Plattformumsätze richtig verbuchen: Praxistipps für Kanzleien mit Etsy-Mandaten

Carola Heine: Hallo und herzlich willkommen bei Let's Talk About Tax. Heute heißen wir zwei Damen willkommen, die zur Abwechslung mal keine Steuerberaterinnen sind, aber die sich extrem gut mit dem, sagen wir mal, Datenbedarf von Steuerkanzleien auskennen. Also mit den Problemen, mit denen eine Steuerkanzlei sich herumschlagen kann und die auch ein paar Lösungen mitgebracht haben. Herzlich willkommen, Mandy Rohm von den Lebensentdeckern. Habe ich das richtig verstanden? Lebensentdecker? Und Dagmar Kinter von unserem Lexwee Office Partner Kassentlingeln. Hallo, herzlich willkommen nochmal.

Dagmar Kinter: Hallo und danke für die Einladung.

Carola Heine: Der Olaf ist heute nicht da, deswegen liegt die Last mit allen Fragen auf mir, aber ich delegiere das ein bisschen an unser Fußnotenspiel. Wir haben euch das ja schon erklärt, wir haben einen Jingle, der gleich läuft, den der dann gleich zweimal läuft und wir stellen euch vor in Form von drei Fußnoten über unseren Gast. Wer möchte anfangen?

Dagmar Kinter: Ich fang gerne an.

Carola Heine: fangen an.

Dagmar Kinter: Ja, Fußnote Nummer eins, die viele nicht wissen. Ich lebe tatsächlich derzeit in meinem Van. Ich bin ja heimatlos und befinde mich gerade im Moment auf Sardinien und ich kann sagen, Sardinien ist nicht der Ort, wo man überwintern möchte. Fußnote Nummer zwei ist, das kann man aus dem ersten schließen, für eine Frau eher ungewöhnlich stehe ich total auf Autos und deswegen habe ich auch ein Offroad Van und

Carola Heine: Okay.

Dagmar Kinter: bewege mich damit gerne und Schlamm und Dreck und Matsch und auf Abwägen. Und die Fußnummer Nummer drei ist, da sie ja ganz anders kannt und eigentlich zweisprachig aufgewachsen bin und den Steuermoney auch ohne Google Translate verstehe, weil ich nämlich eigentlich ganz dürfborisch rede.

Carola Heine: Also wir können jetzt ganz lange darüber streiten, ob Autos ein Frauenhobby sind, aber nicht hier. Du bist also auch zugewandert. Aha, spannend. Mandy, hast du auch drei Fußnoten für uns?

Dagmar Kinter: Mhm.

Mandy Rohm: Ich habe euch auch drei Fußnote mitgebracht. Fußnote Nummer eins. Ich habe seit drei Jahren keinen Schnee mehr gesehen. Im Winter zieht es mich in die Sonne und ich bin mit meinem Business im Handgepäck unterwegs. Aktuell bin ich in Melbourne und mache von hier aus Buchhaltung. Fußnote Nummer zwei ist, ich habe zwei erwachsene Söhne, die überhaupt keinen Bock haben auf Reisen. Das heißt, als ich die das erste Mal gefragt habe, ob sie mitwollen, uns mal im Winter besuchen wollen in Asien, haben die gesagt, nö, ihr kommt doch wieder. So. Hat sich mittlerweile ein bisschen geändert zum Glück. Fußnummer drei. Ich war 20 Jahre fast angestellte Buchhalterin und habe dann meinen Job gekündigt und wollte eigentlich Autorin werden. Und dann hat mir die Buchhaltung so gefehlt, dass ich doch wieder zurück zu meinen Wurzeln gekommen bin und das digitale Business aufgebaut habe.

Carola Heine: Mit euren Locations wollte mich ja bloß neidisch machen, oder? Das kann doch nicht.

Dagmar Kinter: Ich gar nicht.

Mandy Rohm: Nein.

Carola Heine: Nein, Sardinien, naja gut. Wieder anderes Thema, aber dieses virtuelle Nomadentum, das uns allen offen steht mit der digitalen Welt, ist ja was besonders Feines. Ihr habt bestimmt einiges zu erzählen. Ich werde eure Linke, den Profile auch in die Show Note setzen, falls sich jemand mit euch vernetzen will, der sich dafür interessiert, wie ihr das alles mannish und handhabt, wenn ihr einverstanden seid.

Mandy Rohm: Gerne.

Dagmar Kinter: So, gut.

Carola Heine: Immer wieder stelle ich fest, wenn ich mit Steuerberatern spreche auf so einem Branche-Event, dass einige gar nicht wissen, dass man Lexware Office erweitern kann und Partneranbindungen. Deswegen, unter anderem deswegen, haben wir heute Dagmar eingeladen. Kannst du mal erzählen, wie es kommt, dass du eine Lexware Office Partneranbindung entwickelt hast und was macht die eigentlich genau?

Dagmar Kinter: Wie das gekommen ist, tatsächlich wie bei so vielen, man hat selbst ein Problem, das man irgendwie lösen möchte und stellt dann fest, viele das Problem haben. Mandy hat es eingangs erwähnt, ich habe Tube gegründet. Tube ist eine Taschenmanufaktur und habe mit diesem Label unter anderem auf Etsy. verkauft. Das war 2013 schon, als ich das Label gegründet habe und habe eben dann, als es eines Tages zum Thema Buchhaltung kam, festgestellt, ich habe ursprünglich BWL studiert, also ich habe den Background schon ein bisschen und habe festgestellt, das ist ja gar nicht so einfach mit diesen Daten und musste mich jeden Monat damit rumschlagen, hundertezeitenlange CSV-Datei so umzuformatieren, dass ich die irgendwie verarbeiten kann und später dann auch irgendwann in Lexfair Office verarbeiten kann. und habe dann erstmal mir quasi selbst eine händische Anleitung geschrieben, dass ich jeden Monat diese Schritte halt genau wiederholen kann und nicht jedes Mal neu überlegens ach wie war das denn und dann habe ich noch das große Glück, dass mein Bruder Entwickler ist und irgendwann habe ich zu ihm gesagt, du pass mal auf, das muss doch anders gehen und so haben wir dann erstmal begonnen diese CSV automatisch zu konvertieren auch für andere Etsy Verkäuferinnen. Und haben dann gedacht, das muss doch noch einfacher gehen, mit noch weniger Knopf drücken, das kann so nicht sein. Und haben dann mit Lexby Office zusammengearbeitet und haben den Buchhaltungs-Sync entwickelt und ich behaupte mal, die Etsy Buchhaltung ist jetzt in 5 Minuten pro Monat zu erledigen.

Carola Heine: Die Händlerinnen sind natürlich begeistert. Aber wir sprechen ja heute über Themen für Steuerberater. Ist das für eine Kanzlei denn auch so praktisch, was du da machst? Wie sieht das denn in der Praxis für eine Steuerkanzlei aus?

Dagmar Kinter: Hm? Für eine Kanzlei ist das überaus praktisch. Ich weiß, dass viele Kanzleien tatsächlich, als sie Mandate von vornherein ablehnen, weil die Datenstruktur so hoch komplex ist oder sie von den Usern gar nicht die vollständigen Daten bekommen, fehlerhafte Daten bekommen. Teilweise auch wir vom Thema innergemeinschaftliche Lieferungen reden, wenn es die Gebühren geht etc. Und es gibt zwei Möglichkeiten. Entweder die Mandanten sind Selbstbrucher, was ja auch immer mehr im Kommen ist und nutzen den Buchhaltungs-SYNC und bringen perfekt aufbereitete Daten auch für den Steuerberater, wenn der die Monats- oder Jahresabschlüsse macht, bedeutet das viel weniger Zeitaufwand, kein Nachrennen nach den Daten und wirklich eine viel schnellere Prüfung, natürlich das Mandat dann auch viel lukrativer macht. Oder die andere Möglichkeit ist, wir haben immer noch die manuelle, automatische Datenaufbereitung über die CSV und der man dann bringt, die dann korrigierte CSV. Das heißt, dass die Steuerkanzlei muss dann sich auch nicht mehr damit Zeit verschwenden, die Daten aufzubereiten, sodass die überhaupt irgendwie funktionieren und lesbar sind und korrekt sind.

Carola Heine: Hast du denn selber auch mit den Steuerberatern zu tun oder geht das alles über die Händler, die als Mandant unterwegs sind oder kommen zu dir auch Steuerberater mit Fragen?

Dagmar Kinter: Es kommen immer mehr Steuerberater mit Fragen zu uns. Wir begrüßen diese Zusammenarbeit auch sehr und wünschen uns das auch. Und perspektivisch wollen wir da auch ein Portal für Steuerberater einrichten, dass die direkt zum Beispiel den Buchhaltungsdüng für ihre Mandate einrichten können. Also wer auch immer Fragen hat, dazu bitte gerne zu uns kommen. es ist tatsächlich immer noch so, dass da große Unwissenheit herrscht, wie Etsy tatsächlich funktioniert. Auch weil halt einfach die Mandanten es nicht wissen und dann falsche Informationen weitergeben.

Carola Heine: Etsy hat ja auch immer noch den Ruf als so eine kleine Nebenbei-Plattform für Leute, die was basteln. Ist ja aber inzwischen schon einer der ganz großen Marktplätze mit richtig großen Mandaten. das darf man nicht unterschätzen. Da geht vielen Spezialitätensteuerkanzleien ja auch viel Geschäft verloren, wenn die sich das nicht drauf schaffen, dieses Wissen, wie man das verwaltet, oder?

Dagmar Kinter: Absolut, absolut richtig. Also das ist lange aus den Kinderschuhen raus in den USA gehört Etsy zu den Top 10 Shopping Plattformen. Soweit sind wir in Deutschland nicht. Aber es ist definitiv so, das ist weit entfernt von den Basteln Accounts, sondern das sind wirklich professionelle Labels, die mehrere hunderte oder tausend Verkäufe im Monat haben. Also da sind große Mandate, die verloren gehen können, weil das halt einfach ein weiterer Marktplatz, der in das Portfolio dazu gehört, genauso wie Amazon oder eBay.

Carola Heine: Ja, diese Welt kommt bei uns ja gerade erst so allmählich so bisschen an. Die Amis sind etwas schneller, aber die haben ja auch Sachen, die wir nicht wollen, wie dieses Datenkuddelmuddel und noch ein paar andere Geschichten. Sind diese ganzen Sachen dann auch datenschutzkonform?

Dagmar Kinter: natürlich datenschutzkonform. bereiten also mein Bruder und Entwickler Andreas Gereth, ist auch Datenschutzbeauftragter, achtet da penibel drauf. Wir hosten alles selbst, das ist alles in Deutschland gehostet. Also wir sind da hoch spezialisiert drauf, dass es eben auch datenschutzkonform ist.

Carola Heine: Also kein Steuerberater muss mehr zucken, wenn ein Etsy-Mandat ankommt. Jetzt haben wir aber Händler, die ihre Buchhaltung nicht selber im Griff haben. Jetzt haben wir Mandy. Mandy, erzähl doch mal bitte, was du machst und was dein Geschäftsmodell ist.

Mandy Rohm: Genau, wir unterstützen Selbstständige und Unternehmer bei der Buchhaltung mit Lex4Office und wir übernehmen teilweise die Buchhaltung oder wir coachen auch. Ich bin Lex4Office Premium Coach, das heißt die Selbstständigen buchen sich bei uns einen Buchhaltungsscheck oder ein Coaching oder besuchen einen unserer Kurse, indem sie lernen, wie sie mit Lex4Office die Buchhaltung machen können und dadurch, dass wir eben die Expertise auch im E-Commerce haben. relativ am Anfang auch mit dabei war, als Dagmar das entwickelt hat, Cousin-Tlingeln-Tool, weiß ich, worauf es ankommt und wo auch die, ja, die Knackpunkte sind bei, und die Fragen bei den Unternehmern.

Dagmar Kinter: .

Carola Heine: Erzählt doch mal, wie das abläuft, wenn ihr mit einer Steuerkanzlei arbeitet. Wir sind ja heute unterwegs für Steuerberater. Jetzt haben wir einen Steuerberater, der hat ein qualvolles Etsy-Mandat, jetzt weiß er, wie das anders geht. Aber der Händler kann es immer noch nicht. Und dann kommt ihr. Wie läuft denn so eine Zusammenarbeit ab? Was muss die Steuerkanzlei da rechnen?

Mandy Rohm: Also da haben wir ganz unterschiedliche Herangehensweisen, wie wir mit den Steuerkanzleien zusammenarbeiten. Das eine ist, dass wir selbst mit auf Steuerkanzleien zugehen oder einfach wissen, bestimmte Steuerkanzleien sind mit Lexfair Office, also ich sag dann immer, sind Lexfair Office positiv. Frag auch vorher die Unternehmer, frag bitte

Dagmar Kinter: .

Mandy Rohm: den Steuerberater, ob der Lexfair Office positiv ist. Und wenn die wechseln wollen, was manchmal vorkommt, weil die sagen, ich möchte mit Lexfair Office arbeiten. Dann haben wir auch einige Steuerberater, es werden immer mehr Kanzleien, die wir empfehlen können, wir einfach wissen, die verstehen, wie in Lex for Office gebucht wird und wie auch diese Schnittstellentools funktionieren können. Das ist die eine Seite. Die andere Seite ist, Kanzleien kommen immer häufiger auch zu uns und sagen, wir haben hier einen Mandanten, könnt ihr den bitte coachen, könnt ihr das Onboarding übernehmen. Also wir haben eine Kanzlei, der wir zusammenarbeiten, für die wir die Onboarding-Gespräche übernehmen. So wissen die von Anfang an, dass die Kunden, oder dem Fall dann die Mandanten, die Buchhaltung richtig aufgesetzt haben. Also wir können von vornherein schon sehen, wo sind dann eigentlich die Fallstricke und was können die künftig besser machen, die Mandanten.

Carola Heine: Wenn ihr auf Steuerkanzler trefft, die nicht so positiv eingestellt sind, es gibt noch viele verschiedene Möglichkeiten, wie man das ändern kann. Also ich spreche immer mit Mandanten, die sagen, mein Steuerberater nimmt nur Datev, weil die gar nicht wissen, dass man aus Lex-Were-Office die Daten holen kann. Und viele Steuerberater wissen nicht, dass sie das kostenlose Startup-Paket buchen können. Dann haben die den Ansprechpartner und bekommen einmal dieses Mandanten-Onboarding vernünftig gezeigt.

Mandy Rohm: Mh.

Carola Heine: Oft sind es Informationslücken, die einfach nur noch geschlossen werden müssen, damit es dann reibungslos klappt. So wie ihr beide, ihr kennt euch, ihr arbeitet zusammen. Wenn ihr eine Frage habt, ergänzt ihr euch sofort. Ähnliche Angebote halt at LexWareOffice. Die haben auch eine Extra-Zertifizierung nur für Steuerfachangestellte. Das ist der Lex-Office. Der findet einmal im Jahr statt. Da kann man die Leute hinschicken, die in der Kanzlei arbeiten und die lernen dann diese ganzen Sachen, damit die Zusammenarbeit mit Mandaten reibungslos klappt. Und die erfahren dann halt auch solche. Es ist ja schon kein Geheimtipp mehr. Dagmar ist ja schon lange kein Geheimtipp mehr mit ihrer Erweiterung. Aber all diese Sachen verbreiten sich ja am besten, wenn Leute davon erzählen, die das doch wirklich selber machen und nicht irgendwie zufällig auf irgendeine Info darüber stoßen. Immer aus der Praxis. Die Problemlösungen, die jemand gefunden hat, sind ja das Wirksamste, damit andere das auch nutzen. Ja, so, Mandy, jetzt muss ich mal einmal kurz anders abbiegen. Hast du von uns Post bekommen?

Dagmar Kinter: Hm. Vielen

Mandy Rohm: Ja, ich habe einen Post bekommen.

Carola Heine: Normalerweise ist dieser Goldene Umschlag immer sehr spannend für Olaf und mich, weil wir immer hoffen, dass der oder die andere dran kommt. Aber diesmal trifft es ja unweigerlich mich mit der Frage aus dem Goldene Umschlag. Magst du mal vorlesen, was ich da gefragt werde,

Mandy Rohm: Ja, Carola, triffst du Entscheidungen spontan oder wohl überlegt?

Carola Heine: Das kommt auf die Größenordnung an und auf das Thema. Also eine Immobilie überlege ich mir sehr, sehr genau und gucke mir zu allen Tageszeiten und Wochentagen das Umfeld an und spreche über alle möglichen Dinge mit allen möglichen Leuten, die das besser beurteilen können als ich. Freundschaften schließe ich aus dem Bauch heraus und überlege nicht lange, ob mir jemand was nutzt oder nicht. Also es kommt drauf an. Es kommt auf das Thema an. Aber ich glaube nicht, dass ich damit eine große Ausnahme bin, oder? Wie seht ihr das?

Dagmar Kinter: . Tatsächlich. geht es mir genauso wie dir. Also ich bin da auch sehr spontan Menschen, entscheide sofort das Bauchgefühl. Aber generell finde ich faszinierend, je älter ich werde, desto mehr, ich das Bauchgefühl entscheide und würde auch so eine Immobilien kaufen, wenn ich davor stehe und mein Bauch sage, ne, dann würde ich das auch nicht kaufen. Sagt der Bauch ja, dann überlege ich natürlich noch länger. das finde ich eine ganz spannende Beobachtung an mir. Man wird so.

Carola Heine: Hm? Ja.

Dagmar Kinter: trainiert, dass man alles mit Verstand entscheiden muss. Aber je älter ich werde, desto weniger, desto mehr schicke ich mein Gefühl voraus.

Carola Heine: Ist da schon aufgefallen, wie das daneben geht, wenn man sein Bauchgefühl ignoriert? Hat noch nie geklappt, Noch nie? Ich weiß nicht, ob das Altersweisheit ist bei uns drei. Ich hoffe nicht, dass es das schon ist. Aber Bauchgefühl, ja gut, beim Immobilienkauf ist das ein Faktor. Budget und Lage sollten natürlich ...

Mandy Rohm: Das mache ich ganz genau so, mal. Ja, total.

Dagmar Kinter: Voll. Hat noch nie geklappt. Spannend.

Carola Heine: sagte die Frau, die eine Schrottimmobilie gekauft hat, die danach zehn Jahre saniert werden musste, aber sie ist jetzt sehr schön. Also die sorgfältigsten Überlegungen schützen auch nicht vor nicht vorhandenen Heizungen, haben wir dann gelernt. Aber ja, Bauchgefühl ist unterm Strich viel wichtiger. Nur in der Branche wie der Steuerbranche fließen halt so viele andere Faktoren mit ein. Und wenn es andere Leute geht und deren Geschäftsmodelle und so, dann überlegt man ja schon drei oder vier Mal, was man empfiehlt, oder?

Dagmar Kinter: Mh!

Mandy Rohm: Hahaha.

Dagmar Kinter: Mit dem Betriebsprüfer braucht man, glaube ich, auch nicht mit Bauchgefühl kommen.

Carola Heine: Ich hoffe nicht, nee, ehrlich gesagt.

Mandy Rohm: Ich hoffe, dass es nicht notwendig ist, Bauchgefühl zu kommen beim Betriebsprüfer.

Carola Heine: Ja, das meinte ich damit. Lass uns das Szenario lieber nicht auswälzen. Da hätte Olaf jetzt bestimmt sehr viel Spaß. Schade, dass er heute nicht dabei sein kann. Der hatte sich auch auf die Folge mit euch gefreut. Mandy, basierend auf deinen Erfahrungen mit Mandanten, mit Steuerkanzleien und mit deinen eigenen Lexwell-Office-Erfahrungen, was würdest du einer Steuerkanzlei empfehlen als erste Schritte?

Dagmar Kinter: Los!

Carola Heine: Wenn die jetzt anfangen wollen Mandanten anzunehmen, die auch auf Etsy unterwegs sind oder auf den anderen großen Handelsplattformen, müssen die irgendwas anders machen als bei einem ganz, sag ich mal, Standardmandat? Oder was kann man intern tun, damit das gut klappt, auch in der Zusammenarbeit zum Beispiel mit einem Dienstleister wie mit euch? Was würdest du empfehlen?

Mandy Rohm: Also eine Sache hattest du gerade schon angesprochen, schaut, dass ihr Expertise in der Kanzlei habt, also entweder der Lex-Officer oder jemand, der so auch Erfahrung hat mit den Schnittstellen, mit Lex-Fair-Office und dann auch mit dem E-Commerce. Wenn ihr selbst keine Experten in der Kanzlei habt, dann arbeitet mit Lex4Office Coaches zusammen. Dadurch, immer mehr E-Commerce Unternehmen, also gerade auch kleinere und mittlere E-Commerce Unternehmen, nach Unterstützung suchen, bilden sich die Lex4Office Coaches auch enorm weiter und können da sehr gut unterstützen. Also wenn nicht die Lebensentdecker, dann auf jeden Fall. Es gibt so viele tolle Lex4Office Coaches, die unterstützen können. Und dann empfehle ich ein On-Bodying-Gespräch. Zum einen, erst einmal herauszufinden, was braucht der Kunde, wo hängt es gerade und welche Herausforderungen hat auch der Mandant? Am besten arbeitet ihr mit Fragebögen, dass ihr von vornherein auch so Sachen abfragt. Ist die USS ein Thema für den Mandanten, für die neuen Mandanten? Weiß er das überhaupt? ist ihm das Problem überhaupt bewusst ist oder Säufersteuerung, solche Sachen würde ich einfach vorher schon abfragen.

Carola Heine: Eine ordentliche Checkliste, zu gucken, ob es überhaupt passt. Denn die Mandanten müssen ja auch mitarbeiten. Also es reicht ja, die können ja das nicht wie bei einer ganz banalen Geschichte einfach alles hinklatschen und sagen, sortier die Belege, die müssen ja aktiv mitwirken. Gibt es irgendwas, wo du sagst, welche typischen Fehler machen Mandanten, wenn sie auf den großen Plattformen unterwegs sind, die steuerlich dann später allen die Ohren fliegen können? Kann man das überhaupt so sagen? Liegt das dann an den Mandanten oder an den Plattformen? Gibt es irgendwas Typisches?

Mandy Rohm: Fehler sind Unwissen. Deswegen ist es umso wichtiger, dass auch die Steuerkanzlei mitarbeiten oder den Mandanten auch sagen, wo läuft es falsch. Wir haben immer mal wieder Mandanten, die zu uns kommen und die haben dann 13b überhaupt nicht verstanden, buchen Meterrechnungen ohne Umsatzsteuer oder die Shopify-Rechnungen buchen sie dann mit 90%, weil sie nicht verstanden haben, was 13b ist. Und wenn sie dann nicht das Feedback von der Steuerkanzlei bekommen, weil einige Steuerkanzleien sagen, der bucht ja selber, der muss ja schon wissen, was er macht. Und wenn man dann denkt, meine Steuerkanzlei wird mir schon sagen, wenn was falsch ist. Die haben mir nie was gesagt, also wird es schon so hinhauen. Und das ist eine Sache, über die wir immer wieder stolpern. Bitte.

Carola Heine: Ja. Okay, müssten also ab und zu mal gucken, sicher zu gehen, dass das alles vernünftig gebucht wird und nicht am Jahresende auf einmal einen großen Anfall kriegen, weil sie merken, jetzt muss ich 300 Buchungen durchgucken. Von Anfang an einfach mal vielleicht alle sechs oder acht Wochen mal reingucken, ob das überhaupt richtig läuft. Dann kann man das aber auch nachwirkend noch korrigieren, oder?

Mandy Rohm: Richtig. Richtig, aber wenn die schon festgeschrieben sind, weil Umsatzsteuer-Vormeldungen übermittelt wurden, dann ist es zum einen sehr aufwendig, es entsteht ein großes Chaos und deswegen empfehle ich machten und Boarding mit den Mandanten, also gerade wenn es so etwas komplexere Sachen sind. Schaut, ob die Schnittstellen richtig verbunden sind, ob das richtig eingestellt ist. Also, Etsy lässt sich super einfach anbinden, es gibt einige Apps wie zum Beispiel Shopify oder Payjo. wo es doch so Hürden gibt, dass man was falsch machen kann.

Carola Heine: Ja.

Dagmar Kinter: Ich würde gerne noch was zu den Fehlern ergänzen. Da habe ich das gerade in Bezug auf Etsy wissen, sowohl viele Verkäufer als auch viele Kanzleien nicht, dass wenn Sie zum Beispiel digitale Produkte verkaufen, dass Etsy als Reseller in dem Fall mit Sitz in Irland sitzt. Das heißt, es ist ein EU-Verkauf von digitalen Produkten. Punkt eins. Dann, wenn man nochmal so Sonderregelungen hat wie Kleinunternehmer oder nicht Kleinunternehmer, hatten wir die erste Herausforderung. Und dann ist es auch so, gibt es die Fallkonstellation, wenn ich Verkäufer bin als Kleinunternehmer und ich habe nicht meine Umsatzsteueridentnummer bei Etsy angegeben, dann wird die Gebührenrechnung ohne... Ich habe die Umsatzsteueridentnummer bei Etsy angegeben. Entschuldigung. Dann wird die Gebührenrechnung ohne ausgewiesene deutsche Umsatzsteuer gestellt. Das heißt, dann tritt der Fall von Reverse Charge ein für die Gebühren und das muss man halt alles wissen. Das sind so diese zwei ganz typischen kritischen Fälle, die weder die Verkäufer noch die Kanzleien wissen, woher sollen sie es auch wissen. Also wir sind ja die ersten, darüber überhaupt aufklären und beraten. Deswegen sage ich ja, wenn Kanzleien Fragen haben, dann können sie gerne auf mich zukommen oder wenn es Schulungsbedarf gibt innerhalb größerer Kanzlei, dann sind wir auch Ansprechpartner.

Carola Heine: Was sind die größten Probleme?

Mandy Rohm: Genau, das finde ich auch nochmal. Genau, das finde ich auch noch mal ein wichtiges Punkt. Also wir bieten auch Schulungen, also Dagmar bietet Schulungen für Kanzleien an, wir bieten auch Schulungen für Kanzleien an. Als wir jetzt mit der größeren Kanzlei gestartet sind, habe ich gesagt, lass uns mal einen Call machen zusammen. Also lass uns mal einfach zu dritt hinsetzen und gucken, wie machen wir dann einen normalen Buchhaltungsscheck, weil wir haben so viele Buchhaltungen schon geprüft, dadurch, dass wir so viele Kunden haben. Wir wissen, wo die Knackpunkte sind und deswegen könnte das auch nochmal aus Sicht eines Buchhalters oder eines Dex-4-Office-Coaches auch nochmal interessant sein für die ganz kleinen, wie prüfen wir von der anderen Seite. Nicht aus der Steuerberater-Sicht, sondern aus der Unternehmersicht.

Carola Heine: Es muss also kein qualvolles Gehampel sein, sondern es kann auch gut organisiert sein. Dagmar, ist ein sehr wichtiger Punkt mit dem digitalen Etsy. Habe ich dich richtig verstanden? Dann braucht man eigentlich zwei Etsy-Shops, das sauber zu trennen.

Dagmar Kinter: Idealerweise hat man tatsächlich zwei Etsy-Shops, weil es wirklich problematisch ist, wenn Shops existieren, die beides, also digitale und physische Produkte in einem Shop kaufen, wo die Gefahr besteht, dass ein Kunde beide Produktarten auf eine Rechnung, weil die muss man immer manuell nachkorrigieren, weil Etsy in der API das nicht getrennt ausgibt. Das ist alles nicht so schlimm, weil diese Fälle sind Edge-Cases, die treten nicht so oft auf, aber man muss es halt auf den Schirm haben und wissen. Und wenn jetzt jemand neu auf Etsy startet, oder wenn eben eine Kanzlei ein Mandat übernimmt und weiß, okay, die verkaufen digitale und physische Produkte, dann muss man das einfach wissen. das können wir, also wir erstellen ja vollautomatisch die Rechnung für die Etsy-Verkäufe, sowohl für die digitalen Produkte direkt an Etsy, so wie sein soll, und für die physischen Produkte. Wenn aber eben genau dieser Falt auftritt, dass ein digitales und ein physisches Produkt auf einer Rechnung ist, dann gibt die API nicht die richtigen Daten raus, sondern es wird das berechnet, was zuerst im Wahlenkorb landet. Und das muss man halt wissen und dann die Rechnung inlex, wir auch das manuell korrigieren, das ist kein Problem, ist lösbar, ist jetzt auch nicht die Masse an Fällen, deswegen keine Angst vor Edzi haben, aber man muss es halt wissen.

Carola Heine: muss es wissen und ja klar wollen wir sowieso am liebsten alles automatisieren, damit man bei sowas nicht mitdenken muss. Aber ich frage mich natürlich, wenn das ja so ein Wissen ist, was du dir erarbeitet hast durch das erstellende App auch, wie viel Hunderttausende von deutschen Händlern hampeln denn da rum und machen massive Fehler?

Dagmar Kinter: Ja, das möchte ich ehrlich gesagt nicht wissen. Das sind sehr, sehr, sehr viele. Und die Herausforderung ist halt einfach. Ich es ist das Leid von allen, die sich mit Thema Buchhaltung und Steuerberatung etc. beschäftigen. Die meisten Unternehmen wollen halt erst mal Reichweite und Umsatz generieren. Und dann häufig kommt die Buchhaltung dann irgendwie erst hinten dran. Und dann nochmal mit diesem neuen Patch vorm Steuermeldegesetz. Entschuldigung, ich weiß nicht den korrekten Ausdruck. Fallen auch viele Etsy-Seller vom Glauben ab, wenn sie dann auf einmal vom Finanzamt kommen, weil Etsy natürlich als Plattform, genauso wie jede andere Plattform, sie gemeldet hat, weil sie eben über 30 Verkäufe oder über 2000 Euro Umsatz im Jahr kamen und spätestens dann, und solche Fälle haben wir viele, kommen die dann auf uns zu und sagen so, ich muss meine Buchhaltung für vor drei Jahren machen. Oder zwei Jahren, keine Ahnung. Es sind sehr viele.

Carola Heine: Influencer hatten ja gerade so einen Wake-up-Call letzten Sommer mit der großen Überraschung, dass man tatsächlich alles versteuern muss, was man einnimmt, auch wenn es Sachwerte sind. Ich kann mir nicht vorstellen, dass so viele das wirklich nicht gewusst haben, aber okay, sie haben es halt mal versucht. Jetzt kommt vielleicht irgendwann mal die nächste Welle mit Etsy, dass lauter Händler eine Betriebsprüfung haben und dann was passiert dann mit so einem Datenkundelmodel? Kann man das abschätzen? Könnt ihr dazu was glaubt ihr?

Dagmar Kinter: Hm.

Carola Heine: Was kommt dann auf Mandate und Steuerkanzlei zu, wenn jetzt wirklich jemand ein größerer Händler ist und hat dieses Datenkuddelmodel, was passiert dann?

Dagmar Kinter: Tausende von manuelle Buchungen. Tausende. Tausende. Also wenn man den Kassen klingeln tut, können sie wenigstens die Daten einlesen. Der SYNC funktioniert nicht rückwirkend. Das machen wir nicht. Der SYNC funktioniert wirklich erst auf dem ersten Monat, wo er angebunden wird. Und beim SYNC ist es ja so, da werden sowohl die Zahlungsdaten von Etsy übertragen, als auch, dass wir die Rechnungen erstellen. Deswegen Buchhaltungs, Etsy Buchhaltung in fünf Minuten im Monat. Das einzige, was dann noch

Carola Heine: Okay.

Dagmar Kinter: gemacht werden muss, ist vielleicht mal alle zwei Wochen reingucken, die automatischen Zuordnungsvorschläge von Lexby Office annehmen. Das funktioniert wirklich hervorragend und einmal im Monat die erzige Bührenrechnung hochladen und verbuchen. So fünf Minuten, zehn Minuten im Monat ist das erledigt. Aber wir machen das nicht rückwirkend. Das heißt, so früh wie möglich damit starten. Was wir anbieten, man kann die Zahlungen monatlich per CSV hochladen, aber man muss da halt noch zusätzlich sehen, woher bekomme ich die Rechnung oder ich muss halt diese ganzen Zahlungseingänge aus Verkäufen und so weiter. manuell verbuchen als Einnahme, wie auch immer. das ist natürlich dann sehr, sehr viel manuelle Arbeit und das möchte man nicht machen, wenn man im Stress ist.

Carola Heine: Man möchte auch keine Betriebspriefung haben, bei der man 10.000 Datensätze manuell nachbuchen muss, in einem Feld, von dem man nichts versteht, nehme ich mal an. Also ich würde das ungewöhnlich finden, wenn das jemand mag, obwohl man die Träuche inzwischen alles zu. Du hast teilweise von so komplexen Fällen erzählt mit leuchtenden Augen. Da hätte ich mich diskret in der Ecke erschossen, aber du hast das dann irgendwie eine gute Herausforderung gefunden. Als Buchhaltungsexpertin siehst du da ein größeres Risiko für Fehlinterpretationen.

Mandy Rohm: Hahaha

Dagmar Kinter: Versteht.

Carola Heine: Plattformdaten, Buchhaltung, steuerliche Bewertung. Es ist ja kein Durcheinander mehr mit den richtigen Daten, aber gibt es ein größeres Risiko, steuerlich falsch eingeschätzt zu werden, zum Beispiel vom Finanzamt mit diesen ganzen Geschichten oder lösen Apps wie die von Dagmar das Risiko komplett auf?

Mandy Rohm: Es darf ja trotzdem erst mal eingerichtet werden. meine, wie Dagmar schon sagte, das ist jetzt für den laufenden Monat. Aber auch wir erleben das immer mal wieder, dass jemand sagt, ich muss meine Buchhaltung wirkend aufräumen. haben jetzt gerade ganz frisch wieder einen Fall von 8000 nicht zugehörten Buchungen. Also ja, da erzähle ich auch von leuchtenden Augen, mit leuchtenden Augen von, weil das macht mir auch richtig Freude, auf meinem Team macht es richtig Freude, das aufzuräumen. Wir sind jetzt runter auf 500 nicht zugeordnete Buchungen und die kriegen wir auch noch hin. Das, du gefragt hast, gerade viele Einschätzungen und in Zweifel werden die geschätzt und zahlen dann erstmal Steuern voraus, die sie vielleicht gar nicht eingenommen haben und das kann halt finanziell auch ruinieren.

Carola Heine: Es hält unfassbar auf und es ist finanziell gefährlich.

Mandy Rohm: Und es ist schwer, einen Steuerberater zu finden. wenn man sagt, ich müsste für 2023, 2024,

Dagmar Kinter: .

Mandy Rohm: 2025 die Buchhaltung nachträglich machen und ich will es mit Lex for Office machen, dann einen Steuerberater zu finden, der sagt, wenn es bisher streifen lassen würde, würde es jetzt wahrscheinlich ab jetzt sauber durchlaufen. Das wird halt schwierig werden. Aber wir erleben halt, gerade wenn der Druck dann da ist, dann sind die auch motiviert und da können wir es auch unterstützen.

Carola Heine: Wenn du jetzt mit einem Steuerberater in ein Gespräch gehst und dann erzählst, was dir alles so macht und erwähnst Etsy und der Steuerberater sagt, nee, das tue ich mir nicht an, was sagst du dann? Du empfiehlst Dagmar, aber du empfiehlst ja auch Prozesse. Was sagst du denn dann? Wie empfiehlst du das denn? Du hast wenig Zeit, aber du willst diesen Menschen retten vor dem Chaos, was er sonst hat. Was sind denn die Sachen, die du hervorhebst?

Mandy Rohm: Also wenn es eine Etsy Buchhaltung ist, dann empfehle ich natürlich Dagmar und sage, dass die Belege halt, also wir gehen jetzt mal von jemanden aus, der gerade erst frisch gestartet ist, wo noch nicht so viel aufgelaufen ist, weil das, jetzt Dagmar gerade sagte, es mehrere Jahre rückwirkend ist, das kann halt doch komplizierter werden. Und sage dann eben auch, dass im Hintergrund diese ganzen Buchungen sauber verarbeitet werden, weil die Rechnungen in Lexfair Office erstellt werden, mit den richtigen Steuersätzen. Also da gibt es keinen Spielraum für Umsatzsteuerfehler, weil das wird alles von diesem Tool vorgegeben. Und dadurch, auch die KI, also die Zuordnung in Lexfair

Dagmar Kinter: .

Mandy Rohm: Office super funktioniert, werden auch die Buchungen korrekt zugeordnet. Was manchmal eine Schwierigkeit sein kann, wenn die eine Gebührenrechnung bekommen, dass die nicht verstehen, wenn das vier unterschiedliche Gebührenzeilen sind in der Bank, dass die das miteinander verknüpfen müssen. Aber das ist relativ selbsterklärend und da sehen wir bei PAGEO ganz andere Gebührenlisten. Also bei PAGEO wird ja für jede Buchung, für jeden Zahlungseingang eine separate Gebühr übertragen zu Lex for Office. Da können dann halt zu 600 Verkäufen, kommen dann halt 600 Gebührenbuchungen dazu und das fällt bei der Etsy-Sync komplett weg.

Carola Heine: Du musst da mal ran. Du musst der Pecho aufräumen. Wie wär's denn?

Dagmar Kinter: Es juckt mir in den Fingern. haben ja, mit Patreon kann man ja mehrere Sachen anbinden. glaube Amazon kann man die Gebühren übertragen, Shopify und auch Etsy konnte man, aber Patreon überträgt halt nur. Und Peijo bereinigt nicht und Peijo addiert nicht. Und das machen wir schon, weil in diesen übertragenen Gebühren, zum Beispiel wenn jemand in die USA verkauft und nach England, dann sammelt Etsy zum Beispiel Steuer ein und die wird auf dieser Gebühren, auf diese CSV, auf der berühmten berüchtigen und in der AP werden die auch mit übermittelt. Das heißt, ich habe eine Position, die eigentlich durchlaufend im Posten ist und die muss man halt alle manuell bereinigen in Lexby Office, aber wir bereinigen die im Prozess halt schon DSGVU-konform. wir addieren die Gebühren nach ihrer Art. Pro Etsy-Verkauf hat man einmal Verkaufsgebühren, processing fees, also Zahlungstransaktionsgebühren, möglicherweise Etsy-Ads und so. Und wir gruppieren für alle Verkäufe in einem Monat all diese, zum Beispiel Etsy-Ads in einer Post, alle Transaktionsgebühren in einem Posten, alle Einstellgebühren in einem Posten. Das heißt, man hat am Monatsende maximal sieben Gebührenposten statt

Carola Heine: Ja.

Dagmar Kinter: keine Ahnung, mehrere hundert. Also wir reduzieren die Gebührenposten, die Buchungsposten ⁓ bis zu 87 Prozent. Das spart natürlich enorm Zeit, also selbst den Selbstbuchern, auch den Buchhaltern, als auch den Kanzleien. Das ist natürlich sehr lukrativ, weil diese Zeit einfach wegfällt für diesen Kleinkram, was ja wirklich nur

Carola Heine: Nervt.

Dagmar Kinter: Ich will jetzt nicht sagen Idiotenarbeit, aber, das verlangt jetzt keine große, denkerische Leistung, immer als Teilbuchung einen Betrag zum nächsten zu verbuchen. Entschuldigt bitte, wenn sich jemand angegriffen fühlt, aber das ist jetzt einfach nur to do. Und das fällt alles weg bei uns.

Carola Heine: Ja, das ist ja auch eine Fehlerquelle, wenn man davon ein paar Tausend machen muss. Das ist ja noch ein anderes Problem. Ob das anspruchsvoll oder nicht, ja gar nicht das Thema. Wer macht das denn manuell und wird dann vielleicht abgelenkt und macht da irgendeinen dicken Fehler rein? Das ist ja auch keine Arbeit. Dafür haben wir Maschinen. Dafür haben wir KI, dass Menschen sowas nicht mehr müssen, dass sie sich auf die spannenden Sachen konzentrieren können. Bekommt ihr beiden auch mal konkretes, direktes Feedback von Steuerkanzleien zu den Sachen, die ihr macht? Was sagen die denn so?

Dagmar Kinter: Voll!

Mandy Rohm: Ja, wir bekommen regelmäßig Feedback von Steuerkanzleien. Ich hatte jetzt vor kurzem mit einer Steuerkanzlei gesprochen, bei der wir Kunden haben und habe mich mit der Steuerfachan-gestellten unterhalten und dann habe gesagt, sie waren relativ neu, dann habe ich ihr gesagt, wir haben ja mehrere Kunden, die wir gemeinsam betreuen, also Mandanten von euch. Dann habe ich ihr so bisschen erzählt, wer so unser Kunde ist und sie so... Und ich habe mich schon gewundert, dass die immer so aufgeräumt sind. Daran liegt das. Das ist natürlich das größte Lob. ein Kunde sagte, dass die Steuerkanzlei nichts gesagt hat. Sie hat keine Anmerkung, weil die Steuerkanzlei vorher immer so bisschen rumgemosert hat. Das ist größte Lob. Wenn sie sagen, wir haben nichts zu anstanden, das ist das größte Lob.

Carola Heine: finde man, kann dich auch loben. Man muss nicht nur schweigen. Wenn das alles gut läuft und man jemanden findet, der bereitwillig solche Datenmengen aufräumt, ich finde, sollten diese Kanzleien ruhig auch mal mit einem Lob honorieren. Das sind ja wirklich anspruchsvolle Geschichten, die ihr da teilweise aufräumt. weiß noch, bei unserem ersten Gespräch hast du irgendwas erzählt von jemandem, der 19.000 Vorgänge nicht gebucht hatte. dabei dann höflich zu bleiben, wäre für mich schon gar nicht so einfach. Aber für dich war das irgendwie toll. Also ich finde, die Kanzleien, die mit dir arbeiten, die könnten was dann ruhig auch mal sagen. Nicht nur stillschweigend Gott sei Dank passiert nichts Schlimmes, sondern toll macht ihr das. Wie viele Mitarbeiter habt ihr?

Mandy Rohm: Ja. Wir haben Teammitglieder, wir sind aktuell zu sechst. Also fünf Buchhalter. Die sind auch in der Welt unterwegs. Ein Teammitglied ist gerade in Neuseeland, eins ist gerade in Thailand. Das heißt, wir schwärmen alle im Winter aus und genießen die Sonne.

Carola Heine: Okay. Sind die auch in der ganzen Welt? Sind die auch der ganzen Welt verstreut? und macht deutsche Buchhaltung. Dagmar, kriegst du direkt das Feedback von Steuerberatern?

Mandy Rohm: und machen deutsche Buchhaltung.

Dagmar Kinter: Also Steuerberaterin und Buchhalterin, also Mandy freut sich immer wieder. Ich freue mich über die Nachrichten von Mandy. Mensch, Netz, die man hat, ist ja so einfach. Meine eigene Steuerberaterin auch, die hatte den ganzen Prozess der Entwicklung mitbekommen. Ich habe ja macht man als Unternehmerin normalerweise nicht, aber tatsächlich mache ich meine vorbereitende Buchhaltung für beide Unternehmen immer noch selber, weil ich will ja wissen, was ich da mache und wie das funktioniert. was ich hier erzähle, ist es in der Praxis umsetzbar. Meine Steuerberaterin freut sich auch immer sehr, die die Monats- und Jahresabschlüsse macht über meine Buchhaltung. hat sonst keine Buchhaltung, die so einfach ist für sie, so wenig nachzuprüfen und zu kontrollieren ist. Und wir haben auch mehrere Kanzleien, die einfach jetzt schon Mandate vermittelt haben, also zu uns geschickt haben für den SYNC und sagen herrlich, es ist einfach ein Traum. Ich muss da einmal noch drauf gucken, ob die Gebührenrechtung richtig verbucht ist oder muss es halt selber machen, da in fünf Minuten oder zehn Minuten, was das Etsy-Mandat mich kostet und dann schicke ich die störlichen Meldungen ab und fertig ist das. Also das ist eine große Erleichterung für alle Beteiligten.

Carola Heine: Wir haben jetzt den Fall, dass wir sehr viel praktische Einblicke geboten haben und es ließ sich gar nicht vermeiden, dass das Werbung war, weil ihr ja genau erklärt habt, was gut läuft, was in welcher Kombination gut läuft und was die Kanzleien davon haben. Ich finde das eigentlich ganz gut so. Ich hoffe, dass sich viele Leute bei euch melden. Ihr habt ja auch beide gesagt, ihr bietet gegebenenfalls Beratung an, wenn sich jemand dafür interessiert, die eigenen Prozesse auf Vordermann zu bringen. Und ich hoffe, dass ihr genauso viel Spaß an dieser Folge hattet wie ich. weil ich das einfach eine sehr gute Idee finde, so nützliche Sachen in die Welt zu bringen und möglichst vielen Leuten davon zu erzählen, dass sie gar nicht leiden müssen. Sie können Etsy-Mandate annehmen, es ist überhaupt nicht schlimm, es tut nicht weh, es gibt Lösungen und wenn das nächste Problem die Ecke kommt, auch das gelöst. Richtig, Dagmar?

Dagmar Kinter: Absolut, da bin ich schon auf der Suche. Also wenn irgendwelche Kanzleien da draußen sind, sagen, ich brauche noch unbedingt die Erweitern für das und das, die gibt es noch nicht in Lexby Office, dann schreibt er uns, wir sind da sehr schnell und wir brauchen was Neues zum Entwickeln. Wir müssen da weitermachen.

Carola Heine: Das ist ein gefährlicher Vorschlag, aber okay, ich höre mir das dann auch gerne an im Ergebnis und der Olaf bestimmt auch. Ich danke euch sehr für die rege Beteiligung und die vielen Einblicke. Ich hoffe, ihr hattet auch ein bisschen Spaß und alle, die diese Folge hören und denen, gefällt, die können uns sehr, sehr gerne ein Like dalassen. Man kann uns hören auf Spotify und den anderen Kanälen. Man kann uns sehen in voller Pracht auf YouTube. Wir freuen uns über Follower auf allen Kanälen und ich sage mal bis bald und einen sehr erfolgreiches Jahr allen. Tschüss ihr zwei.

Mandy Rohm: Tschüss und Dankeschön!

Dagmar Kinter: Danke schön. Tschüss.