Michaela Wernsmann: So klappt die Zusammenarbeit von KMUs und Kanzlei

00:00:05: Jingle Lex'talk about tax - der Kanzleipodcast. Präsentiert von lexware.

00:00:15: Carola Heine Hi.

00:00:16: Olaf Clüver Hallo, Carola. Grüß dich.

00:00:18: Carola Heine Hi, schön, dich wieder zu sehen, auch wenn es oft nur virtuell ist. Aber heute? Heute haben wir jemanden, den wir neulich noch oder fast neulich noch live getroffen haben. Rate mal.

00:00:28: Olaf Clüver Ich bin auf so vielen Events und ich bin so viel unterwegs und treffe so viele spannende Leute. Jetzt lasse mich nicht hängen. Wie soll ich das jetzt raten?

00:00:38: Carola Heine Es ist jemand, den wir auf dieser tollen E-Rechnungsschifffahrt, die Patrick organisiert hat, in Hamburg getroffen haben. Du wirst Ja, das wirst du ja wohl nicht vergessen haben, diese Schifffahrt, oder?

00:00:47: Olaf Clüver Nein, das habe ich nicht, denn ich glaube, dass wir die Leute richtig gut erreicht haben mit den Themen zur E-Rechnung und ich glaube, wir konnten da einige Ängste zerstreuen.

00:00:55: Carola Heine Das auf jeden Fall. Und wir sprechen heute mit Michaela Wernsmann, die wir schon sehr, sehr lange vorher kannten, die spannende Sachen zu erzählen hat und gerade Betreiberinnen und Betreiber von Steuerkanzleien sollten heute zuhören, weil ich glaube, dass sie ein paar sehr interessante Sachen zu sagen hat in Sachen Entlastung und Prozessautomatisierung und ich freue mich schon auf gleich.

00:01:16: Olaf Clüver Da freue ich mich auch schon drauf und ich bin mir sicher, dass es ein sehr interessantes Gespräch wird.

00:01:20: Carola Heine Das wird es. Bis gleich.

00:01:21: Olaf Clüver Bis gleich. Ich begrüße ganz herzlich Michhaela Wernsmann. Hallo.

00:01:43: Michaela Wernsmann Hallo, Olaf.

00:01:45: Carola Heine Hallo Michaela, da bist du ja wieder.

00:01:47: Michaela Wernsmann Hallo Carola. Danke euch beiden für die Einladung in diesem Podcast.

00:01:52: Carola Heine Ja, sehr gerne. Ich habe vorhin überlegt und ich hoffe, du weißt das ja noch: Wann haben wir uns zum ersten Mal getroffen? Wann war dieses legendäre Steuer Berater-Event in Münster? Ganz am Anfang, vor den krass aufregenden Jahren? Weißt du das noch, wann das war?

00:02:05: Michaela Wernsmann Nein, kriege ich nicht mehr auf die Reihe. Das muss aber mindestens zehn Jahre her sein. Ich glaube …

00:02:11: Carola Heine Ja, 2015. Kann das sein?

00:02:13: Michaela Wernsmann 8 bis 10 Jahre ist es her. Ja, genau.

00:02:16: Carola Heine Auf jeden Fall haben wir uns da zum ersten Mal getroffen in Münster. Sehr spannend und seitdem hat sich unglaublich viel getan. Hast du noch das gleiche Geschäftsmodell wie damals?

00:02:25: Michaela Wernsmann Wir haben uns sogar noch ein bisschen spitzer entwickelt. Wir haben ja damals eigentlich digital digitale Buchführung initial aufgegriffen und sind dann mit verschiedenen Dienstleistungen parallel gelaufen. Aber wir haben irgendwann festgestellt, dass das ganze Thema Digitalisierung der Buchführung, Steuerbranche und so weiter, dass das ein richtig intensives Thema ist, das also wirklich voller Aufmerksamkeit bedarf. Und deswegen haben wir uns dann irgendwann wirklich spitz in diese Mische entwickelt und machen heutzutage ausschließlich Buchführung Steuerungsdigitalisierung.

00:03:02: Olaf Clüver Lass uns doch auf dieses Geschäftsmodell ein bisschen näher eingehen. Also was genau macht ihr und wie bereitet ihr die Zusammenarbeit mit den Steuerkanzleien vor und wie könnt ihr die Steuerkanzleien unterstützen, die KMUs zu supporten und denen Hilfestellung zu leisten?

00:03:21: Michaela Wernsmann Also unsere Dienstleistung besteht im Prinzip aus zwei großen Säulen. Zum einen geben wir Workshops zur Digitalisierung Wir sind ja Lexware Office Business Partner, wir sind auch Lexware Office Coach und demnach schulen wir auch nur und ausschließlich diese Software. Das heißt, dass wir unterschiedliche Workshops im Angebot haben, bei denen wir den Unternehmen dann zum einen die Software von der Pika auf erklären. Auf der anderen Seite aber auch noch einen Anschlussworkshop haben, wo Sie dann auch das komplette Kontieren lernen können, wenn die Steuerkanzlei in der Zusammenarbeit vorsieht, dass der Mandant im Prinzip die Vorkontierung übernimmt. Das ist dann auch die Schnittstelle zur Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei. In der Regel bekommen wir die Kontakte zu den kleinen Unternehmen oder auch den Solo-Selbstständigen von den Steuerkanzleien, die uns dann sagen: „Hier ist wieder jemand, der hat von Digitalisierung der Buchführung noch gar nichts gehört. Wir sind eine Lexware-Office-Kanzlei und wir möchten gerne, dass dieser Mandant zukünftig seine Buchführung digital zu uns schickt. Und wir haben einfach nicht die Kapazitäten, uns darum zu kümmern. Dann übernehmen wir diesen Mandanten. Dann durchläuft er bei uns diverse Schulungen. Das ist immer eins zu eins, das ist immer individuell, weil jeder von einem anderen Wissenslevel kommt.

00:04:43: Michaela Wernsmann Und ja, Am Ende dieser Zusammenarbeit kann man dann ganz grob sagen, dass der Mandant dann in der Lage ist, seine Buchführung vorzubereiten und über die Schnittstelle an die Steuerkanzlei zu übergeben. Das zweite, was wir neben den Workshops dann auch noch anbieten. Das ist dann das Vorkontieren selbst, wenn die Kanzlei das nicht übernehmen möchte, sondern wenn sie sagt, der Mandant muss vorkontiert übergeben und der Mandant aber sagt: „Ist überhaupt nicht mein Business, habe ich überhaupt keine Ahnung und dauert auch zu lange, sollen Profis machen, dann übernehmen wir das eben auch und bearbeiten dann auch die kompletten Geschäftsvorfälle in lexwareoffice.

00:05:21: Carola Heine Aber ihr geht auch auf aktuelle Themen ein. Ich habe gehört, ihr habt ihr E-Rechnungs-Webinare gegeben. Ja. Da möchte ich jetzt gerne ganz alles drüber wissen. Also, wie kam die Idee und wie ist das gelaufen? Wie ist das angenommen worden? Was haben die Steuerberater? Erzähl mir einfach alles, was ihr gemacht habt mit diesen Webinaren. Oder waren das Live-Workshops oder waren das Webinare?

00:05:41: Michaela Wernsmann Nein, das waren tatsächlich Live-Workshops. Ich habe dieses Thema E-Rechnung irgendwann aufgegriffen, ich kann das jetzt nicht mehr historisch ableiten, seit wann ich das auf dem Schirm habe, aber spätestens vorletztem Jahr, als dann klar war, zum 01. 01. 25 kommt irgendetwas, was das Wachstumschancengesetz schon beinhaltete, das dann nur noch durch den Bundesrat musste und als dann im März klar war: „Jau, jetzt kommt’s. Und jetzt ist aber auch das Thema E-Rechnung wirklich auf der Pfanne, und zwar schon zum 01. 01. 25. Da habe ich mich erst mal selbst komplett mir das komplette Wissen draufgeschraubt. Also ich kann mit Fug und Recht behaupten, dass ich schon sehr E-Rechnungserfahren bin. Und dann habe ich daraus eben diese Veranstaltung abgeleitet. Ich habe ganz tolle Unterlagen fertig gemacht, tolle Folien vorbereitet, wo also wirklich das Thema auch sehr, sehr niedrigschwellig und sehr praktisch erklärt ist, dass jeder, der von E-Rechnungen oder Digitalisierung noch nie was gehört hatte, es wirklich auch versteht. Also ich habe auch Zugpferd oder X-Rechnung auch grafisch dargestellt und erklärt, was es ist, wie es aussieht und so weiter, und habe dann diese Workshops im Sommer rausgehauen. Und ich habe auch tatsächlich einen sehr regenzulauf gehabt. Wir haben drei Veranstaltungen gehabt und hatten über 45 oder 50 Anmeldungen, was für mich persönlich viel ist, habe die dann an drei verschiedenen Tagen durchgeführt.

00:07:08: Michaela Wernsmann Und ich muss sagen, dass hinterher das Feedback also zweigeteilt war. Zum einen sehr begeistert von der Art der Präsentation, wenn ich das hier auch mal einführen darf und auch von der Aufbereitung. Aber viele haben wirklich auch gesagt: „Boah, super. Endlich wissen wir mal, was das heißt, denn mit diesem BMF-Schreiben kann niemand was anfangen. Und Ich setze immer auf das Thema „zeigen, also „lernen durch „selbst erleben und habe dann auch, wenn es notwendig war, in diesen E-Rechnungs-Workshops noch so eine ganz kleine Schleife angehängt zu lexwareoffice, wo man einmal kurz zeigen konnte und so wird es jetzt umgesetzt werden können. Und das war auch ein sehr großer Aha-Effekt. Ich habe im Nachgang sehr viele Gespräche geführt. Mich haben viele Teilnehmende dann hinterher angerufen, die dann unsere Workshops gebucht haben oder sich auch für Lexware Office entschieden haben, die wir auf der Digitalisierungsreise begleitet haben. Es kommt aber auch häufig vor, dass jemand anruft und einfach nur eine einfache Frage stellt: „Wie war das noch mal da? Oder „Was passiert, wenn? Und die, die nicht in meinen Workshops gewesen sind, die schreiben mir dann so wie eine: „Eine Kundin, letzte Tage nach dem Jahreswechsel. Ach so, ich habe jetzt gehört, ein PDF ist ja gar keine E-Rechnung.

00:08:30: Michaela Wernsmann Hast du noch die Lexware-Office-Live-Demos? Ja. Ja. Also mir hat das selbst auch Spaß gemacht, weil ich mich also sehr intensiv beschäftigt habe und wirklich auch wusste, wovon ich rede. Und wenn ich das 100% weiß, dann kann ich auch immer sehr gut erklären und mitnehmen und motivieren. Und insofern war das auch für mich so ein bisschen so drei Glücksveranstaltungen, weil daraus ziehe ich immer richtig viel Power dann.

00:08:57: Carola Heine Gibst du alle Veranstaltungen selber oder macht das auch dein Team? Du Da hast du mehrere Mitarbeiterinnen, oder?

00:09:01: Michaela Wernsmann Ja, das mache ich alles selbst. Wir haben das so ein bisschen aufgeteilt. Ich halte die ganzen Workshops, ich mache auch die E-Rechnungs-Workshops, ich mache auch Vorbereitungs-Calls, wenn jemand noch Detailfragen hat oder sich generell über das Thema informieren möchte. Und wenn dann hinterher die Buchführung in unsere Betreuung übergeht, dann habe ich da zwei weitere Kolleginnen im Background, die dann bei uns dann auch tatsächlich das Buchen übernehmen, also das Tagesgeschäft. Geschäft, das Kontieren der Umsätze.

00:09:32: Carola Heine Ich gehe mal davon aus, eigentlich könnte man die E-Rechnungsworkshops jetzt weiterführen, oder? Das Interesse- Ja.

00:09:39: Michaela Wernsmann Sorry, wenn ich dich unterbreche. Habe ich auch tatsächlich drüber nachgedacht, habe aber noch keine konkrete Strategie dafür. Also was heißt „Strategie? Ich müsste ja nur Termine finden, aber die finde ich aktuell nicht.

00:09:52: Olaf Clüver Aber das wäre auch meine Frage gewesen, weil wenn das jetzt viele Zuhörende gibt, die sich für das Thema interessieren und du dann irgendwie die Anfrage bekommst oder so was, wärst du durchaus auch gewillt und in der Lage zu sagen: „Ach komm, dann machen wir noch ein oder zwei Termine, weil ich glaube, das Thema ist mit dem Jahreswechsel nicht abgestorben.

00:10:10: Michaela Wernsmann Absolut nicht. Nein, also das kann auf jeden Fall funktionieren Es ist auch so, dass ja nach wie vor die Steuerkanzleien auf uns zukommen – das hat ja auch nicht mit dem 31. 12. Aufgehört –, wenn Sie Mandanten haben, die da wirklich noch tieferes Wissen benötigen oder die einmal diesen kompletten Prozess erklärt haben sollen oder die irgendwie Details unter einem bestimmten Gesichtspunkt noch mal erklärt bekommen sollen und die Kanzlei dann dafür aktuell keine Kappe hat, dann schicken Sie uns ja auch diesen Beratungsauftrag und dann beantworten wir ja auch da Fragen oder erklären das noch mal im Detail, was es dann damit auf sich hat mit dem ganzen Zugpferd und X-Rechnungsthema. Genau.

00:10:57: Carola Heine Das geht so schnell nicht weg, das Thema?

00:10:59: Michaela Wernsmann Nein, Nein, überhaupt nicht. Also wie gesagt, ich habe wirklich Anfang dieser Woche eine Mail bekommen: „Jetzt ist ja die E-Rechnung da und jetzt habe ich gerade gemerkt, das ist ja kein PDF, das ist ja noch anders. Und so geht es vielen noch. Ich merke das ja auch immer in unseren Live-Demos. Ich habe ja vorhin schon erwähnt, dass ich ein Freund bin von Wissen erlernen durch Anschauen, durch Selbst-Erleben. Und so haben wir ja jede Woche montags unsere lexware-Office-Live-Demos Viele Vorbehalte gibt es bei Menschen, die noch nie mit der Digitalisierung zu tun hatten. Und die begegnen mir dann immer und sagen: „Ach, das ist so aufwendig und „Ach, alles digital und in der Cloud und ich weiß gar nicht, wie und „Wie soll man denn da? Und „Bele „Cake Upload und bang, keine Ahnung. Und die lade ich ein in meine kurze Lexware-Office-Sprechstunde, also in diese Live-Demo. Und dann schauen Sie sich einmal ganz kurz alle Lexware-Office-Module an. Ich zeige kurz die Belegerfassung, die Belegerstellung, ich zeige die Kundenlieferantenanlage, ich zeige kurz das Banking und was alles auch möglich ist mit so wenigen Klicks. Ich bin immer noch fasziniert davon, was ihr da gebaut habt mit angeboten weiterführen zur Rechnung und zack, eine Mahnung und hier ein Storno und ich weiß nicht was.

00:12:19: Michaela Wernsmann Also wirklich Daumen hoch immer noch dafür. Und wenn die hinterher nach einer halben Stunde oder manchmal auch ein bisschen länger aus dieser Live-Demo rausgehen, dann sagen die: „Ach so, wenn das so einfach ist, ja, dann möchte ich das auch. Ist es wirklich so? Man muss es sehen, damit man merkt, wie einfach es ist.

00:12:40: Olaf Clüver Man kann da stundenlang drüber reden, aber diesen Aha-Effekt tatsächlich zu erzeugen, dafür muss man das mal sehen und das ist ja auch das, was wir immer sagen: „Ihr müsst ihr gar nicht ums ganze Karree führen, sondern ihr müsst erst mal gucken, wo sind die Pain Points? Und da zeige ich ein, zwei, drei Beispiele und dann: „Ach so, oh. Und dann ist es meistens tatsächlich so, dass die Neugier kommen und sagt: „Ach, wenn ich das machen kann und ich gucke mir jetzt mal ein anderes Modul von lex with office an, „Ach guck mal, das geht ja eigentlich auch noch, dann könnte ich das ja im Prinzip auch noch … Das wächst dann immer. Und die Sorge ist halt immer, dass die Leute hergehen und sagen: „Ich muss meinen Mandanten ja alles erklären, weil der ja alles ganz anders ist. Das ist gar nicht notwendig, sondern es muss erst mal mit einer Sache begonnen werden. In diesem Fall E-Rechnung ist immer ein sehr schöner Einstieg momentan und alles andere ergibt sich dann durch die natürliche Neugier der Menschen zu gucken: „Was geht eigentlich noch? Und dann wachsen irgendwann sogar die Begehlichkeiten: „Ach, könntet ihr nicht auch noch Punkt, Punkt, Punkt bauen?

00:13:35: Olaf Clüver Mal eben so.

00:13:36: Michaela Wernsmann Da wundert man sich manchmal, was da für Digitalisierungsmonster wachsen.

00:13:40: Olaf Clüver Ja, habe ich auch schon oft gesagt: „Oh mein Gott, wir haben ein Monster geschaffen. Ja, in der Tat, richtig.

00:13:45: Michaela Wernsmann Aber das ist doch das, was auch begeistert, was uns alle in unserer Arbeit auch wirklich ansporen, dass wir merken, wir haben da ein Produkt, ein Produkt, das wirklich cool ist und das ja auch zusätzlich noch diese ganzen gesetzlichen Regelungen unterstützt. Es braucht dieses Produkt dafür und niemand braucht diese Angst zu haben. Und dann hast du wirklich diese Menschen in den Workshops sitzen oder die Aha-Effekte in den Live-Demos oder in so einem Lexware-Office-Workshop. Und hinterher … Also mir geht das immer so: Ich gehe dann hinterher immer raus aus so einem dreistündigen Workshop. Die Kunden, die Kundinnen, die wissen alles, die sind richtig begeistert und ich bin immer so richtig so …

00:14:25: Olaf Clüver Man ist dann leer. Am Anfang habe ich auch immer noch gedacht, man könnte ja am Tag so zwei, drei Workshops machen. Kannst du nicht, weil man arbeitet sich richtig daran ab. Man ist von dem Thema eigentlich auch begeistert und man hängt sich da voll rein und man merkt auch so nach drei Stunden … Jetzt so ein Päuschen wäre natürlich auch nicht schlecht und das Gleiche noch mal erzählt, ist dann gar nicht so einfach. Das wird dann von außen auch mal unterschätzt, was man da so macht, wenn man das Ganze präsentiert, weil es eben auch für einen selbst immer wieder, man sieht, die Leute, die haben Bock drauf und dann, wie gesagt, arbeitet man sich auch so ein bisschen ab. Und ich Finde ich dann auch so ein bisschen. Du bist ja auch jemand, der mit Feuer und Flamme dabei ist.

00:15:03: Michaela Wernsmann Ja, also da entsteht eine Energie. Das ist unglaublich. Und wenn du fertig bist, dann bist du … Also ich bin dann immer total happy und glücklich, so: „Ja, wieder jemand begeistert und glücklich gemacht. Aber ich selbst bin dann auch immer echt schachmatt. Dann ist das so in den zweiten Workshop an einem Tag, das könnte ich auch nicht.

00:15:21: Olaf Clüver Also fühlt sich manchmal so ein bisschen an, dann hätte man ein gutes Buch zu Ende gelesen. Irgendwie ist man dann so ein bisschen schlauer und von irgendetwas begeistert. Also so geht es mir halt tatsächlich auch Ja.

00:15:30: Carola Heine Ich bin ganz froh, dass es diese Workshops und Webinaire von euch gibt, weil ich hätte die Geduld und den Nerv nicht und ich bin da bestimmt keine sehr große Ausnahme, weil viele Leute, die Mandanten mit Wissensbedarf haben, haben bestimmt den Nerv auch nicht und die kann man zu euch schicken Ihr macht das gerne und ihr habt die Geduld. Sehr schön.

00:15:47: Michaela Wernsmann Ja. Und wenn es bei Bedarf mal eine Pause sein muss, so wie Olaf gerade sagt, nach drei Stunden, ich habe wirklich schon Workshoptteilnehmerinnen gehabt, die dann so nach anderthalb Stunden gesagt haben: „M „Mensch, das muss jetzt mal sacken, dann machen wir auch bewusst einen Break und dann gehen wir auch nicht eine halbe Stunde später weiter, sondern dann gebe ich auch dieser Workshop-Teilnehmerin dem Teilnehmenden dann einfach auch die Chance, das sacken zu lassen. Dann vereinbaren wir einen Termin in der nächsten Woche. Wir machen ja den Cut immer nach so einer sinnvollen Reihenfolge. Also wenn wir zum Beispiel alle Einstellungen durch haben und alles mal erklärt haben, bevor es in die Praxis geht. Ja, und dann kommen die in der nächsten Woche. Und das ist gar nicht selten, dass sie dann so den Call beginnen mit: „Ach, ich habe da jetzt auch schon mal selbst ein bisschen herumprobiert. Und das ist ja wirklich so einfach. Ich habe da jetzt dazu auch noch eine Frage, bevor wir mit dem anderen weitermachen. Und da kommt seine eigene Initiative dann auch auf und so eine Begeisterung das selbst dann tun zu können, schon ein bisschen was leisten zu können und da selbst schon die Aha-Erlebnisse zu haben zu Hause.

00:16:52: Olaf Clüver So kleines Learning on the Job ist dann immer, dass ich den Leuten sage: „Wenn ihr es dann zu Hause ausprobiert, werden einige Fragen auftauchen. Bevor wir uns das nächste Mal treffen, schreibt ihr mal so diese zwei, drei, vier Fragen auf, damit man sich selber manchmal auch so auf individuelle Fälle vorbereiten kann, damit der nächste Workshop nicht mit dreimal beginnt, sondern dass man da konkrete Antworten hat. Das ist ganz hilfreich. Und Man merkt eben auch, die Leute, die dann wirklich Fragen schreiben, die sind dann auch tatsächlich in diesem Thema drin, denen ist es dann auch wert, selber noch mal diese Zeit aufzuwenden. Und ich stelle immer wieder fest, dass die Teilnehmenden, die diese Fragen formulieren und sagen: „Das würde ich ganz gerne noch wissen bis zum nächsten Workshop, auch wirklich mit einem langen Atem dabei sind und das tatsächlich durchziehen. Und das ist auch so ein Qualitätsmerkmal.

00:17:43: Michaela Wernsmann Ja, absolut. Das ist richtig. Wobei ich wirklich auch sagen muss, die Teilnehmenden, die dann in diese Schulungsworkshops kommen, die sind aber auch bereit dazu. Die würden das nicht mehr abbrechen oder abkürzen oder die sind dann auch nicht mehr in irgendeiner Form noch davon abzubringen. Da ist es dann so die feine Differenz: Wer hat das beim ersten Mal verinnerlicht? Wer hat Fragen? Ich habe neulich einen Workshop gehabt, da war ich drei Stunden ausnahmsweise mal vor Ort bei jemandem. Das mache ich sonst eigentlich alles remote und der hat alles nur abgenickt und „Ja, nein, keine Fragen mehr. „ja, nein, alles gut. „nein, brauchen Sie nicht mehr queren? „das kann ich nicht. Das ist … Da ist auch nie wieder eine Frage gekommen, aber da habe ich von der Steuerkanzlei dann hinterher das Feedback bekommen, weil ich etwas irritiert war. Nein, das läuft. Der hatte sich vorher schon damit beschäftigt: „Das muss jetzt klappen. Der hat sich bei mir alles angehört. Ich habe ihm unser Handbuch mitgeliefert. Wir haben ja auch selbst ein eigenes Handbuch dazu geschrieben und dann war es das. Dann hat der sich hinterher durch das Handbuch gearbeitet, hat sich das noch angeschaut und dann war der Treta Potty.

00:18:49: Carola Heine Die Steuerkanzlei hat den zu euch geschickt oder kam der und die Steuerkanzlei musste mit?

00:18:54: Michaela Wernsmann Der kam über die Steuerkanzlei, genau. Ich habe also drei Kanzleien, mit denen ich kooperiere und die also der Reihe nach ihre Mandate umstellen beziehungsweise wenn Sie jemand Neues aufnehmen möchten, von dem Sie glauben, dass der für Sie Potenzial hat, der aber noch nicht digital ist und dann gerade zufällig bei Ihnen keine Ressourcen verfügbar sind in der Kanzlei, dann geben Sie diese Überhänge dann an uns weiter.

00:19:19: Olaf Clüver Dann lasst uns doch mal überlegen, wenn jetzt nicht nur durch die Zuarbeit die Kanzleien entlastet, welche Tipps und vor allen Dingen auch, welche Erfahrungen hast du gemacht, wie du Steuerkanzler in der Zusammenarbeit mit den KMUs noch weiter unterstützen kannst, als jetzt mit dem, was du bislang gemacht hast? Was sind da noch so ein paar Blüten, die sich da aufgetan haben?

00:19:41: Michaela Wernsmann Die Erfahrung lehrt immer, zumindest in meinen Kreisen ist das so, dass es am Anfang schön ist, wenn es Rückkoppelung gibt. Also jemand, der Selbstbucher ist, der das in unserem Kontierungsworkshop sich in drei Stunden angeeignet hat, der vielleicht hinterher noch mal eine Frage stellt, aber dann im Prinzip entlassen wird in seine Buchführungsarbeit, der braucht gerade in den ersten Wochen oder Monaten immer eine Rückkoppelung. Und wenn diese Rückkoppelung, dieses Feedback nur heißt: „Ja, wir haben den Monat übernommen, war alles super, hat alles gepasst. Ganz kurz einfach bestätigen: „Du hast alle Konten getroffen. Oder „Das war richtig von dir, dass du diesen Beleg so aufbereitet hast oder für die Dauerrechnung den Beleg weggelassen hast. War alles gut. Am schlechtesten kommen Wann sind tatsächlich diese Mandanten immer damit klar, wenn sie gar nichts hören. Gar nichts hören könnte zwar heißen: „Da war nichts falsch, aber eine Bestätigung, „Das machst du richtig, du bist super unterwegs, so kannst weiter laufen, das motiviert noch mal mehr. Das ist so ein Punkt, den ich in manchen Kanzleien erlebe. Also in zweien von diesen dreien Kanzleien läuft das super. Da kümmert sich auch immer direkt die Steuerfachangestellte dann die Buchung und gibt Feedback, aber in der der dritten Kanzlei.

00:21:01: Michaela Wernsmann Da haben tatsächlich so ein, zwei Mal die Kunden mich dann hinterher angerufen und gesagt: „Ich höre gar nichts. Kannst du noch mal gucken? Passt da alles? Das ist ja eine Kleinigkeit, einfach nur den Mandanten weiter zu binden und wirklich kurz Feedback zu geben: „Wir haben es übernommen, alles super passt. Damit sind die schon sehr glücklich.

00:21:21: Olaf Clüver Man darf natürlich nicht unterschätzen, das ist ja branchenfremd, was sie machen. Buchhaltung ist ja kein natürlicher Reflex. So und dann befassen die sich mit diesem Thema und … Ist es nicht, Carola?

00:21:35: Carola Heine Nein, ist kein natürlicher Reflexbuchhaltung.

00:21:37: Olaf Clüver So kann ich das nicht bemerken. Und dann befassen die sich mit diesem Thema und dann machen sie es zwar richtig, aber so ein positives Feedback dazu ist wichtig. Ja, das ist so. Und dann dieses Schweigen im Wald, so nach dem Motto „Kein Anpfiff ist Lob, funktioniert nicht, weil man eben halt sich auf einem Gebiet bewegt, was sehr viel Fehlerpotenzial birgt. Und selbst wenn man keine Fehler gemacht hat, dann reicht es und man muss ja nicht übertreiben mit dem Lob, aber zu sagen: „Ey, sauber, passt so weiter. Das ist tatsächlich etwas, das ich den Kanzleien auch immer wieder sage, weil dieses Selbstverständnis, was in einer Kanzlei herrscht über das, was richtige Buchhaltung ist, das herrscht außerhalb der Kanzleien eben nicht und deswegen sollte man denen das tatsächlich auch positiv mitteilen.

00:22:23: Michaela Wernsmann Man muss auf der anderen Seite aber auch dafür sorgen, dass unsere Kunden, die Mandanten der Steuerkanzleien, dass die auch ein bisschen den Prozess erklärt bekommen. Also das Feedback ist das eine, aber vielleicht auch, das sind vielleicht nur Kleinigkeiten, aber manchmal kommt die Frage: „Warum ist die Vorsteuer jetzt in diesem Monat nicht so hoch fallen, wie ich vermutet habe, weil der Rechnungseingang im vergangenen Monat war oder sonstige Dinge. Ich sage mal, es muss gar nicht tief ins Detail gehen, aber so das, was beim Mandanten zurückkommt, das, was er nachzahlen muss oder erstattet bekommt, das vielleicht so ein bisschen zu erklären oder einfach so ein bisschen so ein Gefühl dafür zu bekommen: Was habe ich denn für einen Mandanten vor mir sitzen? Ist das ein Selbstläufer oder ist das einer, da spüre immer so ein bisschen Zurückhaltung und dann gebe ich ihm durch ein Feedback Oder ich erkläre ihm von selbst: „Was passiert mit deinen Daten, wenn ich sie jetzt übernehme? Oder „Warum hat alles geklappt? Oder so was in der Art. Also so ein bisschen Austausch. Nicht einfach nur glauben, dass mit dem Import der Buchführungsdaten dann der Monat abgeschlossen und der Mann dann glücklich ist.

00:23:31: Michaela Wernsmann Das ist so ein Ding. Und das Dritte: Ganz viele Kundinnen haben dann hinterher auch den Blick für weitergehende Digitalisierungswünsche. Also sprich, „Das war ja jetzt cool, aber was kann ich denn sonst „Das muss doch tun, das zu automatisieren? „ja, da gibt es Schnittstellenpartner. Da gibt es zum Beispiel solche Dinge wie automatisierten Rechnungssammler oder sonstige Themen. Oder „Ach, ihr macht viel Projektgeschäft mit Zeiterfassung? „ja, Wusstest du denn, dass es da zum Beispiel Tools gibt, die du mit anbinden kannst, die es noch mal einfacher machen? Ich weise ja in den Workshops drauf hin, aber immer denke ich auch nicht an alles. Und dann ist es ja manchmal auch ganz cool, wenn man zum Beispiel einfach, wie soll ich sagen, den Mandanten selbst darauf hinweist und sagt: „Und wenn du die Reise weitergehen willst, dann gibt es noch dies und das und dieses.

00:24:26: Olaf Clüver Das ist das. Erfolg schafft Begehrlichkeiten und die kann man eben halt mit zusätzlichen die Programme ganz gut wecken. Das ist im Prinzip auch der Grund, warum wir ja in diesem Jahr in die dritte lex officer Ausbildung steuern, wo wir das eben halt versuchen, in die Kanzleien zu transportieren, dass wir sagen, wir schaffen einen einheitlichen Prozess, wir schaffen Wissen, wir schaffen Standards innerhalb der Kanzleien, womit ich dann jedes Mandat mehr oder weniger gleich betreuen kann. Du hast die Nuancen ja schon genannt, aber grundsätzlich geht es ja darum, dass ich einen einheitlichen Wissenstand habe und einen einheitlichen Prozess, wenn ich irgendwann mal 30 oder 40 lex-with-office-Mandate habe, dann möchte ich nicht 30 oder 40 verschiedene Prozesse haben, den zu bearbeiten, was aber die Gefahr ist, wenn ich das alles mal so ein bisschen laufen lasse.

00:25:12: Michaela Wernsmann Ja, richtig. Das ist korrekt wiedergegeben.

00:25:15: Olaf Clüver Dann kommen wir jetzt … Carola, oder hast du noch eine … ?

00:25:19: Carola Heine Ich wollte nur darauf hinweisen, dass wir schon wieder gewaltig überziehen.

00:25:21: Olaf Clüver Ja, und deswegen kommen wir jetzt zur Fangfrage, zur Gretchenfrage, wie man auch immer das nennen möchte, Michaila. Oha. Bis Ist das so eine Konkurrenz für Steuerkanzleien?

00:25:33: Michaela Wernsmann Nein, überhaupt nicht. Wir bedienen ja ein völlig anderes Dienstleistungsfeld, ein ganz anderes Geschäftsfeld. Wir sind ergänzender Kooperationspartner, so würde ich uns bezeichnen Wir will dann ja nicht in den Mandaten der Steuerkanzleien und wir übernehmen auch nichts, was von denen nicht an uns abgegeben wird. Wir sind der Partner, der parat steht, wenn eigene Ressourcen nicht die verfügbar sind, wenn man trotzdem den Weg der Digitalisierung mit den Mandanten zu dem Zeitpunkt beschreiten möchte und einfach einen Sparringspartner braucht. Auch beratend, auch vielleicht einfach mal ein bisschen einordnend. Wir nehmen ja auch nicht direkt die vorbereitende Buchführung an uns, wenn das niemand will oder uns das niemand gibt, aber manchmal ist auch eine Vorberatung, eine erste Einschätzung schon ganz sinnvoll, wenn die Mandanten von der Kanzlei bewusst zu uns geschickt werden, noch ein zweites Meinungsbild zu haben. Die Kanzlei möchte gerne digitalisieren und der Mandant steht da und sagt: „Traue ich mir nicht zu oder möchte ich nicht? Dann sind wir ein Verstärker und können dann von der anderen Seite auch noch mal aufklären. Nein, Wir bezeichnen uns oder sehen uns auch wirklich ganz klar als Kooperationspartner.

00:26:49: Olaf Clüver Ich finde, das ist eine ganz klare Aussage. Herzlichen Dank. Finde ich großartig, super interessant das auch mal von dieser Seite auszusehen. Und ich freue mich schon drauf, wenn wir uns das nächste Mal wiedersehen. Das kann ja nicht mehr so wahnsinnig lange dauern.

00:27:10: Michaela Wernsmann Nein, spätestens zur Steuerberater Expo im März in Köln.

00:27:13: Carola Heine Ist doch nicht in Hannover?

00:27:16: Michaela Wernsmann Tax Arena? Nein, ist nicht geplant aktuell.

00:27:20: Carola Heine Okay.

00:27:21: Michaela Wernsmann Muss ich mir noch angucken. Aber jetzt, wo du sagst … Ich glaube, in Hannover habe ich auch noch nie übernachtet.

00:27:30: Carola Heine Ich sage dazu jetzt nichts, außer dass es sich auf den großen Events nicht vermeiden lässt, Olaf und die anderen Kanzleibetreuer zu treffen.

00:27:37: Michaela Wernsmann Freue ich mich jedes Mal drauf. Ist immer ein besonderes Highlight, inklusive dir, Kaola.

00:27:41: Carola Heine Ich bin nur auf der Tax Arena und auch nicht immer auf jeder, aber ich freue mich auch, wenn wir uns das nächste Mal sehen. Ja. Michaela, weiter ganz, ganz viel Erfolg mit deinem Geschäftsmodell. Danke schön. Lass es uns wissen, wenn du noch irgendwelche neuen Ideen hast. Und du hast gesagt, du hast ein Handbuch geschrieben. Vielleicht magst du mir dazu noch drei Zeilen die ich in die Show Notes stellen kann. Das interessiert bestimmt auch die eine oder andere Kanzlei, weil das hört sich auch nach Entlastung an.

00:28:06: Michaela Wernsmann Mache ich gerne.

00:28:07: Carola Heine Ja? Alles Gute und bis bald.

00:28:09: Olaf Clüver Vielen Dank, Herr Ola.

00:28:10: Michaela Wernsmann Danke schön für den Podcast.

00:28:11: Olaf Clüver Vielen Dank, Michaela. Tschüssi. Bis dann.

00:28:18: Michaela Wernsmann Let’s talk about the tax, der Kanzleipodcast. Präsentiert von lexware..