Gen Z, Tools, digitale Prozesse: Wie Ken Keiper seine Kanzlei klar ausrichtet

00:00:00: Hallo, Karola.

00:00:01: Hallo Olaf!

00:00:02: Mit wem sprechen wir heute?

00:00:05: Wir sprechen heute mit einem jungen Mann der Unternehmer ist und zwar ein sehr erfolgreicher und nebenbei sogar einen Steuerberater-Titel mit sich führt.

00:00:14: Genau er hat gesagt dass er sich eher als ein Unternehmer mit Steuerberatartikel sieht als einen klassischen Steuerberator.

00:00:21: Der hat sehr viele sehr spannende Sachen erzählt.

00:00:23: was hat dich denn beeindruckt?

00:00:25: Also mich hat besonders beeindruckt, dass er gesagt hat das Steuerberater durchaus darauf achten sollten eine Kanzlei zu führen die zu ihrem Lebensentwurf passt als nur ausgelastet zu sein.

00:00:37: Das finde ich einen sehr interessanten Denkansatz den man durchaus mal nach verfolgen kann!

00:00:42: Wir haben eine ganze Folge mit spannenden Insights und praxistauglichen Tipps und laden euch herzlich ein uns jetzt zuzuhören wenn wir uns mit dem Steuerberator Ken Kuiper unterhalten.

00:00:54: bis gleich

00:00:55: Bis gleich.

00:01:11: Moin zusammen, ich begrüße heute im Podcaststudio Ken Kuiper.

00:01:16: Er ist Steuerberater und Gründer der Novice-Schulungssysteme.

00:01:20: von seinem LinkedInprofil haben wir da eine Menge drüber gelernt.

00:01:24: zu digitalen Prozessen oder lernen den Steuerkanzleien werden wir auch noch mal die ein oder andere Frage stellen.

00:01:29: Hallo Ken Grüß dich!

00:01:30: Hallo

00:01:33: Ken.

00:01:34: Herzlich willkommen natürlich auch von mir.

00:01:36: Sag mal, ihr kennt euch jetzt ja schon wieder?

00:01:38: Wieso kennen sich eigentlich immer alle?

00:01:40: Wo habt ihr euch denn kennengelernt?

00:01:43: Also Olaf und ich haben uns vor einiger Zeit mal kennengelernen im Rahmen der allgemeinen Kanzlei-Betreuung.

00:01:49: also wir nutzen bei mir in der Kanzlei selber auch Lexiooffice Und wir haben uns auf der Steuerbrate Expo in München wieder getroffen.

00:01:55: Richtig, genau.

00:01:56: Die Steuerberater Expo in München kann ich mich besonders gut erinnern.

00:02:01: da bist du nämlich mit Mikrofon rumgelaufen und da hast Du ein Interview mit mir geführt und wir haben uns so ein kleines bisschen unterhalten.

00:02:09: das falle ich eine ganz großartige Geschichte weil normalerweise stelle ich die Fragen was außer Interviews hast Du auf der Steuerexploder gemacht?

00:02:19: Wir waren mit Novice als Aussteller dort und haben unsere Schulungslösung beziehungsweise mittlerweile vollwertige Beratungsplattformen, ein vollwertiges System.

00:02:29: Was einem dabei unterstützt das Kanzlei-Vollfilmen zu optimieren?

00:02:32: Das haben wir dort vorgestellt!

00:02:34: Ja

00:02:34: und wir sind da so'n kleines bisschen ins Plaudern gekommen und das fand ich sehr, sehr angenehm.

00:02:39: nur hatte es dann erzählt und das wirst du wahrscheinlich sogar noch besser wissen als ich, dass du schon weit über fünfzig Leckswehroffice-Mandate hast die du in der Kanzlei betreust.

00:02:50: Wie ist es dazu gekommen?

00:02:51: was war für dich da der ausschlaggebende Punkt?

00:02:55: Also Lexi-Office ist ja eine Lösung, die ich schon sehr lange im Blick habe.

00:02:59: Gibt es auch schon sehr lang?

00:03:00: Ich kann mich noch gut daran erinnern dass so irgendwann Mitte der Jahrzehnte das losging, dass es eben nicht nur die Lösungen Steuerberater für die Buchhaltung oder komplett irgendwie mit Excel selber machen gab und dass sich immer mehr diese Tools wie Lexi Office entwickelt haben, mit denen man auf einer Rechnung schreiben konnte, mit dem man Bank anbinden konnte, damit man eben auch bestimmte Dinge buchen konnte.

00:03:20: Und seit dieser Zeit hab' ich das im Prinzip auch im Blick hatte, bevor ich selber Steuerberater war auch mehrere Selbstständigkeiten schon gehabt.

00:03:27: Habe mich also so unternehmerisch noch ein bisschen ausprobiert und habe eigentlich bei FASEDEN dieser Projekte auch LexioOffice selber genutzt um halt Richtung zu schreiben Co.

00:03:35: Und deswegen hab' ich gesagt okay ich kenne das Tool sehr gut.

00:03:37: Also macht es Sinn dass wir das eben auch als Vorsysteme der Kanzlei nutzen um die Zusammenarbeit mit Mandanten zu gestalten.

00:03:44: Das haben wir angefangen, haben das auch gemacht und das funktioniert soweit sehr gut wenn man denn weiß für welche Mandatsgruppen auch Lexio-Office die richtige Lösung ist.

00:03:54: Da kommen wir gleich noch mal ein bisschen näher zu, aber das ist absolut richtig!

00:03:57: Das ist ein wichtiger Punkt ja.

00:03:59: Du hast also sage ich mal überdurchschnittlich viele Erfahrungen mit der Software gemacht.

00:04:03: Es stimmt dass es im Jahr zweitausend zwölf hat angefangen als Rechnungsprogramm und jetzt ja ein ganzes Universum an Möglichkeiten.

00:04:10: Fließt das denn auch in deine Dozententätigkeit mit ein?

00:04:12: Dein Wissen über Lexio Office?

00:04:15: Ja, also mein Leben ist eigentlich zweigeteilt.

00:04:18: Ich habe mit der Novist GmbH eine Lösung geschaffen für Kanzleien um quasi das Vollfilment in Kanzleiens zu optimieren und parallel dazu hab ich auch selber noch einen YouTube-Kanal, der hat jetzt aktuell so um die fünfzehntausend Abonnenten, der richtet sich aber eher an Selbstständigung und Unternehmer und darüber bieten wir auch Kurse an für die andere Seite, für die Mandantenseite und da haben wir natürlich schon viele Videos gemacht wo Lexer Office in irgendeiner Form eine Rolle gespielt hat und wir haben auch einen eigenen Kurs dafür.

00:04:43: Man muss ja sehen, es ist schon sehr einfach in der Bedienung.

00:04:46: also eigentlich braucht das keinen Kurs um LexiOffice zu beherrschen.

00:04:49: Der Kurs den wir aber zum Beispiel gemacht haben, der ergänzt das halt nochmal mit einigem an Wissen was bedeutet eigentlich Reverse Charger fahren?

00:04:55: Und so ein paar Sachen in der Software sind ja auch so'n bisschen speziell.

00:04:58: Also wie buche ich jetzt ne Einprozent Regelungen vom Elektroauto?

00:05:01: Das ist ja dass die Funktion gibt es.

00:05:03: man muss aber wissen wie sie bedient wird und da helfen wir halt den Selbstständigen noch mal einen gewissen theoretischen Hintergrund, sich in die Lösung besser reinzufinden.

00:05:12: Jetzt sind wir schon wirklich tief ins Thema eingestiegen aber wir würden ganz gerne noch nachdem wir jetzt wissen was du beruflich machst und wo deine Leidenschaft liegt haben wir noch so eine Lerne-Kennenlernrunde da das nennen wir das Fußnotenspiel so drei Fakten über dich, die vielleicht nicht unbedingt auf einer Visitenkarte oder in der zweiten Zeile vom Linken Profil stehen.

00:05:34: Sondern Dinge, die du, ich sag mal, auf einer Cocktailparty nicht bei der Begrüßung sagst.

00:05:39: So was um dich ein bisschen kennen zu lernen?

00:05:42: Was wäre da interessant von dir zu

00:05:44: wissen?".

00:05:46: Drei Fußnoten zu unserem Gast!

00:05:48: Unser heutiger Gast hat sich in der Branche bereits einen Namen gemacht.

00:05:52: Was die wenigsten aber wissen – es gibt drei Dinge, Los geht's!

00:06:01: Also Fakt Nummer eins, ich sehe mich eher als Unternehmer als Steuerberater.

00:06:04: Ich würde mich bezeichnen als Unternehmertitel nur als Steuer- berater weil mich diese Themen eher umtreiben.

00:06:12: Fakt Nr.

00:06:13: zwei, ich bin sehr kreativ was ja auch ein bisschen konträr zu der klassischen Rolle des Steuerberaters ist.

00:06:19: also spiele auch selber Klavier und setze auch gerne irgendwelche Sachen im digitalen Bereich kreatif um.

00:06:25: Fak

00:06:26: Nr.,

00:06:26: da müsste ich jetzt schon fast überlegen.

00:06:30: Ja, Fakt Nummer drei ist ich arbeite halt sehr viel.

00:06:33: Also ich gehöre schon zu den Leuten die auch so zwölf, dreizehn, vierzehn Stunden am Tag eigentlich nonstop beim Arbeiten sind und das macht mir aber auch großen Spaß.

00:06:39: Das ist jetzt nicht so als wäre das für mich eine riesengroße Belastung sondern das ist was wo ich auch drin aufgehe.

00:06:45: Ich habe extra de facto sogar einen Hund gekauft der mich ab und zu mal zwingt auch ausgehen zu müssen, auch mal ne Pause zu machen.

00:06:52: Dann haben wir im Prinzip ja schon vier Tatsachen.

00:06:54: also du hast nur ein Runddurchspitzklavier, du bist erklärt.

00:06:56: Jetzt

00:06:56: kann man zusammenfassen

00:06:57: Okay, alles klar.

00:07:00: Ich muss noch mal zurück zu eurem Kennenlernen gehen mit meinen Fragen.

00:07:05: Hattest ihr euch ursprünglich mal kennengelernt?

00:07:07: Weil du Fragen an die Kanzlei-Betreuer hattest oder ging es da um euer Schulungssystem?

00:07:11: Was hast du den Olaf gefragt und hast du eigentlich dieses Starterpaket mal absolviert?

00:07:16: Kennst du das Starter Paket?

00:07:18: Ja also ich kann mich daran erinnern, dass es muss Anfang im Jahr zwentzwanzig oder Mitte zum Jahr zwanzig gewesen sein.

00:07:24: Da ging das mit meiner kleinen Kanzlei gerade los.

00:07:26: Da hatten wir die ersten Mandat auf LexWareOffice und da gab es dieses Angebot, dass man mit einem Kanzleiberater spricht.

00:07:32: Und das habe ich dann einfach wahrgenommen weil sie auch diese LexWairOffice Topkanzlei-Siege gibt und Co.

00:07:37: Da wollte ich mit Olaf mal sprechen was man quasi für Bedingungen erfüllen musste und das war so unser erster Kontakt.

00:07:43: Also haben uns hauptsächlich grundlegenden Sachen, wie arbeiten Kanzleien und Kanzleiberater bei Lexi Office zusammen unterhalten.

00:07:51: Und ich habe ansonsten bevor ich Steuerberater war vor Jahren schon dieses Lexi-Office Coach Siegel mal gemacht und auch diese Kurse durchgearbeitet die dort angeboten werden.

00:08:01: aber das war der erste Bewegungspunkt.

00:08:03: Ja cool ja.

00:08:05: und ist bei euch dann Irgendwie auch immer das Feedback der Mitarbeiter eingeflossen, die mit Mandanten mit Lexi Office gearbeitet haben in deine Prozesse?

00:08:14: oder hast du die Mandanten befragt?

00:08:15: Ach dem Du da Starter Paket hattest.

00:08:17: Wie ist da Dein Vorgehen gewesen?

00:08:19: Also für mich ist immer die Frage in der Kanzlei und das rate ich auch unser Novus Kunden Welche Lösung passt zu dem Mandat im Summe am besten?

00:08:28: Es gibt ja viele Kanzleien Die fahren auch so ein bisschen mit dem Mindset Lass uns mal irgendwie Datifunternehmen online für alles nutzen.

00:08:35: Und Dativ-Unternehmen online, das muss man sagen ist ja auch keine schlechte Lösung.

00:08:38: Sie ist sehr universell aber es passt halt nicht zu jedem und es gibt halt Mandat in die Sagen.

00:08:43: ich will das aber nicht aus welchen Gründen noch immer bei mir vielleicht die Bedienung bei Lexio Office besser gefällt weil es Funktionen gibt die mir Dativ-Unternehmen online zum Beispiel nicht bietet.

00:08:51: Und ich bin immer ein großer Gegner davon, wenn die Kanzlei dann anfängt dem Mandanten das Ausreden zu wollen.

00:08:56: Also ich gehe nicht soweit dass ich sage jede Kanzlerin muss jetzt immer zwingend Lexler Office als Duo Ersatz nutzen sondern für mich liegt sowieso die Kunst der Steuerberatung darin die Kombination aus Tools zu finden weil es wird in Zukunft immer mehr über Schnittstellen laufen.

00:09:09: aber Ich würde halt immer davon ausgehend überlegen was ist für den Mandanten die beste Lösung?

00:09:14: und da ist halt bei vielen Mandaten Wenn Sie in ein bestimmtes Profil passen, LexWareOffice für mich auf jeden Fall vorne mit dabei.

00:09:22: und wenn ich dann sage das ist das Tool was wir gerne nutzen würden im Mandat.

00:09:26: Klar dann habe ich natürlich den Nachteil des Anführungszeichen dass sich meine eigenen Mitarbeiter darin schulen muss wie jetzt der Workflow mit LexWireOffice funktioniert weil er natürlich ein bisschen anders ist als mit Datifunternehmen online.

00:09:36: Auf der anderen Seite kann man das ja wenn man das wirklich mal runter bricht auf drei vier fünf Tools runterbrechen in Deutschland, die wirklich relevant sind.

00:09:43: Mit denen du jeden Case abgedeckt bekommst.

00:09:45: und dann ist einfach nur die Frage, in welchem dieser Workflows passt jetzt dieser Mandant gerade rein?

00:09:50: Und dafür haben wir natürlich mit Novice dann auch diese ganzen Kurse und Inhalte gemacht damit die Kanzlei das alles nicht mehr selber rausfinden müssen, sondern damit sie das schon genau gezeigt bekommen und gesagt bekommen.

00:10:00: Pass auf wenn du den Fall hast nimmst du bitte den Prozess und wenn du diesen Fall hast, nimmste bitte den.

00:10:06: Wir haben dich als Experten eingeladen, um jetzt mal zwei Themen so ein bisschen mehr zu beackern die auch so gut miteinander verknüpft sind.

00:10:13: Nämlich einmal diese Generation Z über dir immer alle Schlagen, die jetzt in den Kanzleien auflagen und deren Aus- und Fortbildungen bis hin zur Prüfung.

00:10:23: Und deswegen meine Frage ist denn die GenZ so sovereign digital unterwegs wie wir uns das immer vorstellen und wie das immer alle behaupten?

00:10:33: Ich würde sagen ja also es wird über die gen set viel gesprochen.

00:10:36: ich kann das ehrlicherweise nie so richtig vergleichen weil ich die anderen generation nicht kenne.

00:10:40: ich bin selber glaube ich irgendwo zwischen der generation y und z müsste jetzt noch mal gucken wie das definiert ist vor den geburtst Jahren aber.

00:10:48: Ich habe den subjektiven Eindruckes gibt halt bei der gen set zwei verschiedene Typen, Die einen kannst du extrem gut gebrauchen und die sind auch in all den ganzen digitalen Fit, weil sie damit aufgewachsen sind.

00:11:01: Ich bin ja selber auch schon in Zeiten von Computern und Smartphones aufgewachsen.

00:11:04: also die können das und die anderen kannst halt komplett mit der Pfeife rauchen oder gibt es auch nichts dazwischen.

00:11:09: aber ich vermute mal ich stelle jetzt diese steile These auf dass war wahrscheinlich bei den vorherigen Generationen auch so.

00:11:14: da hat man sich nun nicht so drüber aufgeregt.

00:11:16: Aber Ja!

00:11:16: Die Leute die du gebrauchten kannst sind meistens schon digital affin die wissen schon wie eine Software irgendwie bedient wird was die Designgrundlagen einer Benutzeroberfläche sind und die tun sich da auch nicht so schwer, sich in eine neue Software reinzuarbeiten.

00:11:31: Das würde ich schon sagen!

00:11:32: Ich finde es halt schwer das irgendwie auf die Genset runterzubrechen, sondern das sind ja bestimmte Charaktere wie's in jeder Generation gibt, die halt immer schon sich für Dinge begeistert haben und die auch immer schon mit, ich sag mal vorne mit dabei waren, sich neue Dinge anzueignen.

00:11:46: also für mich ist das eher ne Frage des Mindsets ...sehe ich Dinge als Risiko oder sehe ich Dinge, als Chance.

00:11:52: Oder schaue ich zuversichtlich in die Zukunft?

00:11:54: Oder eben auch nicht ist für mich mein Glas halb voll und halbleher... Und das hast du glaube ich auch in jeder Generation, dass halt viele sagen, für mich ist das Glas immer halbläher!

00:12:03: Ich bin den ganzen Tag am Meckern da sind die Deutschen sowieso immer sehr gut drin.

00:12:06: Also das hast Du auch in der Generation.

00:12:08: aber diejenigen, die halt aus dieser Generation kommen und die halt ein gesundes Mindset haben und sagen, ich will einfach schauen was mich erwartet welche Chancen sich ergeben Ich will irgendwie auch nicht oder ich will mich nicht so leicht ersetzbar machen.

00:12:22: Ich will auch jemand sein, der auch eine Fähigkeit hat, die auch im Zeitalter von Kain noch eine Rolle spielen wird.

00:12:27: Die Leute gehen natürlich vorne mit und fuchsen sich in alles rein und in Software rein.

00:12:31: aber ob das jetzt die Mehrheit ist oder nicht da wage ich keine Prognose?

00:12:36: Das würde ich auch nicht machen.

00:12:40: also das wäre auch glaube ich ein bisschen übergriffig und wäre wahrscheinlich auch noch vorurteilt behaftet.

00:12:46: Und das wollen wir hier überhaupt gar nicht.

00:12:51: Mir fällt da gerade ein, wo du grade sagst, das ist ja ... Wir haben dir einen Umschlag zugeschickt den Du zum ersten Mal und das finde ich besonders spannend bekommen hast oder der nicht vorliegt, was auch immer.

00:13:10: Und da steht ja mal eine Frage drin entweder für Karola oder für mich und du bist bereit und das finde ich total großartig jetzt diese Frage zu

00:13:18: improvisieren.".

00:13:19: Die Frage aus dem Off!

00:13:22: Karola und Olaf haben keine Ahnung, was unser heutiger Gast gleich in Erfahrung bringen möchte?

00:13:27: In seinem mitgebrachten Umschlag steckt eine Frage die sich die Podcast-Redaktion ausgedacht

00:13:32: hat.

00:13:39: Worauf mich am meisten freue tatsächlich auf den Sommer, wo ich mich mal um meine eigenen Projekte kommen kann.

00:13:47: Weil wenn man viel mit der Steuerbranche zu tun hat ist das erste Quartal immer voll und das letzte Quartale ist immer voll.

00:13:54: Wenn dann die meisten Leute im Urlaub sind, kann ich auch mal nach meinen eigenen Sachen gucken.

00:13:57: Vielleicht noch einmal ein kleines Kochbuch schreiben oder so.

00:14:00: Darauf freue ich mich tatsächlich weil wenn man im digitalen Marketing ist lernt man ja auch am meisten indem man Sachen selber umsetzt.

00:14:06: Da kennst du dir wahrscheinlich auch... Mir ist noch eine Frage eingefallen.

00:14:09: Du hast gesagt bevor du Steuerberater geworden bist, bist du schon Unternehmer gewesen.

00:14:15: Seit wann bist du denn Steuerberator?

00:14:18: Ich bin Steuer also Steuerberateprüfung habe ich.

00:14:23: Früher hat es abgelingt.

00:14:24: Ich habe mich dann Anfang zwei, vierundzwanzig offiziell bestellen lassen und ich weiß nicht ob ich mich vorher als Unternehmer bezeichne würde oder als Selbstständigen ist eine Definitionsfrage.

00:14:35: aber ich hab jedenfalls vorher schon so ein bisschen was als Selbständiger ausprobiert und schon ein bisschen gelernt wie funktioniert Marketing, wie funktioniert Verkaufen.

00:14:41: das hat mir natürlich viel dabei geholfen sich dann im Steuerbereich später selbstständig zu machen.

00:14:46: Ja es ist ja auch so, man muss ja unternehmerisch denken als moderner Steuerberater.

00:14:50: Sonst merken die Leute gar nicht was man kann.

00:14:52: also wenn man sich nicht vermarkten kann hat man ja alle Mandate und nicht die die man will.

00:14:56: Also man muss sich positionieren, man muß sich spezialisieren Man muss zusätzliche Angebote haben um erfolgreich und entspannt zu arbeiten meine ich in diesem sehr stressigen Markt.

00:15:05: Was wären denn jetzt deine Tipps für leute?

00:15:08: die jetzt eine Steuerkanzlei haben und die sagen so, es muss jetzt endlich digital werden.

00:15:13: Wie würdest du so einer Kanzlei raten einzusteigen?

00:15:16: Also sie könnten bei euch ne Schulung buchen oder betreut ihr sowas auch?

00:15:20: oder wie sind da die Abläufe?

00:15:22: also ich sag mal Novus macht letztlich genau das.

00:15:25: schulungen bieten Kurse bieten support bieten tägliche live Calls.

00:15:31: wir machen sehr viel um sozusagen die kanzleinhaber in die Hand zu nehmen.

00:15:35: aber mal unabhängig davon wenn man das allgemein formulieren will Ich würde im ersten Schritt immer überlegen, was ist eigentlich die Strategie dahinter.

00:15:43: Und damit meine ich das die meisten Kanzleienhaber zum Beispiel gar nicht so richtig wissen... Wo steht eigentlich unsere Kanzlei aktuell?

00:15:48: Also mal so eine richtig umfangreiche Ist-Analyse, sich nicht nur den Deckungsbeitrag pro Mandant anzugucken, sondern wirklich mal in die Tiefe zu gehen.

00:15:55: Welche Mandate arbeiten denn digital?

00:15:57: Welche arbeiten noch nicht digital?

00:15:59: Was bedeutet überhaupt digital?

00:16:00: also wo haben wir digitale Belege?

00:16:02: Wo haben wir eine digitale Bankanbindung?

00:16:03: Da gibt es ja alle möglichen Dinge!

00:16:05: In Dateven nennt man das die ISWL-Mandantenanalyse.

00:16:07: Die würde ich quasi mal machen, die würde ich nebeneinander legen mit den mit den Deckungbeiträgen.

00:16:12: meistens gibt's da auch einen Zusammenhang je digitaler desto.

00:16:19: Das heißt, da kann ich schon mal sehen wo stehe ich gerade und dann würde ich mir genauso überlegen.

00:16:24: Wo soll die Kanzlei in fünf Jahren hin?

00:16:26: Und auf diese Frage können die meisten Berater gar keine richtig klare Antwort geben.

00:16:30: und damit meine ich vor allem was willst du anbieten?

00:16:33: Was willst du vielleicht nicht mehr anbieten?

00:16:35: Mit welchem Mandanten willst du arbeiten, mit welchen Mandaten willst du nicht mehr arbeiten.

00:16:39: Weil auch da sind die meisten... Ich hab' die Erfahrung gemacht viele Steuerbrater sind immer so sehr nett und leiten dann so eine Helfer-Syndrom und versuchen es jedem recht zu machen und lassen sich teilweise auch von Mandanten auf der Nase rumtanzen wo's nichts sein müsste Und damals wirklich die harte Linie zu fahren und zu sagen Moment mal bei meiner Kanzlei gehts nicht darum dass ich einfach nur ausgelastet bin und beschäftigt bin sondern es geht ja darum das die Kanzlei zu mir als Unternehmer passt.

00:17:03: Also letzten Endes muss ich die ganze Leib in meinem Leben anpassen und nicht umgekehrt, also zu überlegen was will ich denn eigentlich?

00:17:08: Und wo soll das Ganze in fünf Jahren stehen?

00:17:10: Wenn man diese beiden Schritte hat... Also die Istanalyse der Fünf-Jahresplan dann ergibt sich daraus automatisch eine Gap.

00:17:16: Für diese Gap muss ich halt überlegen wie ich die fülle.

00:17:19: Was ist jetzt mein konkreter Umsetzungsplan?

00:17:22: Da gibt es dann so Entscheidungen zu treffen wie zum Beispiel Wie viele Datef will ich denn in meiner Kanzlei?

00:17:28: Weil es tun sich mittlerweile so viele Tools außerhalb der Datef auf.

00:17:31: Damit meine ich jetzt nicht nur Lexer Office, das sogar noch am wenigsten weil das ja sehr gut kompatibel ist.

00:17:36: Ich meine so Dinge wie Mandantenportale irgendwelche KI-Lösungen außerhalb del Datefeld.

00:17:42: da leiden gerade alle Steuerberater an so einer FOMO Also viel auf Missing Out, dass sie nicht wissen welches Tool ist jetzt irgendwie wichtig und welches es nicht wichtig.

00:17:49: Und die Zeit sich damit zu beschäftigen ist natürlich auch enorm.

00:17:52: Und viele fangen dann an Mandantenportal einzurichten um nach einem halben Jahr zu merken das es gar keinen Sinn für ihre Prozesse gemacht hätte.

00:17:59: also da wirklich mal die klare Entscheidung zu treffen will ich eine Kanzlei sein die sehr sehr viele Data-Velösungen nutzt.

00:18:05: Dann kann ich quasi einfach das Startup Standard Portfolio nutzen, dann brauche ich mir über diese ganzen Sidecrests und irgendwelche Tools sich auftun weniger Gedanken zu machen.

00:18:14: Dann habe ich halt andere Themen.

00:18:15: da muss ich halt gucken dass ich in Dativ Universum gut zurechtkomme.

00:18:18: oder sage ich nö Ich will bewusst sehr Technologie offen sein ich will bewusst Datef nur in den Kernfunktionen Jahresabschluss und Steuerklärung nutzen und bin gerne bereit auch mal Microsoft SharePoint als DMS zu nutzen, zum Beispiel.

00:18:31: Das ist so eine strategische Entscheidung die muss getroffen werden aber die kann ich erst dann treffen wenn ich weiß wo ich hin will und wo ich gerade stehe.

00:18:37: Und dann gibt es natürlich auch noch solche Entscheidungen Die man treffen muss wie zb Wie soll mein Tagesablauf aufsehen?

00:18:44: Und wie komme ich da hin?

00:18:45: So wenn man das gemacht hat das ist von dieser erste Schritt Strategie Grundlagen Dann kann man anfangen konkrete Prozesse zu optimieren.

00:18:52: und da würde Ich zum Beispiel immer starten mit der allgemeinen Kanzlei Verwaltung also mit Dingen wie Dativ DMS Also dass die ganze Dokumentenverwaltung, das Fristenmanagement, dass alles komplett rund läuft.

00:19:02: Ich würde anfangen mit Sachen wie Mandanten-Kommunikation, also wie tauschen wir Unterlagen aus?

00:19:07: Wie kommunizieren wir?

00:19:09: Weil das sind Dinge wo ich sage es ist egal ob wir eine FIBU ein Jahresabschluss einen Lohn oder was auch immer machen.

00:19:14: wenn wir dort irgendetwas vereinfach und effizienter machen hat jeder einzelne Mitarbeiter einen Nutzen davon.

00:19:20: Ein Hebel, auch so Sachen wie Kanzlei-Abrechnung.

00:19:22: Die meisten schicken ja noch händig irgendwelche SEPA-Mandate durch die Gegend.

00:19:25: Wenn ich sage da habe ich jetzt irgendeine Vereinfachungen und nutze von mir aus Lexio Office mit einem SEPa-Heldplug in.

00:19:31: So haben wir zum Beispiel angefangen.

00:19:33: Wir sind mittlerweile auf Stripe gewechselt, aus anderen Gründen aber das ist auch ein Setup was funktioniert.

00:19:37: Da hab' ich zumindest schon mal nicht SEPalastschriften, die ich per Post durch die Gegen schicken kann.

00:19:42: Und das spart mir bei jedem Mandanten massiv viel Zeit also.

00:19:44: dann würde ich mit den allgemeinen Verwaltungssachen anfangen Fibu-Lohnjahresabschluss schnappen und das einmal durchoptimieren.

00:19:52: Und wenn das alles gemacht ist, dann kommt der dritte große Schritt.

00:19:55: Dann geht es an das Thema Kanzleiandbuch.

00:19:57: also das alles mal runterzuschreiben dass du neue Mitarbeiter mit Hilfe von einem strukturierten Kanzlehandbuch mit Videos mit allem drum und dran auch einarbeiten kannst.

00:20:05: Das gehört nämlich auch dazu.

00:20:06: und dann fängst du langsam an so weit oder dann fängt deine Kanzrei an so systematisch zu werden, dass sie immer unabhängiger von dir als Person wird.

00:20:15: und dann kannst du anfangen entweder zu skalieren weil dein Kanzlei-Wachstum nicht mehr von deiner Person abhängt oder auch einfach mal in den Urlaub zu fahren und nach drei Wochen wiederzukommen und festzustellen, dass der Laden immer noch läuft.

00:20:25: Aber das sind eigentlich die drei Schritte Strategie als erstes dann die Prozessoptimierung im Einzelnen da halt vom Allgemeinen von der Kanzleiverwaltung Richtung Leistungsprozesse.

00:20:34: und dritten Schritt ist alles zu dokumentieren Kontrollsysteme zu schaffen Führung zu optimieren damit man überhaupt wachsen kann.

00:20:41: Das würde ich sagen sind so Ist so das Novice Framework, was wir unseren Kunden noch beibringen?

00:20:45: Wo wir Trainings zu haben.

00:20:46: Was sich jetzt bei drei Hundert Kanzlei Kunden auch schon bewährt.

00:20:50: Ich bin da absolut bei dir und ich finde dass ist ein sehr nachvollziehbar und sehr cooler Ansatz weil ich das natürlich auch in dem Arbeitsumfeld indem ich bin immer mal wieder mitbekomme.

00:21:03: Meine Frage ist Wie bemerkt ein Kanzlei-Inhaber denn, dass er das nicht nötig hat?

00:21:10: Weil meistens in vielen anderen Unternehmen ist es wirtschaftlicher Schmerz.

00:21:13: Das ist ja etwas, was viele Kanzleien so unterm Strich nicht betrifft.

00:21:18: also die sind ja alle immer noch Profitabel einige sogar hoch profitabel.

00:21:24: Die Deckungsbeiträge das hast du genannt die könnten natürlich besser sein aber die Summe macht sich Sachen mal.

00:21:29: Es gibt eigentlich keine am Steuerberater es gibt aber rechts an der Hütte.

00:21:32: aber Steuerberater betriffe das eher nicht.

00:21:34: und dann ist es ja dieses Helfer-Syndrom, oder ich sag auch immer Steuerkanzleien und deren Mitarbeitende sind sehr leidensfähig.

00:21:41: Und wollen's den Mandanten recht machen?

00:21:43: Da hast du das stimmt!

00:21:45: Woher kommt dieser natürliche Reflex dagegen zu sein ein Mandanten den Finger zur Tür zu weisen und zu sagen Das hat keinen Sinn mehr mit uns.

00:22:00: Das sind ja eigentlich zwei Fragen.

00:22:02: Ich sag mal dieser Reflex, woher kommt oder woher kommen diese Reflex?

00:22:06: Aus meiner Sicht kommt das ehrlicherweise außer Identität weil die meisten also wenn sich ein Kanzleienhaber mal die Frage stellt nehmen wir an meine Kanzlei würde ohne mich funktionieren es würde alles rund laufen egal ob ich da bin oder nicht.

00:22:18: dann kommt hier alles entscheidende frage wer bin ich denn noch?

00:22:22: Und auf diese Frage hätten die meisten Steuerbatter keine Antwort, weil die meisten ihren Beruf nämlich Steuerbater zu sein mit ihrer persönlichen Identität konnotieren und dass sie auch ihren eigenen Selbstwert an diesem Berufsbild auffängen.

00:22:33: Das ist auch nachvollziehbar, weil man sehr lange daran arbeitet diesen Steuerbattatitel zu bekommen um ein sehr vieles aufgibt im Leben und deswegen hat dieser Titel für das eigene Leben bei den meisten eine hohe Relevanz, weshalb sie eben ihren ganzen Selbstwert daran koppeln.

00:22:47: Und genau das ist das Bittere, dass uns das meistens davon abhängt die richtigen Entscheidungen zu treffen, die uns weiterbringen und wir uns damit selber am Hamsterrad halten.

00:22:54: Das heißt auf der einen Seite jeder musste sich überlegen bin ich wirklich also bin ich Steuerberater oder ist meine Person davon abhängig, dass ich Steuerbratter bin?

00:23:03: Oder bin ich einfach nur Ken Kuiper?

00:23:04: und ich habe ein Steuerbrathtitel und eine Kanzlei?

00:23:07: Also ich muss mich schon davon entkoppeln aus meiner Sicht, damit ich in der Lage bin auch mal einen Mandanten rauszuwerfen, der irgendwie rum meckert oder auch mal ein Mitarbeiter zu entlassen, der keine gute Arbeit macht.

00:23:15: Das ist so.

00:23:16: und die zweite Frage, die du so ein bisschen gestellt hast war ja die Frage woran erkenne ich dass ich sozusagen da ein Problem habe oder das sich danach justieren sollte?

00:23:25: also aus meiner sicht hängt auch das mit dem ersten zusammen und es ist eine frage der Toleranz.

00:23:30: also zum beispiel meine Toleranschwelle sehr niedrig.

00:23:34: Wenn irgendwas nicht läuft in einem meiner Unternehmen, raste ich sofort aus.

00:23:38: Sag' nicht dass das das Beste ist aber sorg dafür da sich halt Probleme angehe und löse selbst wenn es für Dritte scheinbar kleine Probleme sind.

00:23:46: Und wenn du das über einen längeren Zeitraum machst dann hast du irgendwann alle Probleme gelöst die im Business entstehen oder musst du quasi zwangsläufe wachsen damit überhaupt neue Probleme entstehen können die du lösen kannst weil alle anderen auf der aktuellen Ebene sind ja schon geregelt.

00:23:59: also aus meiner Sicht ist das eine Frage der Toleranz.

00:24:01: Viele tolerieren halt sehr viel.

00:24:03: Die tolerieren, dass sie abends und zwanzig Uhr noch in der Kanzlei sitzen und halten das wir vollkommen normal.

00:24:08: Und da hilft halt meines Erachtens einfach mal die Scala zu verschieben und zu überlegen.

00:24:11: ist das so normal?

00:24:13: Dass ich irgendwie um zwanziger Uhr arbeite... Ist es auch so normal, dass ein Mandant immer erst mit zwei Monaten Verzug seine Rechnung zahlt?

00:24:20: Aus meiner Sicht ist das nicht normal!

00:24:21: Ich habe gesagt, es gibt bei uns keine Toleransschwelle.

00:24:24: nach sieben Tagen sind alle Rechnungen fällig.

00:24:26: Nach dreißig Tagen durch das Mandat automatisch gekündigt.

00:24:28: Da gibt's einen Prozess für Wie bei einer Versicherungsgesellschaft habe ich nicht mal mehr Einfluss.

00:24:33: Das System schickt automatisch die Mandatskündigung, wenn die Rechte von der drei Tage noch offen ist das alles durchsystematisiert und da hab' ich auch gar keinen Schmerz.

00:24:40: Und auf dieser... Also letztlich ist das eine Frage von Toleranz und von Konsequenz und die konsequenten und toleranter du bist desto besser funktioniert's.

00:24:49: und ich sag mal Du hast natürlich auch recht es gibt insofern keine armen Steuerberater.

00:24:53: aber auch da ist es wieder ne Frage der Skala.

00:24:54: Ich kenne schon viele Steuerberata die sechzig bis achte Stunden die Woche arbeiten Und mit hundertzwanzigtausend Euro Gewinn rausgehen, wo ich sage das ist einfach zu wenig gemessen an der Haftung, gemessen am Einsatz und auch gemessen einem Skill den du hast.

00:25:08: So wenn man jetzt aber sagen würde ich gebe mich mit Hundert zwanzig tausenden Euro nicht mehr zufrieden dann würde man ja auch diesen Schmerz spüren und würde auch dem Druck spülen endlich mal zu handeln und tätig zu werden.

00:25:17: Aber die meisten geben sich halt mit wenig Zufrieden.

00:25:19: Die haben halt keinen allzu hohen Anspruch an das was sie da verdienen wollen.

00:25:23: und vielleicht hilft es dem ein oder anderen, der jetzt zuhört.

00:25:26: Ich meine ich nehme ja auch den Mund jetzt relativ voll aber vielleicht hilft ist im einen oder anderen Zuhörer trotzdem.

00:25:31: Ich bin ein Typ, ich bin siebenundzwanzig Jahre alt, meine Firmen machen mehrere Millionen Jahresumsatz und ich bin finanziell im Prinzip durch so und vielleicht stört das jetzt jemanden?

00:25:40: So stark dass dieser junge Typ, der da den Mund zur Voll nimmt quasi finanzieller erfolgreich ist als es viele andere Steuerberater sind die das seit zwanzig Jahren machen, dass man endlich ins Handeln kommt von mir aus gerne.

00:25:51: Also ich muss ganz ehrlich sagen, das mache ich selbst aber da ziehe ich meinen Hut.

00:25:56: Deswegen, und wir wussten ja, wen wir uns einladen.

00:25:59: Und das hier jetzt ... Nein, aber dass das nicht der Wettbewerb im Wattebeuschenrollen wird oder so was?

00:26:06: Ich finde das großartig!

00:26:07: Das ist auch gut, dass du raushauchst.

00:26:09: Das ist oftmals das Thema an dem ich stehe.

00:26:12: Du kannst dir viel erzählen, aber du hast keine Chance zu leiten.

00:26:14: Nein, mehr hab' ich nicht, bin kein Steuerberater.

00:26:16: Wenn das dann jemand sagt, der das halt hat und auch Unternehmer ist, Schapo, das find ich großartiger.

00:26:23: Da wirklich mal den Fingern die Wunde legen.

00:26:25: und sagen so ist das.

00:26:26: Und wenn irgendjemand da mit einem Thema hat oder was, dann darf ich dem nachhinein gerne mit ihr auseinandersetzen und dieses Gespräch weiterführen?

00:26:32: Da bin ich mir relativ sicher, dass scheuest du dann auch keinen Dialog!

00:26:36: Nein also der Punkt ist ja... Mir ist es ja auch wirklich super, super wichtig, dass alle Kunden die bei uns sind, also die auch wirklich bei uns auch Geld ausgeben um zu lernen wie man halt konsequenter wird, Natürlich auch auf der rein strategischen Ebene unabhängig vom Mindset bestimmte Prozesse optimiert.

00:26:51: Mir ist das schon wichtig, dass da alle mit einem sehr großen Mehrwert rausgehen und wir bieten bei Novice einen Support, der schon sehr hoch ist.

00:26:58: Und wir können auch auf jeden Fall sagen die allermeisten kann es gleich in die Zonen kommen verdienen danach auf jeden fall mehr Geld haben weniger Stress und haben rundere Prozese die einfach laufen.

00:27:07: Das ist manchmal ein bisschen schwer zu bemessen.

00:27:09: also eine Steuerberatung ist es schwer ein Euro-Betrag dran zu schreiben, wenn wir jetzt einen Prozess verbessern.

00:27:14: Wie viel Geld hat der das jetzt eingespart?

00:27:15: Es ist manchmal schwer zu tracken aber wir haben halt dreihundert Kanzlei Kunden und mehrere Tausend Leute auf unserer Plattform auch drauf und die sind wirklich dabei!

00:27:24: sich die Kurse anzugucken, die setzen Dinge um.

00:27:27: Die schicken uns links von ihren Kanzlei-Handbüchern und sagen guck mal wir haben alles was in unserer Kanzlei haben jetzt in diesem schönen Handbuch dokumentiert und da ist sogar noch eine KI drin und der Mitarbeiter kann jetzt einfach die KI fragen wie wird bei uns die Kaffeemaschine gesäubert?

00:27:39: Und kriegt auf einmal ein Lernvideo.

00:27:40: das ist quasi der Impact den wir messen können.

00:27:43: Der ist da so.

00:27:44: Mein Ziel ist natürlich nicht anzugeben oder irgendwie einen auf Dekose zu machen, sondern einfach jeden dazu zu motivieren seine eigenen Standards anzuheben.

00:27:52: Und ich selber bin auch jemand der auch natürlich selber Coachings bucht.

00:27:56: aber ich buch das halt bei Leuten die halt achtstellige Unternehmen führen und die helfen uns dann dabei auch auf dieses Level zu kommen.

00:28:03: und genauso kann ich halt sagen okay wenn ich jetzt selber Unternehmer bin zwei zwei Unternehmen hab die siebenstellig sind und die gut funktionieren.

00:28:10: Das innerhalb von ein, zwei Jahren.

00:28:11: gerade mal Gründungszeit, wir fangen ja jetzt gerade erst an, dann kann ich zumindest mal dem Steuerberater der jetzt mit sechshunderttausend Euro Jahresumsatz unterwegs ist mit drei vier Mitarbeitern und nicht weiß was die Zukunft bringt und wie er diese ganzen Technologien KI und so weiter implementiert oder auch die größeren Kanzleien, die ja häufig auch nur ein Sammelsorium mehrer kleinerer Kanzlei ist.

00:28:31: Also auch die dreißig Mann-Kanzlei hat dann meistens irgendwie fünf Partner und jeder Partner hat sechs Mitarbeiter.

00:28:36: also es sind quasi auch fünf Kanzler konsolidiert.

00:28:38: Die haben die gleichen Probleme wie eine kleine Kanzlai, haben nur bestimmte Sachen zentralisiert.

00:28:43: denen können wir als zumindest dabei helfen einen Mehrwert zu bieten und das ist mir immer ganz wichtig und wenn's notwendig ist den Finger in die Wunde zu legen dann mache ich das natürlich gerne.

00:28:51: Das ist super spannend, aber uns läuft leider die Zeit ein bisschen davon.

00:28:54: Oder Olaf sagt immer, wir sind im... Sagst du mal?

00:28:57: Wir

00:28:58: spät herbst unserer Folge angekommen, aber ich würde ganz gerne noch eine Frage stellen!

00:29:02: Wir haben jetzt ganz viel von Steuerberatern gesprochen und von zu eurer Barrennen, die du da betreust.

00:29:09: Aber du betreust ja auch Leute, die noch auf dem Weg dahin sind.

00:29:13: Das heißt wir gehen jetzt einfach mal davon aus dass wir auch unter den Zuhörenden Leute haben, die auf dem wegsteuerberater Prüfung sind Und du gibst auch denen Tipps und Tricks Lass mal zwei pro Bono drei raus oder sowas wo du sagen kannst damit fängst du richtig an.

00:29:30: Damit bist du automatisch schon auf einem guten Weg, weil das der Weg dann gut ist oder sowas.

00:29:35: dafür wirst du ja schon quasi ein leuchtendes Beispiel.

00:29:38: Du meinst jetzt im Kontext Kanzlei Gründung oder zur Vorbereitung des Exams?

00:29:42: Nee,

00:29:42: zum Vorbereitungen des Examens!

00:29:45: Ja also ich würde... So viele Klausuren schreiben, wie es geht.

00:29:49: Klausulen sind eigentlich das einzige Relevante und was viele nicht verstehen ist dass Klausurenschreiben eine eigene Disziplin ist.

00:29:54: also genauso wie das Fach Umsatzsteuer ein eigenes Fach ist eben auch das Fach Klausure Technik ein eigener und das kann man nur trainieren indem man klausuren schreibt.

00:30:02: Es gibt viele die sehr gut sind aber die scheitern halt in diesem Stil und dann bestehen die trotzdem nicht.

00:30:06: Also Klausurschreiben so viel es geht.

00:30:08: Ansonsten Schritt zwei, die Phase der Prüfungsvorbereitung nutzen um widerstandsfähiger zu werden, Resilienz aufzubauen.

00:30:15: Weil man zerbricht teilweise unter der Last des vielen Stoffes den die Steuerberaterprüfung mit sich bringt.

00:30:22: und man muss sich aber immer dessen bewusst werden weil das viele denken ja wenn ich erstmal Steuerberator bin wird's besser.

00:30:27: ne es wird danach eigentlich noch schlimmer.

00:30:28: Also insofern die Steuerbatterprüfung ist eine wunderbare Gelegenheit, um sich selber ein bisschen Widerstandsfähigkeit aufzubauen.

00:30:35: Weil du hast auch nach der Steuerbattaprüfung, hast du eben die ganzen Themen.

00:30:38: Mandanten nicht bezahlen, Mitarbeiter, die einem auf den Nasen rumtanzen... Die ganze Lostness, die Frage welche Tools ich jetzt nutzen will für wen will ich überhaupt arbeiten?

00:30:45: Wie verändert sich der Beruf und Zeitalter von KI?

00:30:48: das setzt auch sehr viel unter Stress.

00:30:49: aktuell zu Recht aus meiner Sicht auch.

00:30:51: also da gibt es so viele Themen, die auf einmal nach der Prüfung kommen, die genauso anspruchsvoll sind wie die Prüfungen.

00:30:56: Da braucht man sich nicht der Illusion zur Grunde zu legen, dass es danach einfacher wird.

00:31:00: Deswegen nutzt das als Chance, seht das gar nicht negativ, dass ist so stressig und schwierig ist, sondern nutzt es einfach als Chance um zu sagen, es mir egal wie schwer es ist ich stehe es trotzdem durch und macht mich letztlich nur stärker mental.

00:31:13: Und Tipp Nummer drei Ja, versuch einfach den Druck auch ein bisschen rauszunehmen.

00:31:19: Knüpft nicht einen Selbstwert zu sehr an der Steuerbatterexamen.

00:31:22: Dadurch dass die Leute sich so intensiv damit beschäftigen, denken sie ihr ganzes Leben würde sich nur noch darum drehen und denken dann auch wenn die Steuerbärter Prüfung vielleicht im Erstversuch in die Hose geht das ihr leben jetzt irgendwie keinen Wert mehr hätte.

00:31:32: Und Co ist nicht so... Also das Problem taucht immer auf wenn man zu viel eine Sache gleich oder zu intensiv, eine Sache macht.

00:31:41: Dann dreht sich das ganze Leben darum aber wird immer bewusst es gibt im Leben noch viel mehr als der Steuerbartexamen.

00:31:46: Es kann sein dass du diesen Titel in zehn bis fünfzehn Jahren gar nicht mehr brauchen.

00:31:49: wer weiß wie sich die Welt entwickelt?

00:31:51: Wie ist Deutschland entwickelt?

00:31:52: Wie ist die KI entwickelt?

00:31:53: Ich würde da mal ganz entspannt bleiben und das einfach als Teil des großen Ganzen sehen.

00:31:58: Das ist ein Titel den nimmt man mit und im Zweifel macht man einen zweiten und dritten Versuchung.

00:32:02: gutes

00:32:03: ich Spoilermal und würde sagen wir hören uns nochmal wieder.

00:32:06: Da folgt doch mal eine Einladung.

00:32:07: sehr gerne

00:32:08: Vielen herzlichen Dank.

00:32:09: und ja, Olaf hat recht.

00:32:10: Wir sehen uns bestimmt noch mal wenn du magst

00:32:12: ne?

00:32:13: Ja sehr gerne.

00:32:14: vielen dank für die Einladung

00:32:30: Tschüss.