste Mal, weil letztendlich muss man dann ja WhatsApp archivieren, wenn man das streng nimmt. Wenn da buchhaltungsrelevante Informationen sind, müssen wir unseren ganzen WhatsApp-Verlauf ständig archivieren.

00:28:42: Carola Heine Darüber möchten wir nicht reden, was alles in meinem WhatsApp ist. Nein, genau.

00:28:45: Melchior Neumann Es gibt Dinge, über die möchte man nicht nachdenken. Aber vor allem, es ist ja schon auch in Zeit, wann so was erst aufzubauen, also so ein Konstrukt überhaupt aufzubauen. Natürlich treibt auch der Gesetzgeber einen immer so dazu. So eine Verfahrensdokumation für ersetzendes Scan ist nie und pragmatisch. Das ist halt leider blödes, umständliches Gesetz, aber für mich ist eine Kanzlei und eine Steuerberatung auch so ein bisschen der Puffer zwischen den normalen Menschen und den Irreläufen von dem Gesetzgeber, das ein bisschen praktikabel und ein bisschen abzufedern, diesen Irrsinn, und nicht einfach eins zu eins dann weiterzugeben.

00:29:22: Carola Heine Ja, guter Punkt.

00:29:26: Melchior Neumann Und dann kommen wir zum fünften Punkt: Was ich einfach sehe, und das machen Start-ups hervorragend und ganz viele Kanzleien nicht, ich habe mal eine Umfrage gemacht von angehenden Steuerfachangestellten: Was müsste bei eurem Job anders sein, damit es euer absoluter Traumjob ist? Und da gab es zwei Punkte und das hat nichts mit Gehalt zu tun, sondern das Erste ist Wertschätzung, Anerkennung für Geleistetes und zweitens Sinn in der Arbeit. Das sind die zwei Dinge, vor allen Dingen junge Menschen und Junge sind bis 25, wahrscheinlich bis 30 sogar inzwischen. Was suchen die? Die brauchen nicht mehr Urlaubstage, die brauchen nicht mehr Geld und die brauchen … Klar, Anerkennung zeigt sich auch im Rahmen von Vertrauen, dass ich sage: „Arbeite da und wann du willst. Ich vertraue dir. Das ist natürlich auch ein Zeichen von Vertrauen, aber vor allen Dingen Sinn Und wenn ich dann ein Start-up sehe, das ist häufig heiß gedreht und übertrieben, aber wenn ich in Berlin auf die Straße gehe, dann hat gefühlt jeder Dritte irgendeinen Hoodie an, wo fett der Unternehmensname drauf ist und die sagen alle: „Wir verändern die Welt, und ich denke mir so: „Nein, machst du Du lieferst deine Lebensmittel fünf Minuten schneller als der links von dir.

00:30:33: Melchior Neumann Das ist das Einzige. Du veränderst überhaupt nicht die Welt. Aber es geht Kommunikation von: Was ist eigentlich die Daseinsberechtigung für deine Arbeit? Was ist der Sinn und Zweck, den Beitrag, den du auf dieser Welt leistet ist. Und da muss ich sagen, bei Start-ups ist das vollkommen absurd. Also ob Flink oder Gorillas mir nach zehn Minuten mein Essen liefern, ist mir voll egal. Das verändert gar nichts, weil ich hätte auch selber zu netto und rewe laufen können, es mal doof zu sagen. Und Steuerberatung ist so für die deutsche Wirtschaft und das Rückgrat und das haben wir in den letzten Jahren immer wieder gesehen. Und es kann ja nicht sein, dass ausgerechnet die Leute, die da wirklich das Rückgrat, die nervenbaren gefühlte deutschen Wirtschaft sind, ein Problem damit haben, dass sie keinen Sinn ihrer Arbeit verspüren. Und das ist nicht ein Problem von Tatsachen, sondern das ist ein Problem von Kommunikation und einfach dem regelmäßigen Wertschätzen. Wir haben bei uns in der Kanzlei, wir haben an jedem Zehnten des Monats haben wir abends gemeinsam Fett Sushi bestellt und jeden Zehnten gefeiert, weil wir haben jeden Zehnten wieder geschafft. Und das sind so kleine Rituale, die man machen kann, die dazu führen, dass Leute sich mit dem identifizieren, was man macht.

00:31:42: Melchior Neumann Und dann steigt am Ende die Loyalität, man zeigt die Zufriedenheit, der Einsatzwille von Mitarbeitern, weil alle das Gefühl haben, wir arbeiten hier an was Gemeinsamen. Und ich habe es gerade mich erst mit einer Steuerberaterin getroffen, die hat Vinza als Kunden. Das ist fantastisch, wenn man sagt, Vinza machen das aus Leidenschaft, das Das Landwirtschaft ist spannend, auch irgendwie ein superspannendes Handwerk, aber die können das nur machen, weil ihnen einer den Rücken freihält. Und dieses Rückenfreihalten, das ist eine wahnsinnig wichtige Leistung. Und das wird aber, glaube ich, kommunikativ in der Steuerberatung viel zu wenig Raum gegeben, das wertzuschätzen. Ja, das hat man im letzten Monat schon gemacht und ja, das macht man im nächsten Monat wieder das Gleiche, aber dass ihr Mitarbeiter jeden Monat ihr Gehalt bekommt, das ist ein Verdienst von einem Menschen, der diese Gehaltabrechnung macht. Und das ist ein dringender Appell an alle, die irgendwie Personalverantwortung hat. Man muss nicht mehr die Verantwortung haben. Man kann auch den Kollegen, mit dem man sonst nichts zu tun haben, wertschätzen für die fantastische Arbeit, die der gemacht wird. Und das übertreiben Start-up extrem, aber Kanzleien übertreiben das ganz häufig in die andere Richtung. „ich habe doch nicht gemekert.

00:32:46: Melchior Neumann Ist doch schon … „Muss ja dann gut gewesen sein. Ich glaube, da so ein bisschen Appell, einfach wirklich das zu wertschätzen. Und auch die gesamtwirtschaftwirtschaft, wirtschaftliche Daseinsberechtigung von Steuerberatung, die ist ja ohne Zweifel gegeben.

00:33:01: Carola Heine Den Zehnten zu feiern, finde ich eine gute Idee. Den vergisst dann auch so schnell keiner aus den bekannten Gründen.

00:33:07: Melchior Neumann Die Leute fangen an, sich auf den Zehnten zu freuen, weil 17 Uhr kommt die Sushi-Lieferung.

00:33:11: Carola Heine Ja, ein sehr, sehr guter Input, Melio. Vielen Vielen Dank, aber du hast noch eine Kleinigkeit, die bitte nicht untergehen soll: Du schreibst gerade was Wichtiges.

00:33:21: Melchior Neumann Genau, ich schreibe gerade Tag und Nacht ein Buch. Ich habe zwei kleine Kinder, die lassen mich schon nicht schlafen, aber wenn ich nachts drei wach bin, dann schreibe ich gerade ein Buch. Und tatsächlich handelt das Buch im Wesentlichen davon. Ich habe es genannt, von einer Steuerkanzlei zu einem Tech-Unternehmen. Es geht eher so die Start-up-Strategien, die Learnings, die ich so ein bisschen aus der Software-Start-up-Welt gelernt habe, wie man was auf Kanzleien anwenden kann. Das ist so Kern dessen. Wie heißt das Buch? Das ist jetzt ein ganz kleiner Abriss heute gewesen. Es wird gerade immer noch so ein bisschen hin und her geschrieben. Es wird im Wesentlichen irgendwie so was heißen wie Start-up-Strategien für zur Tech-Kanzlei, Start-up-Strategien für die Steuerberatung.

00:34:04: Carola Heine Sagst du uns Bescheid, sobald es erschienen ist?

00:34:06: Melchior Neumann Ich sage auf jeden Fall Bescheid.

00:34:08: Olaf Clüver Ja, weil dann müssten wir nämlich eine Einladung herausschicken.

00:34:10: Carola Heine Ja, finde ich auch. Ja, ein Buch schreiben mit zwei kleinen Kindern, was ist Das ist eine nette Aufgabe, das kenne ich auch.

00:34:16: Melchior Neumann Auch darüber könnte man ein Buch schreiben.

00:34:17: Carola Heine Ja, mehr so eine Überlebenschecklist.

00:34:22: Melchior Neumann Es wird ein Bilderbuch, ja.

00:34:23: Carola Heine Wo ich am Ende noch verheiratet bin oder so könnte das heißen. Auf jeden Fall sehr, sehr viel Erfolg. Also Olaf, du weißt schon, dass Stress von allen Seiten sich nicht immer unbedingt auf eine Partnerschaft positiv auswirken muss. Also ein Buch schreiben, wenn man zwei kleine Kinder und Stress hat, ist eine Leistung. Ich finde, da sollten wir Mecha ruhig verloben.

00:34:43: Melchior Neumann Absolut, keine Frage. Wir können gerne meine Frau dafür loben, weil die hält das ja alles aus.

00:34:47: Carola Heine Ja, dann. So war das eigentlich auch ein bisschen mit gemeint. Schöne Grüße unbekannterweise, Mechia. Und sage uns unbedingt Bescheid, wenn das erschienen ist. Und ganz, ganz viel Erfolg und vielen Dank für deinen Besuch heute. Das war wieder toll.

00:34:59: Melchior Neumann Vielen Dank. Danke, Mechia. Alles Gute.