lex'talk about tax: Kanzleibetreuer Olaf Clüver erklärt smartes Mandanten-Onboarding

00:00:00: - Olaf Clüver

00:00:00: Hallo und herzlich willkommen zu lex Talk About Tax, dem Podcast von lexware lexoffice zu allen Themen, die die Steuerbranche bewegen. Heute im virtuellen Studio sind meine Kollegin Carola, Heine und ich als eine Two-Pople-Show und ich freue mich sehr, dass wir da sind. Hallo Carola.

00:00:19: - Carola Heine

00:00:19: Hallo Olaf. Ja, heute werden wir uns mal gegenseitig ausreden lassen, würde ich vorschlagen. Nein, das tun wir ja sonst ja auch meistens. Wir sprechen heute Wir sprechen heute über ein spannendes neues Thema, was natürlich mit lexoffice zu tun hat. Und zwar geht es Onboarding. Jetzt bin ich jetzt gar nicht so der ganz große Fan von diesen ganzen englischen Business-Ausdrücken. Onboarding heißt ja eigentlich, wenn man neue Mitarbeiter mit einem guten Prozess ins Unternehmen holt oder in unserem Fall Mandanten. Machen das deiner Meinung nach alle Steuerkanzleien schon?

00:00:52: - Olaf Clüver

00:00:52: Nein, das war auch der Hintergrund, warum wir uns mit diesem Thema intensiv beschäftigt haben. Das war im Rahmen der lexoffice-Ausbildung Ausbildung, schon im Jahre 2022, 2023 und jetzt auch in der 2023, 2024er Ausbildung, haben wir den Onboarding-Prozess für Steuerkanzleien für ihre Mandate ausgearbeitet und optimiert, weil sie es eben zu wenig gemacht haben und wir der Ansicht waren, dass ein gutes Onboarding unheimlich hilft bei der optimalen Zusammenarbeitung zwischen den Steuerkanzleien und den Mandaten.

00:01:26: - Carola Heine

00:01:26: Hilft inwiefern?

00:01:28: - Olaf Clüver

Wenn man der sich vorstellt, dass Steuerkanzleien auf dem Weg sind, mal fünf oder zehn oder 20 lexoffice Mandate zu haben und die Gefahr dabei ist, dass jedes Mandat so ein kleines bisschen von dem macht, was es möchte. Keiner macht, was er soll, aber alle machen begeistert mit. Dann führt das früher oder später zu Effizienzverlusten im schlimmsten Fall, weil man keinen einheitlichen Prozess hat. Und dieser Onboarding-Prozess soll dabei helfen, dass das Ganze standardisiert wird, dass Fehler vermieden werden und dass auch im Falle von, zum Beispiel Urlaubsvertretung, innerhalb der Steuerkanzleien, die Mitarbeitenden wissen: „Wo steht mein Mandat jetzt gerade und wo kann ich weitermachen?

Wenn man der sich vorstellt, dass Steuerkanzleien auf dem Weg sind, mal fünf oder zehn oder 20 lexoffice Mandate zu haben und die Gefahr dabei ist, dass jedes Mandat so ein kleines bisschen von dem macht, was es möchte. Keiner macht, was er soll, aber alle machen begeistert mit. Dann führt das früher oder später zu Effizienzverlusten im schlimmsten Fall, weil man keinen einheitlichen Prozess hat. Und dieser Onboarding-Prozess soll dabei helfen, dass das Ganze standardisiert wird, dass Fehler vermieden werden und dass auch im Falle von, zum Beispiel Urlaubsvertretung, innerhalb der Steuerkanzleien, die Mitarbeitenden wissen: - Carola Heine

Wenn man der sich vorstellt, dass Steuerkanzleien auf dem Weg sind, mal fünf oder zehn oder 20 lexoffice Mandate zu haben und die Gefahr dabei ist, dass jedes Mandat so ein kleines bisschen von dem macht, was es möchte. Keiner macht, was er soll, aber alle machen begeistert mit. Dann führt das früher oder später zu Effizienzverlusten im schlimmsten Fall, weil man keinen einheitlichen Prozess hat. Und dieser Onboarding-Prozess soll dabei helfen, dass das Ganze standardisiert wird, dass Fehler vermieden werden und dass auch im Falle von, zum Beispiel Urlaubsvertretung, innerhalb der Steuerkanzleien, die Mitarbeitenden wissen: Ja klar, wenn das sauber dokumentiert ist, dann können das auch andere Leute übernehmen, die das nicht mit entwickelt haben. Das ist immer ein riesen Vorteil. Aber bitte, was hat das mit lexoffice zu tun?

Wenn man der sich vorstellt, dass Steuerkanzleien auf dem Weg sind, mal fünf oder zehn oder 20 lexoffice Mandate zu haben und die Gefahr dabei ist, dass jedes Mandat so ein kleines bisschen von dem macht, was es möchte. Keiner macht, was er soll, aber alle machen begeistert mit. Dann führt das früher oder später zu Effizienzverlusten im schlimmsten Fall, weil man keinen einheitlichen Prozess hat. Und dieser Onboarding-Prozess soll dabei helfen, dass das Ganze standardisiert wird, dass Fehler vermieden werden und dass auch im Falle von, zum Beispiel Urlaubsvertretung, innerhalb der Steuerkanzleien, die Mitarbeitenden wissen: - Olaf Clüver

Wir müssen uns immer vor Augen halten, dass die Arbeit mit lexoffice in allen Kanzleien noch nicht vollständig durchdrungen ist. Ich drücke das mal vor vorsichtig aus. Und jetzt kommen die ersten lexoffice-Mandate. Es gibt also noch keine große Erfahrung innerhalb der Steuerkanzlei. Und wenn wir von vornherein in der Steuerkanzlei einen sauberen Prozess finden, wie wir diese Mandate sauber übernehmen, das heißt, dem Mandat erklären, was es machen soll und wer fragt, führt, heißt es ja immer so schön. Und die Steuerkanzlei die Regeln festlegt, in welcher Form mit dem Mandat zusammengearbeitet wird, dann hilft das auf beiden Seiten. Das heißt, das Mandat weiß, was es tun muss, kennt die Erwartungshaltung. Das ist ein ganz wichtiges Thema, Erwartungshaltung klären. Und die Steuerkanzlei hat einen Prozess, auf den sie sich berufen kann und sagt: „So machen wir das, und zwar für alle Mandate. Und dann ist das, wie gesagt, einheitlich und sorgt dann tatsächlich auch für Zufriedenheit.

Wir müssen uns immer vor Augen halten, dass die Arbeit mit lexoffice in allen Kanzleien noch nicht vollständig durchdrungen ist. Ich drücke das mal vor vorsichtig aus. Und jetzt kommen die ersten lexoffice-Mandate. Es gibt also noch keine große Erfahrung innerhalb der Steuerkanzlei. Und wenn wir von vornherein in der Steuerkanzlei einen sauberen Prozess finden, wie wir diese Mandate sauber übernehmen, das heißt, dem Mandat erklären, was es machen soll und wer fragt, führt, heißt es ja immer so schön. Und die Steuerkanzlei die Regeln festlegt, in welcher Form mit dem Mandat zusammengearbeitet wird, dann hilft das auf beiden Seiten. Das heißt, das Mandat weiß, was es tun muss, kennt die Erwartungshaltung. Das ist ein ganz wichtiges Thema, Erwartungshaltung klären. Und die Steuerkanzlei hat einen Prozess, auf den sie sich berufen kann und sagt: - Carola Heine

Wir müssen uns immer vor Augen halten, dass die Arbeit mit lexoffice in allen Kanzleien noch nicht vollständig durchdrungen ist. Ich drücke das mal vor vorsichtig aus. Und jetzt kommen die ersten lexoffice-Mandate. Es gibt also noch keine große Erfahrung innerhalb der Steuerkanzlei. Und wenn wir von vornherein in der Steuerkanzlei einen sauberen Prozess finden, wie wir diese Mandate sauber übernehmen, das heißt, dem Mandat erklären, was es machen soll und wer fragt, führt, heißt es ja immer so schön. Und die Steuerkanzlei die Regeln festlegt, in welcher Form mit dem Mandat zusammengearbeitet wird, dann hilft das auf beiden Seiten. Das heißt, das Mandat weiß, was es tun muss, kennt die Erwartungshaltung. Das ist ein ganz wichtiges Thema, Erwartungshaltung klären. Und die Steuerkanzlei hat einen Prozess, auf den sie sich berufen kann und sagt: Ja, ist auch für die Mandanten viel einfacher, für die Mandantinnen und Mandanten, wenn die eine Orientierungshilfe haben, oder?

Wir müssen uns immer vor Augen halten, dass die Arbeit mit lexoffice in allen Kanzleien noch nicht vollständig durchdrungen ist. Ich drücke das mal vor vorsichtig aus. Und jetzt kommen die ersten lexoffice-Mandate. Es gibt also noch keine große Erfahrung innerhalb der Steuerkanzlei. Und wenn wir von vornherein in der Steuerkanzlei einen sauberen Prozess finden, wie wir diese Mandate sauber übernehmen, das heißt, dem Mandat erklären, was es machen soll und wer fragt, führt, heißt es ja immer so schön. Und die Steuerkanzlei die Regeln festlegt, in welcher Form mit dem Mandat zusammengearbeitet wird, dann hilft das auf beiden Seiten. Das heißt, das Mandat weiß, was es tun muss, kennt die Erwartungshaltung. Das ist ein ganz wichtiges Thema, Erwartungshaltung klären. Und die Steuerkanzlei hat einen Prozess, auf den sie sich berufen kann und sagt: - Olaf Clüver

Absolut, weil die Mandate ja im Zweifelsfall auch noch relativ neu mit lexoffice arbeiten und wahrscheinlich noch gar nicht mit einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin zusammengearbeitet haben. Und die sind tatsächlich auch dankbar. Wir stellen das immer wieder fest, wenn sie von den Steuerkanzleien angeleitet werden und sagen: „Wir machen etwas und das sieht folgendermaßen aus und wir geben Termine dazu, und dann ist das eben wirklich so, dass man in einem Arbeitsfluss ist und seine Aufgaben genauer kennt.

Absolut, weil die Mandate ja im Zweifelsfall auch noch relativ neu mit lexoffice arbeiten und wahrscheinlich noch gar nicht mit einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin zusammengearbeitet haben. Und die sind tatsächlich auch dankbar. Wir stellen das immer wieder fest, wenn sie von den Steuerkanzleien angeleitet werden und sagen: - Carola Heine

Absolut, weil die Mandate ja im Zweifelsfall auch noch relativ neu mit lexoffice arbeiten und wahrscheinlich noch gar nicht mit einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin zusammengearbeitet haben. Und die sind tatsächlich auch dankbar. Wir stellen das immer wieder fest, wenn sie von den Steuerkanzleien angeleitet werden und sagen: Also eine moderne Kanzlei bemützt sich ein vernünftiges Onboarding und die ganzen Lexoffice-Geschichten laufen auch viel besser, wenn man die in Form gegossen hat. Jetzt hast du aber gesagt, wir sprechen heute über das neue Onboarding. Was ist denn das alte Onboarding und was ist besser bei dem neuen?

Absolut, weil die Mandate ja im Zweifelsfall auch noch relativ neu mit lexoffice arbeiten und wahrscheinlich noch gar nicht mit einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin zusammengearbeitet haben. Und die sind tatsächlich auch dankbar. Wir stellen das immer wieder fest, wenn sie von den Steuerkanzleien angeleitet werden und sagen: - Olaf Clüver

Das alte Onboarding war letztlich wirklich nicht immer existent. Es gab einige herausstechende Steuerkanzleien, die haben sich eine eigene Onboarding-Strategie überlegt, haben Videos gedreht oder die haben Skripte gemacht, die wurden den Mandaten vorgelegt. Und jetzt gibt es etwas, das eben halt individualisierbar ist für jede Steuerkanzlei, aber eben halt trotzdem allgemein ist. Das heißt, wir haben so einen Fünf-Schritt Plan entwickelt mit einigen Unterschritten und daran kann man sich jetzt orientieren. Das bedeutet, wir geben den Steuerkanzleien etwas an die Hand, wo sie sagen: „Das passt für meine Kanzlei, das kann ich davon übernehmen, das brauche ich vielleicht nicht. Vielleicht habe ich auf der einen oder anderen Seite schon eine bessere Methode, aber grundsätzlich gibt es einen stringenten Plan, der vor allem einen Anfang hat, der ein Ende hat und der dazwischen feste Termine hat, denn diese drei Dinge werden oft bei einem Onboarding vergessen, dass man sagt: „Wir fangen einfach mal irgendwo an und wir finden gar keinen Abschluss. Und dann läppert sich das immer so weiter und schleppt sich immer so durch und irgendwann heißt es: „So toll ist das alles gar nicht. Doch, ist es eigentlich schon, wenn man es richtig macht.

Das alte Onboarding war letztlich wirklich nicht immer existent. Es gab einige herausstechende Steuerkanzleien, die haben sich eine eigene Onboarding-Strategie überlegt, haben Videos gedreht oder die haben Skripte gemacht, die wurden den Mandaten vorgelegt. Und jetzt gibt es etwas, das eben halt individualisierbar ist für jede Steuerkanzlei, aber eben halt trotzdem allgemein ist. Das heißt, wir haben so einen Fünf-Schritt Plan entwickelt mit einigen Unterschritten und daran kann man sich jetzt orientieren. Das bedeutet, wir geben den Steuerkanzleien etwas an die Hand, wo sie sagen: - Carola Heine

Das alte Onboarding war letztlich wirklich nicht immer existent. Es gab einige herausstechende Steuerkanzleien, die haben sich eine eigene Onboarding-Strategie überlegt, haben Videos gedreht oder die haben Skripte gemacht, die wurden den Mandaten vorgelegt. Und jetzt gibt es etwas, das eben halt individualisierbar ist für jede Steuerkanzlei, aber eben halt trotzdem allgemein ist. Das heißt, wir haben so einen Fünf-Schritt Plan entwickelt mit einigen Unterschritten und daran kann man sich jetzt orientieren. Das bedeutet, wir geben den Steuerkanzleien etwas an die Hand, wo sie sagen: Kann man die fünf Schritte erzählen oder sind die zu komplex?

Das alte Onboarding war letztlich wirklich nicht immer existent. Es gab einige herausstechende Steuerkanzleien, die haben sich eine eigene Onboarding-Strategie überlegt, haben Videos gedreht oder die haben Skripte gemacht, die wurden den Mandaten vorgelegt. Und jetzt gibt es etwas, das eben halt individualisierbar ist für jede Steuerkanzlei, aber eben halt trotzdem allgemein ist. Das heißt, wir haben so einen Fünf-Schritt Plan entwickelt mit einigen Unterschritten und daran kann man sich jetzt orientieren. Das bedeutet, wir geben den Steuerkanzleien etwas an die Hand, wo sie sagen: - Olaf Clüver

Nein, das ist relativ einfach. Also im ersten beginnen wir mal mit einem Kick-off-Gespräch. Das heißt, dieses Kick-off-Gespräch beinhaltet ein gegenseitiges Kennenlernen, dass der Onboarding-Prozess erklärt wird. Das heißt, warum machen wir das? Und dass wir sofort beginnen, gewisse Termine schon festzulegen. Das heißt, wir setzen uns ein Zeitfenster. Das ist eben eins dieser Dinge, die sind individualisierbar. Man klärt Erwartungshaltungen ab, man legt eine Arbeitsteilung fest, man stellt eine Kostentransparenz her. Das ist gar nicht so unwichtig, und man kann sich über Erweiterungen unterhalten, über Schnittstellen, die gemacht werden sollen, und man legt eine Form von Einarbeitung fest: Wie wird das Mandat später in lexoffice aufgeschlaut? Das ist zum Beispiel der erste Schritt.

Nein, das ist relativ einfach. Also im ersten beginnen wir mal mit einem Kick-off-Gespräch. Das heißt, dieses Kick-off-Gespräch beinhaltet ein gegenseitiges Kennenlernen, dass der Onboarding-Prozess erklärt wird. Das heißt, warum machen wir das? Und dass wir sofort beginnen, gewisse Termine schon festzulegen. Das heißt, wir setzen uns ein Zeitfenster. Das ist eben eins dieser Dinge, die sind individualisierbar. Man klärt Erwartungshaltungen ab, man legt eine Arbeitsteilung fest, man stellt eine Kostentransparenz her. Das ist gar nicht so unwichtig, und man kann sich über Erweiterungen unterhalten, über Schnittstellen, die gemacht werden sollen, und man legt eine Form von Einarbeitung fest: - Carola Heine

Nein, das ist relativ einfach. Also im ersten beginnen wir mal mit einem Kick-off-Gespräch. Das heißt, dieses Kick-off-Gespräch beinhaltet ein gegenseitiges Kennenlernen, dass der Onboarding-Prozess erklärt wird. Das heißt, warum machen wir das? Und dass wir sofort beginnen, gewisse Termine schon festzulegen. Das heißt, wir setzen uns ein Zeitfenster. Das ist eben eins dieser Dinge, die sind individualisierbar. Man klärt Erwartungshaltungen ab, man legt eine Arbeitsteilung fest, man stellt eine Kostentransparenz her. Das ist gar nicht so unwichtig, und man kann sich über Erweiterungen unterhalten, über Schnittstellen, die gemacht werden sollen, und man legt eine Form von Einarbeitung fest: Okay.

Nein, das ist relativ einfach. Also im ersten beginnen wir mal mit einem Kick-off-Gespräch. Das heißt, dieses Kick-off-Gespräch beinhaltet ein gegenseitiges Kennenlernen, dass der Onboarding-Prozess erklärt wird. Das heißt, warum machen wir das? Und dass wir sofort beginnen, gewisse Termine schon festzulegen. Das heißt, wir setzen uns ein Zeitfenster. Das ist eben eins dieser Dinge, die sind individualisierbar. Man klärt Erwartungshaltungen ab, man legt eine Arbeitsteilung fest, man stellt eine Kostentransparenz her. Das ist gar nicht so unwichtig, und man kann sich über Erweiterungen unterhalten, über Schnittstellen, die gemacht werden sollen, und man legt eine Form von Einarbeitung fest: - Olaf Clüver

Im zweiten Schritt geht man seitens der Kanzlei her und legt gewisse Grundeinstellungen fest. Das heißt, womit wird anschließend gearbeitet? Das ist ein Kontenrahmen, das ist ein Steuerkalender, das sind Nummern Nummernkreise, die wichtig sind. Nummernkreise, gerade in Bezug auf Rechnungsnummern. Damit kann eine Lücken entstehen und solche Dinge. Dann ist natürlich ganz, ganz wichtig, die Importeinstellung für die Steuerkanzlei. Wie holt sie sich hinterher ihre Daten rein? Das kann ja ein Mandant nicht selber machen, weil die wissen halt nicht, wie arbeitet meine Steuerkanzlei? Und dann können zum Beispiel Erweiterungen angebunden werden, wie Bankkonten oder Invoiced Fetcher oder Billby und solche Themen, Shopify, wenn was en vogue ist, dann wird das halt gemacht in dieser Form der Grundeinstellungen. Im dritten Teil kommen wir dann zur Einarbeitung, denn das Mandat muss ja lernen, wie es mit lexoffice umgeht. Und dann kann man sich überlegen: Machen wir das in der Kanzlei? Heißt, wir haben genug Wissen, Know-how, das Mandat anzuleiten? Oder sucht man sich einen lexoffice-Premium-Coach? Oder macht man das über Videos und Portale und Dokumente. Was es hinterher nicht gibt, sind noch irgendwelche Ausreden, weil auch die lexoffice-Akademie steht ja zur Verfügung, aber niemand kann sagen: „Ich wusste nicht, wie ich das machen soll.

Im zweiten Schritt geht man seitens der Kanzlei her und legt gewisse Grundeinstellungen fest. Das heißt, womit wird anschließend gearbeitet? Das ist ein Kontenrahmen, das ist ein Steuerkalender, das sind Nummern Nummernkreise, die wichtig sind. Nummernkreise, gerade in Bezug auf Rechnungsnummern. Damit kann eine Lücken entstehen und solche Dinge. Dann ist natürlich ganz, ganz wichtig, die Importeinstellung für die Steuerkanzlei. Wie holt sie sich hinterher ihre Daten rein? Das kann ja ein Mandant nicht selber machen, weil die wissen halt nicht, wie arbeitet meine Steuerkanzlei? Und dann können zum Beispiel Erweiterungen angebunden werden, wie Bankkonten oder Invoiced Fetcher oder Billby und solche Themen, Shopify, wenn was en vogue ist, dann wird das halt gemacht in dieser Form der Grundeinstellungen. Im dritten Teil kommen wir dann zur Einarbeitung, denn das Mandat muss ja lernen, wie es mit lexoffice umgeht. Und dann kann man sich überlegen: - Olaf Clüver

Das fällt nämlich flach und die Anforderungen, und das gehört zu den Erwartungshaltungen, sind geklärt und daran sollte sich das Mandat dann halten. Okay. Im vierten Schritt sind wir dann quasi in der Praxisphase und da gibt es wieder individuell von den Mandanten verschiedene Arten, von den Kanzleien, wie ich den Mandanten damit laufen lasse. Es gibt welche, die sagen: „Du machst jetzt deine Eingangsbelege, Ausgangsbelege, schreibst Rechnungen, ordnest die Bank zu und so weiter und so fort. Wir holen uns das dann zu einer bestimmten Zeitpunkt oder man geht halt her und sagt: „Wir machen das mal einen Monat zusammen, lernen die KI an, lernen den Algorithmus an, dann hast du das in der Praxisphase zusammen und wir machen es dann in Zukunft viel schneller, ganz richtig. Und wenn die Praxisphase vorbei ist, ist es natürlich sinnvoll, anschließend eine Analyse und ein Feedback zu machen. Bedeutet, mal durchsehen, was hat das Mandat gemacht, die Anlagenbuchungen vielleicht korrigieren. Und hier an dieser Stelle, ganz, ganz wichtig: Kommunikation ist extrem wichtig. Digitalisierung entbindet uns nicht von der Kommunikation. Das heißt, dem Mandat sagen: „Was ist gut gelaufen? Was ist nicht so gut gelaufen? Wie hast du dich damit gefühlt? Was war für dich gut?

Das fällt nämlich flach und die Anforderungen, und das gehört zu den Erwartungshaltungen, sind geklärt und daran sollte sich das Mandat dann halten. Okay. Im vierten Schritt sind wir dann quasi in der Praxisphase und da gibt es wieder individuell von den Mandanten verschiedene Arten, von den Kanzleien, wie ich den Mandanten damit laufen lasse. Es gibt welche, die sagen: - Olaf Clüver

Auch mal ruhig die Meinung des Mandanten anhören. Das ist gar nicht so falsch. Und dann gegebenenfalls Fragen beantworten und überlegen: „Brauchen wir noch eine Schleife? Müssen wir noch mal einen Monat Praxis machen und ein Feedback? Oder können wir, und da komme ich wieder zu einem anderen Punkt – den Onboarding-Prozess hier abschließen und lassen das Mandat dann laufen und übergeben es quasi ganz normal in die Buchhaltungsarbeit. Das wären die fünf Schritte im Groben erklärt.

Auch mal ruhig die Meinung des Mandanten anhören. Das ist gar nicht so falsch. Und dann gegebenenfalls Fragen beantworten und überlegen: - Carola Heine

Auch mal ruhig die Meinung des Mandanten anhören. Das ist gar nicht so falsch. Und dann gegebenenfalls Fragen beantworten und überlegen: Wow, das war jetzt relativ viel, aber Gott sei Dank kann man sich das ja im Transkript nachher durchlesen, dass man das noch mal nachvollziehen kann. Jetzt muss ich dumm fragen. Ich weiß ja, bei lexoffice setzt sich nicht immer mal einer hin und entdenkt sich ganz alleine was aus und die anderen haben Pech gehabt, sondern das entsteht ja meistens aufgrund von Erfahrungen und Feedback und einem Arbeit mit der Zielgruppe. Wie ist denn dieses Onboarding entstanden? Hoffentlich doch auch so, oder?

Auch mal ruhig die Meinung des Mandanten anhören. Das ist gar nicht so falsch. Und dann gegebenenfalls Fragen beantworten und überlegen: - Olaf Clüver

Richtig, genau. Das ist tatsächlich entstanden in dieser lexoffice-Ausbildung, wo wir gesagt haben: „Hey, wir müssen die Menschen, die in den Kanzleien arbeiten, was macht ihr schon? Was hat gut funktioniert? Was macht ihr noch nicht? Aber was würdet ihr euch wünschen? Wie glaubt ihr, als Mitarbeitende in den Steuerkanzleien kann so ein Prozess aussehen? Und dann haben wir in den drei Workshops 2022, 2023 und in den sechs Workshops 2023, 2024, diesen Onboarding-Prozess gemeinsam entwickelt. Da waren über 200 Mitarbeitende aus Steuerkanzleien dabei. Dann ist natürlich auch noch so ein bisschen unsere Erfahrung mit eingeflossen und das, was wir aus den Steuerkanzleien direkt mitnehmen und haben diesen Onboarding-Prozess eben gemeinsam entwickelt. Wir wollten nichts vorgeben. Wir wollten denen nicht sagen: „So müsst ihr es machen, weil wir arbeiten ja nicht in der Steuerkanzlei, sondern wir wollten möglichst viele Meinungen hören und wir haben von den 200 Leuten bestimmt 350 Meinungen gehört und haben versucht, wirklich das Allerbeste daraus zu nehmen mit der größten Schnittmenge und haben das dann zusammengetragen in diesen Onboarding-Prozess. Man kann es nicht nur nachlesen im Transkript, sondern wir haben natürlich auch eigens eine Webseite, die dann da drunter steht, wo man all diese Dinge erfährt, wo es die Broschüren und die vorhandenen Checklisten dafür gibt, die man sogar als Word-Dokument direkt in der Kanzlei nutzen kann.

Richtig, genau. Das ist tatsächlich entstanden in dieser lexoffice-Ausbildung, wo wir gesagt haben: - Carola Heine

Richtig, genau. Das ist tatsächlich entstanden in dieser lexoffice-Ausbildung, wo wir gesagt haben: Das heißt, man kann also in den von euch entwickelten Onboarding-Prozess einfach einsteigen?

Richtig, genau. Das ist tatsächlich entstanden in dieser lexoffice-Ausbildung, wo wir gesagt haben: - Olaf Clüver

Richtig, genau. Das ist tatsächlich entstanden in dieser lexoffice-Ausbildung, wo wir gesagt haben: Da kann man so einsteigen, und zwar für jedes Mandat. Und es empfiehlt sich dann immer noch, einen Verantwortlichen für den Onboarding-Prozess in der Kanzlei zu haben. Idealerweise, das zeigt die Erfahrung, ist es sogar gut, wenn man zwei Verantwortliche hat, falls mal jemand wagt, in den Urlaub zu fahren oder aus irgendeinem anderen Grund nicht ins Büro kommt, was auch immer, damit dieser Prozess tatsächlich durchläuft. Das müssen gar nicht die Verantwortliche für die Mandate sein, sondern es geht einfach nur darum, dass wir sagen, wir holen das Mandat ab und nehmen es in unsere Kanzlei mit auf. Dann ist der Mandant da und dann kann vernünftig damit gearbeitet werden und dann ist es wieder der Kanzleiprozess, der für die Buchhaltung sorgt.

Richtig, genau. Das ist tatsächlich entstanden in dieser lexoffice-Ausbildung, wo wir gesagt haben: - Carola Heine

Richtig, genau. Das ist tatsächlich entstanden in dieser lexoffice-Ausbildung, wo wir gesagt haben: Das ist ziemlich cool, dass das von so vielen Leuten entwickelt worden ist und jetzt frei zur Verfügung steht.

Richtig, genau. Das ist tatsächlich entstanden in dieser lexoffice-Ausbildung, wo wir gesagt haben: - Olaf Clüver

Richtig, genau. Das ist tatsächlich entstanden in dieser lexoffice-Ausbildung, wo wir gesagt haben: Ja, also das war eben unser großes Ziel, dass die Leute das tatsächlich gemeinsam entwickeln und nicht irgendwie heißt, jetzt hat sich lexoffice aber was Tolles ausgedacht, wie man in der Kanzlei arbeitet. Wir haben das letztendlich nur rund gemacht, aber die Idee und deswegen steht auch immer ganz groß drüber aus der Praxis für die Praxis, es ist tatsächlich von Menschen entwickelt worden, die jeden Tag mit diesem Thema zu tun haben.

Richtig, genau. Das ist tatsächlich entstanden in dieser lexoffice-Ausbildung, wo wir gesagt haben: - Carola Heine

Richtig, genau. Das ist tatsächlich entstanden in dieser lexoffice-Ausbildung, wo wir gesagt haben: Ja, und wenn dann jemand mit den ganzen Sachen trotzdem noch Schwierigkeiten hat, kann er sich ja an die Kanzleibetreuer wenden, oder?

Richtig, genau. Das ist tatsächlich entstanden in dieser lexoffice-Ausbildung, wo wir gesagt haben: - Olaf Clüver

Absolut. Das ist natürlich immer vorbehaltlich der Arbeit unserer Kanzleibetreuer und mir selbst, dass wir in die Kanzleien kommen und im Rahmen des Start-up-Pakets diesen Onboarding-Prozess für die Kanzlei vorstellen und auch aufnehmen und tatsächlich auch in der Kanzlei etablieren. Also auf die Idee muss nicht jeder selbst kommen, sondern sagen: „Ja, klingt gut, würde ich gerne machen, habe ich aber weder die Kompetenz noch die Zeit für, dann holt man sich über das Starter-Paket, die Kanzleibetreuer in die Kanzlei und wir etablieren dort den Prozess.

Absolut. Das ist natürlich immer vorbehaltlich der Arbeit unserer Kanzleibetreuer und mir selbst, dass wir in die Kanzleien kommen und im Rahmen des Start-up-Pakets diesen Onboarding-Prozess für die Kanzlei vorstellen und auch aufnehmen und tatsächlich auch in der Kanzlei etablieren. Also auf die Idee muss nicht jeder selbst kommen, sondern sagen: - Carola Heine

Absolut. Das ist natürlich immer vorbehaltlich der Arbeit unserer Kanzleibetreuer und mir selbst, dass wir in die Kanzleien kommen und im Rahmen des Start-up-Pakets diesen Onboarding-Prozess für die Kanzlei vorstellen und auch aufnehmen und tatsächlich auch in der Kanzlei etablieren. Also auf die Idee muss nicht jeder selbst kommen, sondern sagen: Jetzt musst du noch in drei Sätzen bitte das Starter-Paket erklären?

Absolut. Das ist natürlich immer vorbehaltlich der Arbeit unserer Kanzleibetreuer und mir selbst, dass wir in die Kanzleien kommen und im Rahmen des Start-up-Pakets diesen Onboarding-Prozess für die Kanzlei vorstellen und auch aufnehmen und tatsächlich auch in der Kanzlei etablieren. Also auf die Idee muss nicht jeder selbst kommen, sondern sagen: - Olaf Clüver

Absolut. Das ist natürlich immer vorbehaltlich der Arbeit unserer Kanzleibetreuer und mir selbst, dass wir in die Kanzleien kommen und im Rahmen des Start-up-Pakets diesen Onboarding-Prozess für die Kanzlei vorstellen und auch aufnehmen und tatsächlich auch in der Kanzlei etablieren. Also auf die Idee muss nicht jeder selbst kommen, sondern sagen: Das Starter-Paket, ich nenne das immer eine dreistufige Rakete. Das bedeutet, wie bekomme ich das Wissen von lexoffice für lexoffice in meine Kanzlei? Das kann man buchen. Das ist kostenfrei für Steuerkanzler, Kanzleien. Den Link dazu gibt es sicherlich auch in den Show Notes. Zunächst einmal machen wir eine Bedarfsanalyse. Das heißt, wo steht ihr digital? Wo wollt ihr hin digital? Wie kann lexoffice das unterstützen? Das ist das eine. Dann gibt es eben die Schulung, die ich angesprochen habe, dass wir in die Kanzlei kommen und einen Vormittag oder einen Nachmittag diesen Prozess etablieren und dabei das Wissen vermitteln. Und in der dritten Stufe geht es darum, dass wir beim der ersten Mandate auch tatsächlich praktisch zur Seite stehen, dass man eben nicht losgelassen wird, sondern dass wir sagen, wir machen es jetzt praktisch und unterstützen dabei, bis dieses Wissen sich in der Kanzlei etabliert hat und können da dann eben auf die individuellen Anforderungen eingehen.

Absolut. Das ist natürlich immer vorbehaltlich der Arbeit unserer Kanzleibetreuer und mir selbst, dass wir in die Kanzleien kommen und im Rahmen des Start-up-Pakets diesen Onboarding-Prozess für die Kanzlei vorstellen und auch aufnehmen und tatsächlich auch in der Kanzlei etablieren. Also auf die Idee muss nicht jeder selbst kommen, sondern sagen: - Carola Heine

Absolut. Das ist natürlich immer vorbehaltlich der Arbeit unserer Kanzleibetreuer und mir selbst, dass wir in die Kanzleien kommen und im Rahmen des Start-up-Pakets diesen Onboarding-Prozess für die Kanzlei vorstellen und auch aufnehmen und tatsächlich auch in der Kanzlei etablieren. Also auf die Idee muss nicht jeder selbst kommen, sondern sagen: Das heißt, es muss niemand bedenken haben, davon irgendwas nicht in den Griff zu kriegen, weil unterschiedlicher Wissenstand ist ja keine Schande. Also jeder weiß ja andere Dinge, kann andere Dinge und an jedem Punkt seid ihr bereit, das zu unterstützen und einzusteigen wenn da zum Beispiel eine kleinere Kanzlei mit diesen Themen erst anfängt. Okay.

Absolut. Das ist natürlich immer vorbehaltlich der Arbeit unserer Kanzleibetreuer und mir selbst, dass wir in die Kanzleien kommen und im Rahmen des Start-up-Pakets diesen Onboarding-Prozess für die Kanzlei vorstellen und auch aufnehmen und tatsächlich auch in der Kanzlei etablieren. Also auf die Idee muss nicht jeder selbst kommen, sondern sagen: - Olaf Clüver

Absolut, ja. Ein ehemaliger Chef von mir hat mal gesagt: „Wenn wir alle das Gleiche wüssten, dann kämen wir auch nicht weiter.

Absolut, ja. Ein ehemaliger Chef von mir hat mal gesagt: - Carola Heine

Absolut, ja. Ein ehemaliger Chef von mir hat mal gesagt: Das ist eine super gute Zusammenfassung und fast schon ein Schlusswort, aber ich wollte noch erklären, die Leute, die dazu Fragen haben, die können auf buchstäblich jedem Steuerberater-Event in diesem Jahr vorbeikommen und dich persönlich lächern. Wenn Sie dazu noch Fragen haben, habe ich das richtig zusammengefasst?

Absolut, ja. Ein ehemaliger Chef von mir hat mal gesagt: - Olaf Clüver

Absolut, ja. Ein ehemaliger Chef von mir hat mal gesagt: Ja, das ist wohl so. Ich glaube nicht, dass irgendjemand noch etwas über Steuerberater erzählt, wo wir nicht vertreten sind. Also das ist tatsächlich so und ich freue mich natürlich immer, wenn die Leute dann an den Stand kommen und dann Fragen haben beziehungsweise dann auch konkrete Anliegen haben und dafür gehen wir auf diese Events. Das ist ganz großartig.

Absolut, ja. Ein ehemaliger Chef von mir hat mal gesagt: - Carola Heine

Also was ich sagen muss, ich bin ja auch auf der einen oder anderen Tagsserien mit dem Podcast und ich habe mich so gefreut, als der Markus Kriesbaum mir mit leuchtenden Augen erzählte, wie er sich drüber freut wenn die Leute mit ganz schwierigen Sachen zu ihnen kommen. Also das, wo die anderen dann blass werden, weil sie denken: „Um Gottes Willen, was mache ich jetzt?, ist bei euch ein „Wow, geil, neues Problem, was wir lösen können und das finde ich so witzig, aber auch sehr, sehr gut. Es ist einfach eine völlig andere Welt.

Also was ich sagen muss, ich bin ja auch auf der einen oder anderen Tagsserien mit dem Podcast und ich habe mich so gefreut, als der Markus Kriesbaum mir mit leuchtenden Augen erzählte, wie er sich drüber freut wenn die Leute mit ganz schwierigen Sachen zu ihnen kommen. Also das, wo die anderen dann blass werden, weil sie denken: - Olaf Clüver

Ich mag das total gerne und ich finde das auch großartig. Gerade Markus sagt dann auch: „Wie soll ich denn eine Software für Steuerkanzleien optimieren, wenn ich nicht weiß, ob sie auf dem Herzen haben? Und er ist wirklich immer mit dabei und wir hatten ihn ja auch schon im Podcast und das Das ist extrem wichtig und er geht da richtig drin auf. Ich finde das toll und wir machen das alle wahnsinnig gerne und sind jetzt immer mit unterschiedlicher Stammbesetzung und mit unterschiedlichen Leuten sind wir dann auf den einzelnen Veranstaltungen und ich habe bislang immer nur positives Feedback, sowohl von unserer Seite, als auch von den Seiten der Besuchenden gehört.

Ich mag das total gerne und ich finde das auch großartig. Gerade Markus sagt dann auch: - Carola Heine

Ich mag das total gerne und ich finde das auch großartig. Gerade Markus sagt dann auch: Ja, man kann hinkommen und kann euch alles fragen und was ich auch gut finde, ich gucke ja als Externe drauf und jeder von euch hat ja so ein paar Fans. Da sieht man ja Leute, die so in schnurgerader Linie auf deinen Hut zumarschieren oder genau wissen, sie wollen Sebastian sprechen oder wo ist der Alex? Wo ist der Alex? Das ist wirklich schon auch schön mitzuerleben, so als Beobachter, wie tief ihr in diesen Themen steckt und wie euch das selber begeistert. Das wollte ich noch mal gesagt haben.

Ich mag das total gerne und ich finde das auch großartig. Gerade Markus sagt dann auch: - Olaf Clüver

Ja, das erste Mal bin ich ein bisschen verlegen geworden, als jemand kommt: „Können wir ein Self machen?, wo ich gedacht habe: „Was? Wieso will jemand mit mir ein Self machen? Nicht mal meine Kinder wollen mit mir ein Self machen, aber hey, warum nicht? Finde ich gut. Freue ich mich drüber.

Ja, das erste Mal bin ich ein bisschen verlegen geworden, als jemand kommt: - Carola Heine

Du kannst jederzeit noch das Eins höher drehen und sagen: „Gerne auf dem Tandem.

Du kannst jederzeit noch das Eins höher drehen und sagen: - Olaf Clüver

Du kannst jederzeit noch das Eins höher drehen und sagen: Ja, das geht natürlich auch. Schauen wir mal.

Du kannst jederzeit noch das Eins höher drehen und sagen: - Carola Heine

Du kannst jederzeit noch das Eins höher drehen und sagen: Denn lexoffice hat auf manchen Events einen Tandem mit, zu zeigen, wie die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant funktionieren kann. Und wer darauf einen Kilometer trampt, spendet automatisch Geld an ein Kinderhilfswerk, oder?

Du kannst jederzeit noch das Eins höher drehen und sagen: - Olaf Clüver

Du kannst jederzeit noch das Eins höher drehen und sagen: Ja, richtig. An Kinder lachen und das Geld spendet natürlich lexoffice, nicht derjenige, der den Kilometer fährt. Also lexoffice spendet 5 € für jeden gefahrenen Kilometer auf dem Tandem und das, muss ich ganz ehrlich sagen, ist schon immer sehr, sehr beliebt und da haben wir teilweise sogar schon Warteschlangen gehabt und ich hoffe natürlich, dass das das nächste Mal auch wieder so ist.

Du kannst jederzeit noch das Eins höher drehen und sagen: - Carola Heine

Du kannst jederzeit noch das Eins höher drehen und sagen: Ja, und jeder, der ein Self mit dir will, muss fünf Kilometer mit dir fahren.

Du kannst jederzeit noch das Eins höher drehen und sagen: - Olaf Clüver

Du kannst jederzeit noch das Eins höher drehen und sagen: Genau.

Du kannst jederzeit noch das Eins höher drehen und sagen: - Carola Heine

Du kannst jederzeit noch das Eins höher drehen und sagen: Win, win, win, win, win. Ja, ja, der Dritte Win. Man merkt es schon, alle, die hier mitwirken, haben Spaß an diesen Themen und wissen, was sie tun in den allermeisten Fällen. Ich freue mich wieder sehr, wenn ich dabei sein darf und dass wir uns auf den nächsten großen Events wiedersehen. Hast du noch was, was ich vergessen habe zu fragen zum Onboarding? Wie war denn das Feedback von den Steuerberatern? Denn lexOfficer war ja für Steuerfachangestellte. Habt ihr auch schon einen von den Chefs gesprochen?

Du kannst jederzeit noch das Eins höher drehen und sagen: - Olaf Clüver

Ja, haben wir tatsächlich und die kommen auf diesen Events tatsächlich zu uns und sagen: „Hey, einer von meinen Angestellten ist jetzt bei euch bei der lexOfficer-Ausbildung und wir versprechen uns da was von. Es ist natürlich immer so, dass man diese Begeisterung, die auf diesen Events, also auf diesem lex officer Lehrgang, ausgelöst wird, dann auch wirklich in die Kanzlei transportieren muss. Das heißt also, ich appelliere da tatsächlich auch an alle Chefinnen und alle Chefs: „Nehmt das ernst. Die haben wirklich eine Menge geleistet und die haben sich wirklich extrem gut reingehauen und die bringen was mit. Nehmt das an, nehmt das für eure Kanzlei und wenn es dann noch kleine Lücken gibt oder so was, dann erfüllen wir die. Das ist überhaupt kein Problem. Aber lasst es nicht umsonst gewesen sein, denn das ist schon für alle eine sehr intensive Erfahrung, aber ich habe durchweg … Wir haben die NPS geprüft. Wir haben durchweg wirklich sehr, sehr gute Feedbacks dafür bekommen. Ich glaube, das hat allen richtig Spaß gemacht.

Ja, haben wir tatsächlich und die kommen auf diesen Events tatsächlich zu uns und sagen: - Carola Heine

Ja, haben wir tatsächlich und die kommen auf diesen Events tatsächlich zu uns und sagen: Ja, das ist alles rund. Das macht Spaß und das Feedback ist gut und es bringt auch noch den Leuten was und die Mandanten haben am Endeffekt auch noch was davon. Mehr geht eigentlich nicht, oder?

Ja, haben wir tatsächlich und die kommen auf diesen Events tatsächlich zu uns und sagen: - Olaf Clüver

Ja, haben wir tatsächlich und die kommen auf diesen Events tatsächlich zu uns und sagen: Eigentlich geht nicht mehr, nein.

Ja, haben wir tatsächlich und die kommen auf diesen Events tatsächlich zu uns und sagen: - Carola Heine

Ja, haben wir tatsächlich und die kommen auf diesen Events tatsächlich zu uns und sagen: Okay. Ihr könntet vielleicht noch eine Popcorn-Maschine an den Stand mitnehmen. Na gut, ich werde das Thema ruhen lassen. Ich danke dir sehr für deine Zeit und ich freue mich schon auf die nächste Folge. Bis bald, Olaf.

Ja, haben wir tatsächlich und die kommen auf diesen Events tatsächlich zu uns und sagen: - Olaf Clüver

Ja, haben wir tatsächlich und die kommen auf diesen Events tatsächlich zu uns und sagen: Bis bald, Carola. Danke schön.