So effizient klappt die digitale Zusammenarbeit zwischen KMU und Steuerkanzlei

00:00:00: Jingle „lex'talk about tax, der Kanzleipodcast. Präsentiert von lexware.

00:00:16: Olaf Clüver Hallo Carola.

00:00:17: Carola Heine Hallo Olaf. Ich habe gerade mal nachgeguckt. Wir haben heute einen besonders spannenden Gast. Möchtest du mehr darüber wissen oder willst du dich überraschen lassen?

00:00:27: Olaf Clüver Nein, ich finde das schon spannend, wenn ich ein bisschen mehr darüber Erzähl mal.

00:00:31: Carola Heine Du weißt ja, wie wichtig es ist, dass wir uns Sachen angucken, wie die bei anderen funktionieren und von den Erfahrungen und Insights anderer Leute lernen. Und wir haben heute jemanden, der hat nicht nur mehrere erfolgreiche Unternehmen und stellt uns eins vor, sondern der bringt seinen Steuerberater mit und sie erklären, wie sie zusammenarbeiten.

00:00:50: Olaf Clüver Das klingt schon mal sehr großartig. Das wird bestimmt eine großartige Folge. Erzähl, wer ist es?

00:00:55: Carola Heine Es ist Markus von Pescatore, von der Nuviu-Fördermittelberatung, mit seinem Steuerberater Jeffrey Buder.

00:01:03: Olaf Clüver Da bin ich mal gespannt.

00:01:04: Carola Heine Ich auch. Ich freue mich. Bis gleich.

00:01:06: Olaf Clüver Bis gleich. Ja, und damit herzlich willkommen Markus von Pescatore und Jeffrey Buder. Herzlich willkommen.

00:01:30: Jeffrey Buder Hallo.

00:01:31: Markus von Pescatore Hallo.

00:01:32: Carola Heine Hallo ihr zwei. Wie schön, dass ihr euch bereitgefunden habt, uns zusammen zu besuchen. Es ist tatsächlich so, dass wir uns besonders darüber freuen, mit Leuten zu sprechen, die so arbeiten, wie wir das anderen Steuerberatern gerne vorschlagen würden - und wir hoffen auf viele, viele, viele spannende Insights von euch.

00:01:50: Olaf Clüver Und bevor wir damit weitermachen, bevor wir da einsteigen, möchte ich euch bitten, dass sich jeder von euch mal ganz kurz vorstellt in drei kurzen Sätzen oder drei Fakten oder drei Zahlen, die in irgendeiner Form mit der Person zusammenhängen. Das muss noch gar nicht so tief ins Thema einsteigen, sondern erst mal wollen wir natürlich wissen, mit wem wir es hier zu tun haben. Markus, magst du anfangen?

00:02:13: Markus von Pescatore Gerne. 43 Jahre alt, gerne American Football gespielt und esse gerne Kokosnuss Eis.

00:02:20: Carola Heine Wow. Okay.

00:02:24: Jeffrey Buder Super. Halt dich auch mal kurz. Das musst du jetzt toppen. Hätte ich auch mal kurz sagen. Okay, Ja, alles klar. Ja, Jeffrey Buder, mein Name. Ich bin 33 Jahre alt, liebe das Reisen und bin gebürtiger Berliner und stolz drauf.

00:02:42: Carola Heine Markus, magst du uns ein paar Sätze zu deiner Firma Nuviu erzählen: was macht ihr und für wen?

00:02:48: Markus von Pescatore Gerne. Wir sind in der Fördermittelberatung tätig. Wir sind insgesamt zu zehnt. Das heißt, wir beraten Unternehmen da drin, wie sie Fördermittel nutzen können, machen die Beantragung, die Beratung, die Umsetzung, alles davon.

00:02:59: Carola Heine Ihr Zehn Mitarbeiter, das ist ja eigentlich so eine Sache, die ganz oft von Einzelkämpfern gemacht wird.

00:03:04: Markus von Pescatore Das ist richtig. Was macht ihr anders, dass ihr gleich zehn seid?

00:03:07: Markus von Pescatore Wir haben uns auf ein paar Themen spezialisiert und haben in den Themen dann zwei, drei Mitarbeiter, die wirklich in die Tiefe gehen können. Es gibt Themen, die wir gar nicht anfassen. Und grundsätzlich haben wir ja extrem viele Kunden in der Produktion, in der Forschung und Entwicklung, die wir betreuen. Und wir haben sehr viele Unternehmensberater, für die wir tätig sind, dass deren Kunden Förderung bei denen beantragen können.

00:03:30: Carola Heine Okay.

00:03:32: Olaf Clüver Und dann kommen wir mal zu meinem Steckenpferd. Jeffrey, erzähl uns doch mal ein kleines bisschen was über deine Kanzlei, bitte.

00:03:39: Jeffrey Buder Ja, gerne. Also insgesamt sind das sogar zwei Kanzleien. Das heißt, eine Kanzlei, die das traditionelle Steuerberatungsgeschäft macht. Das ist die Buder und Buder Steuerberatungsgesellschaft. Da sind wir aufgestellt mit ungefähr 15 Mitarbeitern. Relativ flache Hierarchie mit Teamleitern dazwischen, die sich um die Anliegen der Kollegen noch mit kümmern, um Anliegen der Mitarbeiter, um Anliegen der Mandanten mit kümmern. Und die zweite Steuerberatungsgesellschaft ist eine Spezialisierungskanzlei. Das ist die TPC, Transfer Pricing Compliance Steuerberatungsgesellschaft. Umfangreicher, komplexer Name. Letztendlich geht es dabei die Verrechnungspreisberatung und die internationale Steuerberatung.

00:04:20: Carola Heine Und wir müssen noch vielleicht erklären, woher dieser Kontakt kommt. Und zwar hatte ich das Privileg, den Markus zu interviewen, zusammen mit Philipp Strauch von Invoicefetcher zusammen, weil wir eine Case Study gemacht haben und da hat Markus erzählt, wie der Phillip ihn praktisch kopfüber in bessere Prozesse geschubst hat. Kann man das so sagen?

00:04:40: Markus von Pescatore Das kann man so sagen, das ist richtig.

00:04:42: Carola Heine Die Case Study verlinke ich noch in den Show Notes, damit die Leute sich das dann in Ruhe nachlesen können. Da müssen wir jetzt nicht so tief ins Detail gehen. Aber wie kam denn eure Zusammenarbeit zustande? Markus hatte seine Prozesse soweit aufgeräumt. Warst du da schon soweit oder hast du Jeffrey vorher schon kennengelernt? An welchem Punkt? Am welchem Punkt deiner Automatisierungsgeschichte habt ihr euch denn kennengelernt?

00:05:04: Markus von Pescatore Nein, ich war grundsätzlich soweit kurz ausgeholt. Mit Phillip habe ich ja vieles gemacht, dass ich am Anfang gar nicht digitalisiert war. Phillip hat mich dazu gebracht, dass ich in die Digitalisierung komme. Und dann gab es irgendwann mal, dadurch, dass ich insgesamt vier Firmen habe, aktuell, hatte ich zwei Firmen bei dem einen Steuerberater und zwei Firmen bei einem anderen Steuerberater und beide sind nicht digital so aufgestellt gewesen. Und man hat mir dann um Mehr oder weniger haben beide Steuerberater gesagt: „Du willst zu viel digitalisieren, Markus, such dir bitte einen anderen Steuerberater. Und so bin ich rausgegangen und habe dann über ein Netzwerk den Jeffrey kennengelernt und das passte von vornherein eigentlich sehr gut. Und dann ist Jeffrey sehr digital aufgestellt und deswegen hatte ich mich unter anderem dann auch für Jeffrey entschieden. Man muss ja heute auch sagen, dass man etwas Glück hat, dass Jeffrey für mich die Kapazität frei hatte, aber wenn er nicht digital aufgestellt wäre, wäre das für mich auch keine Option gewesen.

00:06:04: Olaf Clüver Jeffrey, erzähl mal bitte, wie hast du den Erstkontakt da wahrgenommen? Wie ist das für dich gelaufen?

00:06:11: Jeffrey Buder Ja, also grundsätzlich war das direkt ganz klassisch, haben wir uns auf einen Abend in diesem Netzwerk zusammengetroffen, haben kurz mal ein bisschen gesprochen und haben gesagt: „Lass uns mal wirklich mal einen Tisch zusammensetzen gucken, ob deine Zusammenarbeit funktioniert. Dann kam er vorbei ins Büro und hat von einem Produkt gesprochen, wo er gesagt hat: „Boah, Ja, das ist ein absolut geiles Produkt. Ja, das handelt sich Lexware Office. Das war uns schon bekannt und ich konnte nur mit einem Lächeln reagieren und dachte: „Dankeschön. Es ist ein Produkt, mit dem wir Firmen sind, mit dem wir regelmäßig arbeiten in dem wir auch eine Anzahl von mittlerweile, ich glaube, 60 oder 70 Mandanten betreuen oder 60, 70 Mandanten nutzen dieses Tun und Arbeit mit uns zusammen.

00:06:54: Carola Heine Was heißt denn digital aufgestellt in deinem Fall? Heißt: eure Mandate buchen selber oder Gibt es noch auf andere Prozesse? Was heißt digital in deinem Fall?

00:07:03: Jeffrey Buder Digital ist tatsächlich wirklich unterschiedlich zu definieren in dem Nutzen von Next-to-Office. Und zwar größtenteils wird das jetzt mittlerweile sogar so genutzt, dass die Mandanten ihre eigene Umsatzsteuervormeldung mittlerweile übermitteln und wir nur noch quartalsweise so einen sogenannten Controlling-Prozess überlaufen lassen und schauen, ob Prozesse richtig funktionen und alles richtig eingebunden ist, gegebenenfalls Hinweise geben, welche an und besser bebucht werden sollten und, und, und.

00:07:33: Olaf Clüver Wenn man sich jetzt … Achso, ja bitte.

00:07:35: Jeffrey Buder Das ist digital perfekt aufgestellt. Ich sage, dann gibt es noch die Zwischenlösung, wo ich sage, okay, wir ziehen uns monatlich die Daten, melden auch die Umsatzsteuervormeldung mit, geben Hinweise, hoffen, dass die Umwelt die umgesetzt werden. Und dann gibt es noch die Forstrufe, sage ich mal, das ist so ein bisschen das lex to office mit Stützrädern. Wir gehen noch selber in die Live-Version mit rein und schauen, ob alle Prozesse auch eingebucht worden sind und, und, und, und. Und das ist sozusagen, diese drei Phasen gibt es oder diese drei Modellstufen gibt es eigentlich momentan.

00:08:06: Olaf Clüver Wenn man jetzt mal so einen Steuerberaterwechsel sich vor Augen hält, das ist ja ganz selten so eine Plug-and-Play-Geschichte. Wie ist das in diesem konkreten Fall gelaufen? Sehr lustig. Welche Hürden und Hindernisse musstet ihr da überwinden und wie konntet ihr dann eben irgendwelche Dinge, die noch nicht so am Anfang so flüssig gelaufen sind, wie habt ihr das gelöst?

00:08:28: Markus von Pescatore Also das muss man sich so mir vorstellen, der eine Steuerberater hatte früher immer von mir einen Ordner gewollt und den hatte ich dann irgendwann mal gesagt: „Das machen wir nicht mehr. Und trotzdem hatten wir keine gute Lösung. Und der zweite Steuerberater, der hat mich ständig Papier geschickt und irgendwann habe ich dann alle vier Firmen zu Jeffrey gebracht

00:08:45: Markus von Pescatore Und dann habe ich den Steuerberatern gesagt: „Bitte sendet alle eure Daten dem Jeffrey zu. Und irgendwann mal rief mich ein Mitarbeiter von Jeffrey an und hat gesagt: „Hey, hör zu Markus, wir haben ein Problem. Dann meine ich: „Ja, welches? Ich habe eine CD-ROM bekommen. Wir haben nicht mal mehr ein Lesegerät dafür. Das war übrigens letztes Jahr. „letztes Jahr? „letztes Jahr. Das ist nicht hier, das war letztes Jahr. Und so ist das Ganze dann entstanden. Das heißt, da kann Jeffrey mit Sicherheit mehr zu erzählen. Die Mitarbeiter haben sich, glaube ich, ziemlich einen abgebrochen, alle Daten da einmal reinzubekommen, aber jetzt haben wir die da drin.

00:09:23: Carola Heine Aber sie haben ein CD-ROM-Laufwerk aufgetrieben.

00:09:26: Jeffrey Buder Irgendwo müssen die eins aufgetrieben haben.

00:09:28: Olaf Clüver Ich hatte ja nach der Lösung gefragt, Genau.

00:09:31: Carola Heine Ja klar, das ist lustig.

00:09:32: Jeffrey Buder Dann haben wir Amazon noch eins gekauft für 20 € und dann konnten wir das auch wieder nutzen. Dann konnten wir wieder einen Schritt zurück in die Vergangenheit gehen, auch CD-Daten wieder einspielen. Wo wir heutzutage sagen, ich sage mal, das höchste der Gefühle, was du bekommst, sind eigentlich USBs Sticks. Normalerweise läuft alles über digitale Datenräume. Also faktisch wird nichts mehr am PC eigentlich angeschlossen.

00:09:52: Carola Heine Was meint ihr, woran liegt das, dass solche Differenzen klaffen zwischen manchen Kanzleien?

00:09:59: Jeffrey Buder Altersbedingt. Tatsächlich. Man muss tatsächlich sagen, und das ist auch so ein Ding, wo Bruder und Bruder den Weg richtig gefunden hatte. Ich habe ja die Kanzlei mit meinem Vater Thomas Buder zusammen. Heißt, er war damals 2003 hat der den Steuerberater gemacht. Ich habe es dann 2018 nachgemacht, 2019. Nein, ich glaube, 1998. Ich hatte den sogar noch gemacht. Und wäre ich damals nicht mit eingeschrieben und hätte sozusagen die Digitalisierung vorangetrieben, wären wir heute nicht an dem Punkt, wo wir jetzt sind. Das heißt, es fehlt einfach diese junge Dynamik bei den meisten Steuerberatern, Prozesse voranzubringen und auch den Nutzen zu zeigen. Das merkt man auch, wenn wir zum Beispiel vor Kanzleikäufen stehen und uns Kanzleien angucken, die wir gegebenenfalls übernehmen wollen, scheitert das meistens daran, dass die Digitalisierung bei einer Quote von 0% liegt. Und das umzustellen ist, ist vielleicht mal der größte zeitliche Aufwand.

00:11:07: Markus von Pescatore Und strukturell bedingt, würde ich sagen. Dadurch, dass ich in der Fördermittelberatung arbeite, wird dort ganz, ganz viel auf Papier gemacht oder Fax. Das heißt, da ist manchmal die Hürde sogar. Also ich habe eine qualifizierte elektronische Signatur, aber das hilft ein wenig, wenn ich die einsetze, aber der andere sie nicht akzeptiert. Also wenn ich einen Kreditvertrag bei einer Bank unterschreiben möchte, dann muss ich ausdrucken, unterschreiben und per Post der Bank zusenden. Also das heißt, wir haben auch aus meiner Sicht strukturelle Probleme, die dazu führen, dass das ja noch so funktioniert.

00:11:41: Carola Heine Lass uns doch einmal für die Leute, die vielleicht wirklich so ein Problem haben, dass sie den Einstieg nicht finden: Wie sieht eure Zusammenarbeit aus? Markus bucht da rum und Jeffrey holt sich die Daten selber. Gib doch mal ein Beispiel von so einer Zusammenarbeit.

00:11:53: Markus von Pescatore Ja, also ich hole mir, dank Invoicefetcher, die gesamten Unterlagen, die ich brauche, die dann direkt in lexOffice eingespielt werden, also in lexware eingespielt werden. Dann kann ich letztendlich alles zuordnen. Ich habe natürlich den Vorteil, dass ich BWL studiert habe mit Fachrichtung Controlling und Marketing. Das heißt, wir kriegen das selbst zugeordnet. Und ab dem Moment drücke ich quasi auf den Knopf und dann geht die Arbeit bei Jeffrey weiter.

00:12:23: Carola Heine Und Jeffrey, du kannst jederzeit, wann du willst, von jedem Ort aus über den Steuerberaterzugang oder habt ihr irgendwas rausgetüftelt. Ich traue ich ja alles zu.

00:12:32: Jeffrey Buder Wir haben den Steuerberaterzugang und da sind alle Mandanten drin gelistet. Ein kleiner Zwischenschritt, der immer noch dazu kommt. Das heißt, sobald der Mandant mit dem Monat fertig ist, den Monat abgeschlossen hat Lassen wir uns kurz in die E-Mail schicken, dass die Daten für den Monat komplett aufbereitet sind und wir mit der Arbeit beginnen können. Das hat einen rein organisatorischen Prozess, weil wir natürlich nicht immer bei jedem Mandanten reingehen können: „Ist er schon fertig? Ist er schon fertig? Das kostet natürlich Wir haben nicht viel Zeit und deswegen müssen wir natürlich das organisatorisch so kennen und sagen, man dann ist fertig für den Monat. Der hat alle Daten eingeplegt, weil man muss immer ganz klar sagen, es geht immer diese Finanztransaktionszuordnung. Und dadurch, dass wir monatlich natürlich die Bankbestände abprüfen und checken, ob die alles funktionieren und alles klappt und alles einhergeht, müssen wir natürlich feststellen, wurden alle Finanztransaktionen zugeordnet, weil die Finanztransaktionen werden nicht übermittelt, wenn nicht alle Zuordnungen stattgefunden haben.

00:13:28: Olaf Clüver Das ist vollkommen richtig und da habe ich dann schon gleich ein kleines Bonbon für euch. Diesen automatisierten Monatsabschluss beziehungsweise diese Mitteilung wird es in absehbarer Zeit aus dem Programm geben. Das heißt, der Nutzende wird dann entsprechend hingewiesen. Du könntest deinen Monat jetzt abschließen. Folgende drei, vier, fünf, sechs Sachen musst du noch machen, kostet dich dann so und so viele Minuten. Und wenn das dann erledigt ist, kriegt die Steuerkanzlei einen automatischen Hinweis: „Mandat XYZ hat seinen Monat abgeschlossen, kannst du die Daten holen, sodass wir, das ist natürlich auch der Anspruch von lecks by office, irgendwann medienbruchfrei arbeiten können wie man mir eine E-Mail schicken muss.

00:14:02: Jingle Prima. Das ist eine gute Idee.

00:14:04: Olaf Clüver Da haben wir noch einige von, aber ihr wisst ja, wie das ist mit der Umsetzung. Dauert das manchmal so ein kleines bisschen. Da meint man immer, das ist ganz trivial, dann ist es noch ein größer Aufwand. In dieser Zusammenarbeit, die ihr jetzt habt – ich habe das jetzt mal so rausgehört – über ein Jahr jetzt. Was habt ihr voneinander gelernt? Wo konntet ihr feststellen: „Hey, das ist etwas, das kann ich für mich übernehmen beziehungsweise Das ist eine gute Idee, die kann ich weitergeben?

00:14:35: Jeffrey Buder Würde ich gleich einhaken und kann dann auch noch mal ein Dankeschön an den lieben Markus rausgeben. Und zwar durch Markus habe ich nämlich den Philipp Strauch kennengelernt.

00:14:47: Olaf Clüver Ja, das ist eine Bereicherung. Das kann ich nur bestätigen.

00:14:50: Jeffrey Buder Ist ja der Geschäftsführer von InvoiceFetcher. Und ich hatte vorher immer mit einem anderen Tool gearbeitet oder unsere Konzertfreundin mit einem anderen Tool gearbeitet, die ein bisschen über das Spektrum, was eigentlich die Idee dahinter war, hinausgeschossen ist. Bei Invoicedetcher ist der Luxus daran, dass die sich wirklich darauf konzentrieren, eine Datenautobahn zu schaffen Und diese Datenautobahn haben wir als so einen Mehrwert empfunden, dass wir sie sogar selber bei uns eingesetzt haben. Also sogar unsere Prozesse bei Duda und Duda, als auch bei der TPC, werden mit Invoiced Fetcher Markus, was hast du mitgenommen, was du für dein alltägliches Business als Bereicherung empfindest?

00:15:39: Markus von Pescatore Also ich habe eine riesen Zeitersparnis, dadurch, dass das jetzt komplett funktioniert. Bin auch sehr froh über die gesamte Kanzlei. Es gab nämlich so ein, zwei Momente. Habe nämlich noch eine fünfte Firma gegründet. Da gab es mal so einen Anruf nach dem Motto: „Hey, hör zu. Wir müssen das und das erledigen. Und da waren die bis jetzt immer alle auch sehr flink und hinterher. Also bin sehr glücklich mit Jeffries Steuerberatungsgesellschaft und im Endeffekt ist es so, dass man nicht nur Zeit spart, sondern auch die Unterlagen korrekt hat und ich dahingehend nie wieder in eine Nicht-Digitalisierung reinkommen möchte und das jedem einfach nur empfehlen kann. Ich kann verstehen, wenn der eine oder andere sagt: „Ich weiß nicht, wo der Anfang ist, da würde ich mir auf jeden Fall am Anfang mal Hilfe holen, aber es lohnt sich auf jeden Fall.

00:16:33: Carola Heine Habt ihr in der Zusammenarbeit irgendwas anpassen müssen? Also klar, ihr arbeitet digital zusammen. Das kann ja sehr viele Formen annehmen, dass ihr sagt, wir haben losgelegt und dann haben wir das und das gelernt und das und das machen wir jetzt anders als vorher, Oder lief das eigentlich von Anfang an so durch? Wie ist das gewesen?

00:16:47: Markus von Pescatore Das lief eigentlich von Anfang an relativ gut durch, weil der Vorteil war, dass ich vereinfacht ausgedrückt und in der Corona-Zeit, 2020, in der Fördermittelberatung gelernt habe, wie man digitalisieren muss, weil ich dort aufgrund der Situation ganz, ganz schnell ganz, ganz viel abarbeiten musste. Und da habe ich dann gelernt, ohne Digitalisierung komme ich nicht voran. Also habe ich dort eigentlich angefangen, sehr, sehr viele Workflows umzusetzen in Digitalisierung und war dann dadurch relativ schnell drin, so dass ich dann quasi das weitergeben konnte. Also für mich hat sich in der Hinsicht alles eigentlich nur verbessert und wie gesagt, würde ich nicht nicht verändern wollen.

00:17:31: Carola Heine Jeffrey, jetzt ist der Markus mit der Geheimwaffe Phillip im Hintergrund, natürlich jetzt auch der ideale digitale Mandant, aber du hast ja noch andere. Was habt ihr gesagt? 60 bis 70. Genau. Was sind denn … Also gibt es Probleme, wo man sagen könnte, das und das fängt meistens so an und wir lösen das so und so? Oder gibt es typische Dinge, die erst gelöst werden müssen? Wie ist das für dich als Steuerberater mit so einer Kombi?

00:17:54: Jeffrey Buder Es ist tatsächlich unterschiedlich und es kommt immer darauf an. Ich kann immer das beste Beispiel dafür. Das ist für mich immer die Fitness Club Mitgliedschaft. Ich kann im Fitness Club angemeldet sein, bin aber durch die Anmeldung beim Fitnessclub, wird mir nicht garantiert, dass ich mein Sommerbody bekomme.

00:18:12: Olaf Clüver Das bedeutet was?

00:18:15: Jeffrey Buder Bedeutet, es ist immer das aktive Einwirken des Nutzers gefragt. Das heißt, ein Produkt funktioniert nur so, wie der Nutzer es auch wirklich bedient. Das heißt, wir haben festgestellt, dass es natürlich die Leute gibt auf dem Markt und die sind auch in dieser Kartei mit drin, die denken, dass, nur weil sie ein Produkt gekauft haben, jetzt alles von alleine funktioniert. Und auch an der Stelle, da hilft auch leider teilweise nicht die Unterstützung von den Personal Trainern, also den Hälfern von Lexware Office, weil der kann auch nur einen Leitfaden in die Hand geben. Das ist so ein bisschen dieses Thema Beratungsresistenz vorsichtig ausgedrückt Ja, klar.

00:19:01: Markus von Pescatore Aber ich kann als Bonbon sagen, ich wickele mittlerweile alles, also alle Firmen, innerhalb von maximal sechs Stunden im Monat die vorbereitende Buchhaltung ab. Den Rest macht dann Jeffreys Truppe, aber mehr Zeit investieren wir hier nicht dafür.

00:19:19: Jeffrey Buder Das hat aber auch was mit Routinen zu tun. Das heißt, du hast deine Routine etabliert und das ist sehr gut und es funktioniert ja auch mit deiner Mitarbeiter sehr gut. Der Punkt ist nur leider tatsächlich, dass das die viele Leute entweder Routinen nicht etablieren können, aber das ist ein normales gesellschaftliches Thema und das ist eben der Grund, warum es an einigen Stellen hakt. Ich kann ganz ehrlich feststellen, dass ich selten wirklich echte Probleme mit der Zusammenarbeit mit lexoffice feststelle, wenn ein Mandant das Tool auch nutzt für sich. Klar gibt es auch die einen oder anderen Hindernisse im Zusammenhang mit, es wird mal was falsch bebucht und dann wird dem Mandant einer G und V angezeigt, die bestimmte Werte widerspiegelt. Wir spielen die Daten ein, buchen es und geben die BWA zurück und die weicht, sage ich mal, 100% ab. Und dann ist man natürlich klar in der Kommunikation drin, wo man sagen muss, okay, woran liegt das? Wenn es dann im Anschluss geändert wird, wird dann danach natürlich festgestellt, die BWA nähert sich der Realität an. Und das ist genau der Punkt: Wie nutze ich lexoffice? Nutze ich lexoffice wirklich nur als Datentransfer-Tool für den Steuerberater oder nutze ich es auch wirklich für mich

00:20:30: Jeffrey Buder dann muss ich aber auch langfristig damit arbeiten und die Möglichkeiten, die mir der Steuerberater bietet, diese hilft und auch an der Stelle: „Hey, pass mal auf, du hast das und das falsch bewahrt, sucht das mal bitte da und dahin, damit man das auch visuell erkennen kann in der Darstellung und das annimmt, dann funktioniert es auch in der Zukunft.

00:20:49: Markus von Pescatore Klar, ich wollte nur jetzt allen Leuten sagen, die das hören, ist, vorher habe ich Stunden damit verbracht, die spare ich mir jetzt und das ist der Hintergrund.

00:20:59: Carola Heine Und anders als im Fitnessstudio kann ich hier mein Cardio, wenn es gar nicht anders geht, an ein externes Buchhaltungsbüro auslagern, die auf das Tool spezialisiert sind oder kann mich coachen lassen, bis ich es endlich aufs Trimmrad schaffe? Also dir ist auch eine Kanzlei, die Mandate hat, die das nicht so gut können: man kann sich helfen lassen und man kann Sachen outsourcen. Das geht ja leider im Fitnessstudio nicht.

00:21:20: Marcus von Pescatore Deswegen ist Jeffrey ja auch fitter als ich.

00:21:22: Olaf Clüver Okay. Es geht eben halt darum, was Jeffrey gesagt hat. Man muss dann lernen, mit den Mandanten zu sprechen und nicht über die Mandanten. Das ist ein ganz wichtiger Punkt. Wir sagen das ja auch immer, Erwartungshaltung klären und immer wieder miteinander sprechen und sagen: „Hey, ist das in Ordnung?, und vielleicht noch mit einem positiven Mindset da reingehen, denn das ist letztendlich die Grundlage für diese Zusammenarbeit. Und wir freuen uns natürlich – Carola sagt das eben schon –, wir würden diese Zusammenarbeit natürlich auch gerne als Beispiel, vielleicht nicht auf dem Podest heben, aber nach außen mal zeigen, wie einfach dann diese Abläufe zwischen Steuerkanzlei und Mandaten sein können. Jetzt mal von beiden Seiten: Welche konkreten Tipps habt ihr für Leute, die sagen: „Ja, ich habe hier auch ein paar Lexware-Office-Mandate rumliegen, so ganz fluckt das noch nicht? Mal aus der Praxis gesprochen. Markus, fang du mal an, was Was ist maßgebend?

00:22:18: Markus von Pescatore Also ich würde auf jeden Fall am Anfang mir jemanden holen, der mich unterstützt dabei, diese Workflows umzusetzen, weil das ist aus meiner Sicht das A und O, weil weil ich mir vorstellen kann, dass viele Leute erst mal im Kopf Hindernisse sehen und sagen: „Was soll ich denn tun? Wie soll ich das machen? Und da hilft einem wirklich jemand, der ins Büro kommt, das installiert und dann wirklich die Basics mit einem macht und einem zeigt: „Hey, wie kriegst du das dahin? Wie kriegst du das dorthin?, und so weiter und so fort. Das heißt, ich habe ja durch Philips Invoiced Fetcher alle Daten, die automatisiert reinkommen. Und dann geht es ja darum: „Wie baue ich diesen Workflow auf, damit ich überhaupt in diese Routine komme, von der Jeffrey gesprochen hatte. Wenn ich das habe, dann kommen die nächsten Schritte automatisch. Aber dadurch habe ich mir den Weg zum Steuerberater mit meinem Ordner, den ich mir erspare. Ich habe die Unterlagen auch korrekt aufgehoben. Ich brauche kein Papier mit drucken. Ich habe alle Unterlagen da, die ich finden möchte. Ich kann auch direkt daraus überweisen aus dem System. Also es gibt eigentlich nur Vorteile. Aber wie immer im Leben, die ersten Schritte sind häufig schwierig und da würde ich mir Hilfe holen - es ist übrigens für Berater, die das machen, förderfähig. Also das heißt, Berater, die letztendlich lexoffice einführen und darin unterstützen, die können das bei den Kunden gefördert bekommen. Und deswegen bin ich durchaus dafür – und das meine ich jetzt nicht deswegen, sondern grundsätzlich – holt euch Hilfe. Von alleine hätte ich es wahrscheinlich sonst so einfach auch nicht gemacht.

00:23:53: Olaf Clüver Lass uns ja nicht mal 360 Grad. Sehr cool. Jeffrey, jetzt haben wir den Punkt vom Markus, also auf der Mandantenseite. Welche konkreten Tipps hast du für Steuerberatende, die sich jetzt mit lexware-Office-Mandaten oder digitalisierten Mandaten konfrontiert sehen?

00:24:10: Jeffrey Buder Würde ich auch sagen, hängt vom ersten Mandat an, was man betreut. Also hat man allein schon ein Mandant, sollte man sich mit der Software beschäftigen. Und es ist ganz klar, man sollte beide Seiten kennen. Es ist immer so. Es ist auch bei uns, bei den Großsoftware, ob das jetzt Start-up, Agenda, Addison ist, man muss immer beide Seiten sehen. Das heißt, wie sieht die Mandantenansicht aus? Wie sieht die Steuerberateransicht aus? Das heißt, nur weil ich einen einfachen Exportknopf habe, heißt es ja nicht, dass die Daten fertig sind und ich freue mich meines Lebens, dass die Zusammenarbeit jetzt läuft. Sondern ganz wichtig ist auch, dass nicht nur der Steuerberater weiß, wie das geht, sondern eigentlich sollte für die gesamte Kanzlei eine Schulung angeboten werden, wie man mit lexoffice arbeitet. Das ist der Weg und das ist die Zukunft auch damit hin, ob das jetzt lexoffice ist oder auch ein anderes Produkt ist. Es kommt darauf an, jedes Tool, was ich irgendwie einsetze und egal, wer damit in Berührung kommt, muss irgendwie in irgendeiner Hinsicht geschult werden Lexware Office hat ein Starter-Paket, richtig, Olaf?

00:25:19: Olaf Clüver In der Tat, ja, ich hörte davon. Das ist tatsächlich so. Also es gibt dieses Starter-Paket genau dafür. Das ist ja für Kanzleien, die noch mit Lexware Office in den Kinderschuhen stecken und Da gibt es dann von einer Rundumschulung bis zu einer Bedarfsanalyse und einem Workshop vor Ort, wie ich nämlich diese Mandanten dann hinterher anbinde und onboarde. Das ist nämlich ein extrem wichtiger Punkt. Gibt es dieses Starter-Paket? Ist für die Kanzleien kostenfrei, wenn ich das jetzt mal so sagen darf? Und Ich bin froh, Jeffrey, dass du das mal angesprochen hast. Also diese Möglichkeiten gibt es und die sollte man sich dann auch gerne mal antun.

00:25:52: Carola Heine Ja, es sind spannende Zeiten, aber die Aussichten sind gut und wir können Phillip ja immer nur empfehlen, aber leider kann nicht jeder sich den Phillip nehmen, in die Prozesse reinzukommen. Da gibt es die Lex, der auch für das Kanzleibetreuer. Da gibt es Coaches, da gibt es Unterstützung für Mandanten, aber auch für Steuerberatende. Und ich finde, ich selber, ich bin nur auf den TaxArena Events mit, weil ich nur den Podcast mache und dann sehe ich immer, wie Mandanten über die ganze Halle gerannt kommen, einen von den Kanzleibetreuern zu sprechen und die haben alle ihre Fans: „Wo ist der Olaf? Wo ist der Olaf? Da, da, mit dem Hut. Also diese Betreuung ist engmaschig und persönlich und man kann die Leute alles fragen, wo es hakt vielleicht in der Kanzlei. Das ist nur so als Tipp. Also bevor man sich alleine mit irgendwas herumquält. Die haben Experten, was ist der Schwerpunkt von dem Alex, ist KI und von, sage ich mal schnell, von Sebastian, Struktur und Dateien und deine und alle.

00:26:48: Olaf Clüver Ja, richtig. Genau, Prozessoptimierung und Alex macht viel Technik.

00:26:52: Carola Heine Ja, also fragt einfach, bevor ihr euch mit irgendwas herumquellt, gibt es vielleicht schon eine gute Lösung. Du auch, Jeffrey, ich weiß, ihr seid sehr fit, aber nur als Tipp, das können alle jederzeit in Anspruch nehmen, jede Kanzlei. Ja, und ich finde es ja sowieso ein sehr gutes Tool aus Mandantensicht. Ich habe eine sehr tepfere Steuerberaterin. Ich weiß gar nicht, wo ich ohne Digitalisierung wäre. In einem Berg voller Schuhkartons meilich. Ich freue mich, dass ihr euch die Zeit genommen habt, uns das heute zu erklären, wie ihr arbeitet. Wenn jetzt jemand Fragen hat, darf ich eure Linke den Kontaktadressen in die Shownotes stellen,wenn euch jemand … Gerne, gerne. Ja, das geht? Das hat er nicht mitgekriegt. Okay. Ja, Vielen Dank für eure Zeit und die spannenden Insights.

00:27:32: Olaf Clüver Vielen herzlichen Dank. Großartig.

00:27:34: Markus von Pescatore Vielen Dank auch von meiner Seite.

00:27:36: Jeffrey Buder Ciao. Vielen Dank für die Möglichkeit. Danke.

00:27:40: Olaf Clüver Bis dann.

00:27:46: Jingle lex' talk about the tax. Der Kanzleipodcast. Präsentiert von lexware.