lex'talk about tax: live von der TAXarena Düsseldorf zum Thema E-Rechnung

00:00:05: Jingle Lex Talk About Tax, der Podcast zur Zukunftskanzlei. Präsentiert von lexoffice.

00:00:18: Carola Heine Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge von lex Talk About Tax, dem Podcast von lexoffice Lexware zur Zukunftskanzle: diesmal live von der ersten Tax Arena in NRW von der Tax Arena in Düsseldorf. Es ist noch früh am Tag und die Halle ist schon voll. Trotzdem habe ich es geschafft, mit jemandem zu sprechen, der gleich den ganzen Tag lang Termine haben wird und ich bin sehr froh, dass Sebastian Kaiser kurz Zeit für mich gefunden hat. Hallo Sebastian.

00:00:44: Sebastian Kaiser Hallo Carola.

00:00:46: Carola Heine Sebastian ist der E-Rechnungsexperte im lexoffice-Team und damit springen wir auch gleich kopfüber in das Thema der heutigen Live-Folge von der Tax Arena. Wir möchten wissen, was Menschen über die E-Rechnung bereits wissen und was sie davon und wie sie mit den meisten Problemen umzugehen, gedenken, die in den Kanzleien auftreten werden zum Jahresende, wenn es denn überhaupt Probleme gibt. Das ist ja vielleicht noch gar nicht klar. Sebastian hat einen sehr schlauen Plan gemacht, denn er ist der Meinung, dass man nicht einfach Kreuz und quer damit anfangen sollte, irgendwelche Mandanten zu digitalisieren und auf die E-Rechnung umzustellen, sondern dass man sich vorher Gedanken machen sollte, wie das möglichst effizient abläuft. Magst du das mit uns teilen? Geht das überhaupt so schnell mal eben?

00:01:28: Sebastian Kaiser Ja, das ist grundsätzlich kein Problem. Ich muss im ersten Schritt mal meine Mandantenstruktur anschauen: Für wen ist das Thema überhaupt relevant? Das heißt, wir gucken, hier habe ich zum einen Mandanten, die bereits eine strukturierte Finanzsoftware nutzen. Über die brauche ich mir erst mal keine Gedanken machen. Da kann ich einen Haken dran machen. Finanzsoftware wird eine E-Rechnung können. Und dann gucke ich eben in die, die noch mit Word, Excel ihre Rechnungen schreiben und die suche ich mir erst mal und klasse die dann so ein bisschen. Das heißt, ich schaue zuerst mal nach Mandanten, die wollen und können, weil wenn die wollen und können, habe ich es einfacher. Ich kann Prozesse in der Kanzlei aufsetzen und kann den gegebenenfalls auch noch anpassen. Dann gehe ich weiter zu denen, die zwar wollen, aber nicht können.

00:02:16: Sebastian Kaiser Okay, ja. Denen kriege ich es beigebracht. Da gibt es ja auch vielfältige Angebote von lexoffice, dass ich die eben auf Spur bringe, dass sie damit umgehen können. Im nächsten Schritt haben wir dann die „die können, aber nicht wollen. Ja, das wird schon schwieriger, oder? Ja, es wird ein bisschen schwieriger, aber die muss ich überzeugen. Womit? Denen kann ich zum Beispiel das Programm einfach mal zeigen, eine Demo zeigen.

00:02:41: Sebastian Kaiser Ich kann leicht anfangen, dass ich erst von der Ausgangsrechnung anfange und dann die weiteren Schritte dazunehmen.

00:02:46: Carola Heine Aber wie das für die Mandanten aussieht, ist so einfach? Ist da so viel zu zeigen oder was sieht sich ein Steuerberater dann an?

00:02:52: Sebastian Kaiser Nein, einfach mit dem Mandanten mal hingehen und mal zeigen: Wie schreibst du da deine Ausgangsrechnung drin? Wie lädst du deine Eingangsrechnungen hoch? Das dauert eine Viertelstunde. Dann habe ich dem Mandanten den ersten Überblick gegeben.

00:03:03: Carola Heine Und dann sollten die eigentlich wollen, denn die müssen ja auch. Ja, okay.

00:03:05: Sebastian Kaiser Die müssen ja auch. Es gibt ja immerhin zumindest eine Pflicht zum Empfang ab dem ersten ersten. Ja, stimmt.

00:03:10: Carola Heine Und die anderen dann noch? Da fehlen ja noch ein paar, oder?

00:03:11: Sebastian Kaiser Da fehlen halt dann die, die weder können noch wollen. Ja, die muss sich wirklich darauf hinweisen, es gibt eine E-Rechnungspflicht und es ist auch, wenn sie nicht wollen, in einem gewissen Bereich müssen sie dann, gerade wenn sie eben in diese Grenzen reinfallen.

00:03:28: Carola Heine Was macht denn ein Steuerberater, wenn jemand nicht kann und nicht will und auch nicht macht, da fällt wohl eine Entscheidung an, oder?

00:03:33: Sebastian Kaiser Da fällt wohl eine Entscheidung auf Kanzlei-Seite an, ob ich ganz hart gesagt das Mandat weiter betreuen will oder ob ich eben mit so einem Mandanten weiterarbeiten möchte, wenn der eben gesetzlichen Pflichten nicht nachkommen will.

00:03:48: Carola Heine Also die E-Rechnung selber ist ganz einfach, einfach wie E-Rechnung. Überzeugungsprozesse bei Menschen sind das, womit man sich beschäftigen muss.

00:03:55: Sebastian Kaiser Das ist richtig. Zum einen die Überzeugungsprozesse bei den Mandanten, aber auch wirklich ein ganz klaren Plan machen: Mit welchen Mandanten fange ich an und für wen ist das überhaupt relevant?

00:04:05: Carola Heine Und wenn jemand noch Fragen hat, der kann zu dir und zu Olaf und zu Alex kommen und sich beraten lassen.

00:04:09: Sebastian Kaiser Der kann sich jederzeit bei uns, den KanzleiBetreuern, melden.

00:04:12: Carola Heine Ja und auch deinen, ich sage mal, Masterplan hast du das genannt, in vier Schritten. Richtig. Noch mal sich vernünftig zeigen und erklären lassen, falls das jetzt doch ein bisschen zu schnell für jemand war.

00:04:21: Sebastian Kaiser Auch dafür stehen wir zur Verfügung. Unsere Kontaktadressen sind, glaube ich, überall bekannt. Außerdem sind wir ja auch auf jeder Veranstaltung in Deutschland.

00:04:28: Carola Heine Ja, auf jeder TaxArena auf jeden Fall auch mit dem Podcast. Vielen Dank, dass du dir die Zeit genommen hast. Ich sehe, dass am Stand schon tausend Leute auf dich warten. Wilde Armbewegung, dass ich dich jetzt mal freigeben soll. Da mache ich das jetzt doch mal. Danke schön, Sebastian.

00:04:41: Sebastian Kaiser Danke, Carola.

00:04:44: Jingle lex Talk about Tax.

00:04:49: Carola Heine Auf der Tax Arena in Düsseldorf habe ich mir aus der Menge den Marco gegriffen, der eigentlich einen Kaffee wollte und stattdessen jetzt mich bekommen hat. Hallo, guten Morgen Marco. Hallo Carola. Könntest du dich mehr Kannst du uns vorstellen, bitte?

00:05:01: Marco Medina Ja klar, sehr gerne.

00:05:01: Marco Medina Mein Name ist Marco Medina. Ich bin Steuerberater, arbeite derzeit in Düsseldorf und ich freue mich schon total auf die E-Rechnung.

00:05:10: Marco Medina Ich glaube, das ist dein Thema, weshalb du mich aus der Menge gegriffen hast.

00:05:13: Carola Heine Genau, ich habe gesagt, ob du dich gefragt, ob du eine Meinung zur E-Rechnung hast und du hattest sofort eine und jetzt musst du die bitte mit uns teilen.

00:05:19: Marco Medina Sehr, sehr gerne. Ja, ich finde die E-Rechnung klasse. Ich freue mich total, dass sie kommt, weil ich denke, dass unsere Arbeit als Steuerberater verschönern, erleichtern wird, dass sie alltägliche Aufgaben abnehmen wird, sodass wir Steuerberater, aber auch Steuerverangestellte, Steuerfachwirte, dass wir uns alle, die in den Kanzleien arbeiten, auf vielleicht interessantere Aufgaben fokussieren können. Und das ist für uns auf der Beraterseite besser, aber auch für den Mandanten letztendlich, da weder der Mandant noch wir eben Großzeit noch auf Buchen verwenden werden müssen. Und die Qualität, denke ich, wird auch enorm steigen, wenn das erst mal alles läuft.

00:06:02: Carola Heine Ja, das kann man nur hoffen. Das sieht lexoffice natürlich auch. Wo kennst du lexoffice? Sind wir mit gearbeitet?

00:06:08: Marco Medina Ich habe bislang noch nicht ... aLso den Namen kenne ich natürlich, das ist klar, aber ich habe selbst noch nicht oder mit Mandanten auch noch nicht zusammengearbeitet, die lexoffice nutzen.

00:06:17: Carola Heine Ja, also wenn du es dir erklären lassen willst, der lexoffice-Stand mit den Kanzleibetreuern ist genau gegenüber. Deswegen sind die heute hier. Und lexoffice wird eh rechnungsready sein, falls das ein interessanter Tipp für dich ist. Ja, perfekt. Das wird viele Mandanten hoffentlich freuen. Vielen Dank, dass du so spontan zu diesem Experiment bereit warst. Danke schön.

00:06:34: Marco Medina Sehr, sehr gerne. Ich danke dir, Carola.

00:06:37: Jingle Let’s talk about tax.

00:06:43: Carola Heine Auf der Tax Arena in Düsseldorf, die erste Tax Arena in NRW, spreche ich jetzt mit Antje. Hallo, Antje. Magst du dich mal kurz vorstellen?

00:06:51: Antje Schirmer Hallo, Carola. Sehr gerne. Ich bin Antje Schirmer. Ich bin Steuerberaterin, mittlerweile seit fast zehn Jahren und komme aus dem Süden von Nordrhein-Westfalen, Südwestfalen und bin eigentlich hier, zu schauen, was gibt es so Neues auf der Messe und natürlich auch immer Kollegen treffen, Netzwerken. Das ist so, wo ich mich immer freue und bin gespannt, wie der Tag noch so wird.

00:07:13: Carola Heine Ja, also ich freue mich sehr, dass du die Zeit genommen hast und die Bereitschaft gefunden hast, am Podcast mitzumachen, denn du bist ja auch in einem ganzen Rudelfreundin unterwegs. Sie habe ich gesehen, von wegen Networking. Wir sprechen hier heute im lex Talk About Tax Podcast von lexoffice über das Thema E-Rechnung. Hast du da schon eine Meinung

00:07:30: Antje Schirmer Ja, natürlich. Ist natürlich im Moment auch gut, das Thema und wir sind da schon lange unterwegs. Wir sind Gott sei Dank auch gut aufgestellt in der Kanzlei, aber man merkt immer mehr, dass es viele sich mit dem Thema noch gar nicht befasst haben, weil sie viele auch noch gar nicht wissen, Gerade erst am Montag hatte ich mit anderen Unternehmern eine Veranstaltung über das Thema und davon hatte 50%, wusste gar nicht, dass die E-Rechnung kommt, geschweige denn ab 1.1.25. Verpflichtend empfangsbereit sein muss. und da frage ich mich: Was machen die Kollegen so den ganzen Tag, weil die alle von Steuerberatern auch betreut werden.

00:08:02: Carola Heine Jetzt sagst du, ihr seid gut aufgestellt in Sachen E-Rechnung. Was heißt das?

00:08:06: Antje Schirmer Wir arbeiten mit entsprechenden Plattformen schon zusammen, die das anbieten, ob Slacksoffices, DATEV oder auch sevDes. Und wir sind jetzt dabei, die Mandanten noch mal abzuklopfen, wer ein eigenes Fakturierungsprogramm hat, ob die dann auch e-Rechnungsfähig sind, aber empfangsbereit sind sie eigentlich alle.

00:08:21: Carola Heine Also jetzt ist natürlich e-Rechnung eine gesetzliche Vorgabe. Man müsste nicht viel darüber diskutieren, man macht das dann einfach. Aber wie findest du die e-Rechnung?

00:08:30: Antje Schirmer Also für uns finde ich sehr positiv, gerade weil wir sehr viel KI schon nutzen und ich teste das jetzt auch schon und man merkt, eine enorme Zeitersparnis. Und ich glaube auch, dass für die Unternehmer eine absolute positive Geschichte sein kann. Man muss es halt nur denen erklären, dass sich was ändern muss und es ist halt einfach die Zukunft. Ich gehe mal davon aus, dass wir ein sehr heißes, fierses Quartal vor uns haben, wenn dann die Letzten wach werden. Aber ich denke auch, dass wir im Dezember den letzten Pendelordner in Deutschland begraben werden. Ich hoffe es ganz Wir sind schon sehr lange, dass wir voll digital sind und ich beneide die Kollegen nicht, die tatsächlich noch Ordner haben, bin ich ganz ehrlich. Also ich habe heute einige gesprochen, die praktisch aus Hilfsbereitschaft bei älteren Leuten oder so noch manuelle Buchhaltung übernehmen. Aber normalerweise ja, Mandanten sind heute digital. Das stimmt. Ganz genau, genau.

00:09:18: Carola Heine Ja, sehr vielen Dank für deine spontane Bereitschaft, liebe Antje. Danke dir.

00:09:21: Antje Schirmer Sehr, sehr gerne, Carola. War schön mit dir.

00:09:25: Jingle Let’s talk about tax.

00:09:30: Carola Heine Auf der Tax Arena in Düsseldorf spreche ich jetzt mit einem alten Bekannten von einer lexoffice-Partnerlösung, nämlich mit Benjamin Klein von Easy Bill. Hallo Benjamin!

00:09:40: Benjamin Klein Hallo Carola.

00:09:42: Carola Heine Für diejenigen, die es geschafft haben, dich noch nicht zu kennen, trotz der ganzen Podcast-Folgen, in denen du warst, stell dich doch bitte kurz mal eben vor.

00:09:49: Benjamin Klein Ja, wie gesagt, ich bin Benjamin Klein von der Firma easybill. Wir sind eine onlinebasierte Rechnungssoftware, die besonders den Fokus darauf legt, dass die Daten, die die Unternehmer schreiben, optimal zum Steuer Berater exportiert werden können, damit da möglichst wenig Aufwand entsteht und alles auf den richtigen Konten ankommt und entsprechend die Kommunikation total effizient stattfinden kann.

00:10:08: Carola Heine Wer sind da typische Mandate?

00:10:10: Benjamin Klein Mandate sind bei uns primär kleine und mittlere Unternehmer. Ein großer Fokus bei uns auf das Thema E-Commerce Das ist ungefähr 50% unserer Nutzer sind Onlinehändler, die anderen 50% in nahezu allen anderen Branchen verteilt.

00:10:21: Carola Heine Da müssten jetzt ja einige große Ohren bekommen. Wo finden die euch?

00:10:25: Benjamin Klein unter easybill.de

00:10:26: Carola Heine easybill.de, ganz genau. Ich packe auch alles in die Shownotes und wenn jemand dazu Fragen hat und jetzt sagt: „Oh, das möchte ich gerne auch. Der wendet sich dann an euch und wird von euch beraten, richtig?

00:10:33: Benjamin Klein Absolut.

00:10:34: Carola Heine Jetzt sprechen wir heute über das Thema E-Rechnung.

00:10:37: Benjamin Klein Da spreche ich hier schon gefühlt, der ist den ganzen Tag drüber. Das ist ein ganz großes Thema. Viele Kanzleien treibt es Weil vor allem die Mandanten jetzt anklopfen und sagen: „Liebe Kanzlei, ich habe gehört, da kommt eine E-Rechnungspflicht. Ich habe keine Ahnung, wie ich meine Rechnungen schreiben soll, weil bislang mache ich es mit Word und Excel. Oh Gott. Und da müssen wir jetzt zwei, drei Schritte überspringen, die wir sonst machen würden, die fit zu kriegen, damit zum 01.01.25, wenn der erste Schritt der E-Rechnungspflicht einsetzt, die auch entsprechend fit sind.

00:11:03: Carola Heine Wobei, es ist natürlich viel, weil es viele Leute sind, die auf einmal digital werden. Aber schwierig ist es eigentlich nicht, oder?

00:11:10: Benjamin Klein Eigentlich nicht. Wenn du schon eine Rechnungssoftware einsetzt, wird der Weg relativ leicht sein, weil die meisten Anbieter da schon entsprechend vorbereitet sind. Seit 2020 müssen wir ja schon an die öffentliche Verwaltung E-Rechnungen schreiben im Format der X-Rechnungen. Es gibt das Zugfährt-Format, das viele schon anbieten. Das heißt, wenn ich schon eine Lösung habe, mit der ich meine Rechnungen schreibe, ist der Weg nicht so weit. Die große Hürne ist jetzt für die, die noch nicht GOBD-konform arbeiten, die noch mit Word und Excel unterwegs sind, die jetzt diesen Schritt in die Digitalisierung gehen müssen und direkt zwei, drei Schritte auf einmal machen, eben dann E-Rechnungen zu schreiben. Die müssen einfach sich trauen, jetzt endlich mit einer digitalen Lösung sich anzufreunden und zu sehen, dass da viel Potenzial halt auch hintersteckt, dass du also nicht jetzt eine Pflicht auferlegt bekommst, die dir großen Ärger machen soll. Ja, es ist eine Umstellung für einige, weil die ihre Prozesse natürlich, soweit man es dann Prozesse nennen kann, eingeübt haben. Aber der Weg, die Potenziale, die dahinter stehen, wie viel effizienter ich arbeiten kann, wenn ich eine richtig gute Lösung einsetze, die sind ganz groß und da muss man die Chance einfach jetzt ergreifen und auch sehen, dass ich da viel besser agieren kann, wenn ich von diesem Thema Word und Excel weg komme.

00:12:23: Carola Heine Es ist ja nicht so, als ob die sich trauen müssen, sondern die haben ja keine Wahl. Es ist ja ein neues Gesetz, oder?

00:12:28: Benjamin Klein Absolut. Die müssen ab dem 01.01.2025 habe ich kein Recht mehr darauf, dass mir eine Rechnung als PDF-Datei oder eine Papierform zugestellt wird. Okay. Ich kann, es kann mir passieren, dass mir jemand eine sogenannte Zugfahrt-Datei schickt. Das ist eine PDF-Datei, in der integriert ein so genannter XML-Datensatz ist, der ein strukturierter Datensatz, der standardisiert ist. Wenn das passiert, habe ich aber immer noch mein Belegbild. Das ist noch okay, das ist nicht ganz so schwierig. Schwierig wird es, wenn ich eine sogenannte X-Rechnung bekomme, denn die ist nur eine XML-Datei, ein Textwust, durch den ich mich nicht durchkämpfen kann, wo ich nicht mal eben eine Sichtprüfung machen kann. Und die muss ich ja auch irgendwo hochladen können, irgendwo visualisieren können. Ich muss prüfen können, ob das überhaupt richtig ist, was da drin steht. Und dafür brauche ich Lösungen, die mir das eben ermöglichen. Und da werden wir bei easybill jetzt auch demnächst Lösungen auch anbieten, dass wir da den Beleg Upload haben. Und natürlich können wir entsprechend auch diese E-Rechnungen heute schon schreiben, weil, wie gesagt, das müssen wir ja schon seit drei Jahren öffentlich Verwaltung. Die öffentliche Verwaltung, die Deutsche Bahn will gerne immer solche X-Rechnungen haben und da sind wir entsprechend gut vorbereitet.

00:13:37: Benjamin Klein Aber das treibt viele weil der Weg ist, wie du sagst, das ist nicht schwer. Du musst dich mit einer Software anzufreunden, da einzusteigen. Das ist kein großes Hexenwerk. Eine Rechnung ist mit ein paar Klicks, du packst den Kunden rein, du packst die Position rein, dann ist das Ding fertiggestellt. Aber für viele ist halt so dieses Thema Computer, Programm. Word und Excel, das mache ich, weil da weiß ich halt, wie es geht. Aber diesen Schritt zu gehen, der ist für viele eine große Hürde, weil die halt nicht technikaffin sind, weil sie es immer schon so gemacht haben und weil sie vielleicht auch keine Zeit dafür haben, weil sie genug zu tun haben und erst mal aber diesen Schritt gehen müssen, später auch eine Arbeitsersparnis vielleicht da rausholen zu können.

00:14:20: Carola Heine Also ich persönlich schreibe ja sehr viel lieber eine Rechnung mit lexoffice als eine Excel-Tabelle aufzumachen. Ich glaube nicht, dass ich da die ganz große Ausnahme sein werde.

00:14:29: Benjamin Klein Nein, wenn man es einmal gemacht hat, dann macht man es, glaube ich, nicht mehr gerne mit Excel, weil du einfach auch viel weniger fehleranfällig bist. Du musst immer daran denken, dass ich die Rechnungsnummer eins hochzähle. Dann darf ich aber auch keine vergessen. Dann fehlt mir nachher eine Rechnungsnummer. Dann habe ich vielleicht die Formel für die Mehrwertsteuerberechnung rausgeschmissen. Ich habe vorsehentlich das Feld mit der Steuernummer gelöscht. Mir fehlen Pflichtangaben plötzlich drauf. Also ich bin ja viel fehleranfälliger, wenn ich mit solchen Formen das Ganze mache.

00:14:56: Carola Heine Ja, aber was ich heraushöre, ist, für Für Mandanten wird es einfach, für Steuerberater wird es kein Problem, die Softwareanbieter müssen das lösen.

00:15:04: Benjamin Klein Genau so, du sagst, ist vollkommen richtig. Das Einzige, was bei den Steuerberater momentan passiert ist, die Mandanten stehen da und erhoffen sich Informationen. Die erhoffen sich einen Ratschlag: „Empfiehlen wir bitte, wie kann ich das machen? Und da hatten wir heute sehr viele Gespräche zu, dass wir da zeigen, was mit Easy Will zum Beispiel geht. Und da, glaube ich, wird vieles passieren. Das wird der ganzen Branche, lexoffice, Easywill, anderen Mitbewerbern. Das wird einen großen Schub geben, aber das wird vor allen Dingen den Unternehmen in Deutschland einen großen Schub in Richtung Digitalisierung nehmen, weil ich habe heute in vielen Gesprächen gehört: „Herr Klein, wissen Sie, wie lange ich jetzt schon den Leuten in den Ohren liege? Word und Excel dürft ihr nicht. Ist nicht Geobede die machen es trotzdem weiter einfach. Und jetzt müssen sie. Jetzt müssen sie und damit sehen sie hoffentlich auch die Chancen für einfach effizientere Prozesse. Das kann von einem automatisierten Mahnwesen anfangen, Zahlungsabgleiche, einfach Dinge, die dir das Leben als Unternehmer leichter machen, eine schnelle Auswertung. Ich habe heute ein Beispiel gerne gesagt: Aus eigener Erfahrung: Ein Handwerker kommt zu dir und dann kriegst du die Rechnung sechs Wochen später, acht Wochen später.

00:16:14: Benjamin Klein Und jetzt kann ich mir nur vorstellen, wenn ich die jetzt nicht zahle, wird die Mahnung wahrscheinlich auch sechs Wochen, acht Wochen auf mich warten, bis der da hinterherkommt, das aufgearbeitet hat. So, dann wartet der vier, fünf Monate auf sein Geld. Das kann ja für die Liquidität nicht gut sein. Wenn ich aber ein Tool einsetze, wo die Rechnung einfach zu erstellen ist, wo ich einen Zahlungsabgleich habe, vielleicht noch ein Mahnwesen automatisieren kann, steigere ich ja sofort meine Liquidität als Unternehmer auch erheblich. Durch solche einfachen Prozesse, die kompliziert vielleicht klingen, wenn man das nicht gewohnt ist, wenn man solche Tools nicht kennt, die aber eigentlich in solchen Tools einfach aufzusetzen sind.

00:16:46: Carola Heine Du bist also ein Fan der E-Rechnung?

00:16:48: Benjamin Klein Absolut. Ich finde, das ist eine ganz große Chance für die Digitalisierung, die so einen Schub gibt. Wir trommeln alle, die ganze Branche, auf den Messen, auf denen wir unterwegs sind. Ich höre von vielen Steuerberatern, Beratern, die dieses Thema Digitalisierung für sich entdeckt haben, dass die bei ihren Mandanten trommeln. Es scheint aber so zu sein, dass es ohne eine Pflicht nicht gehen wird.

00:17:09: Carola Heine Dann hat sich das ja erledigt. Genau, jetzt müssen sie. Genau, jetzt können wir ihr Richtung kriegen. Absolut.

00:17:14: Benjamin Klein Jetzt können sie es kriegen. Genau.

00:17:15: Carola Heine Vielen Dank, dass du dir mitten hier in diesem ganzen Trubel die Zeit genommen hast, vor allen Dingen, weil ihr heute ja, glaube ich, sehr, sehr viele Gespräche hattet.

00:17:21: Benjamin Klein Das war ein sehr, sehr erfolgreicher Tag. Wir haben sehr viele Gespräche und sehen vor allen Dingen halt Gesprächsbedarf bei vielen Kanzleien und vor allen Dingen bei den Mandanten. Ja.

00:17:30: Carola Heine Genau. Also ich schicke dann alle zu dir, die mit dem E-Commerce-Volumen da Probleme haben mit ihren Rechnungen. Das tue ich ja eh schon, aber ich habe jetzt natürlich auch in Sachen E-Rechnungen …

00:17:37: Benjamin Klein Genau. Und auch als Onlinehändler, du kannst halt standardisieren, dass du standardisiert, zum Beispiel, sagst: „Ich nehme dieses Zugwert vom Markt für meine Rechnungen, denn dann ist es mir egal, ob es eine Privatperson ist, die hat ihre PDF-Datei, ob es ein Unternehmer ist, der noch keinen automatisierten Prozess hat, der hat eine PDF-Datei und der, der automatisierte Prozesse hat, der das automatisiert als E-Rechnung verarbeiten will, der kann es auch tun. Und dann kannst du auch als Onlinehändler, musst du nicht von Fall zu Fall entscheiden, wer ist B2B versus B2C, sondern setzt einfach einen Standard auf und automatisiert das Ganze.

00:18:03: Carola Heine Ja, und wieder der Schwerpunkt: Es ist super easy. Absolut.

00:18:06: Benjamin Klein Man muss sich nur trauen. Man muss sich einmal damit beschäftigen und diese Hemmschwelle, die man hat, diese Berührungsangst mit der digitalen Welt, einmal überwinden.

00:18:13: Carola Heine Ja, macht jetzt jemand im Hintergrund Musik oder träume ich das? Nein.

00:18:17: Benjamin Klein Ihr startet gerade Musik. Du hast vollkommen recht. Das ist unser Zeichen.

00:18:20: Carola Heine Ich danke dir sehr für deine Zeit und für den wertvollen Input.

00:18:23: Benjamin Klein Ich danke dir, Carola. Danke schön. Bis bald. Ja.

00:18:26: Jingle Let’s talk about tax.

00:18:31: Carola Heine Auf der Tax Arena in NRW, auf der Tax Arena in Düsseldorf, spreche ich jetzt mit Birgitta, die Steuerberater ist und sich einverstanden hat, erklärt hat, mit mir über das Thema E-Rechnung zu sprechen. Hast du Lust, dich kurz vorzustellen?

00:18:46: Birgitta Mein Name ist Birgitta. Ich bin seit 1970 Steuerberater, seit 1980 Selbstständig und in den letzten Jahren innerhalb einer Partnerschaft. Das ist sehr, sehr spannend. Ich habe einen Kollegen, mit denen ich das zusammen mache. Wir sind in Remscheid. Wir haben ein Büro mit zehn Mitarbeitern und sind drei Berufsträger.

00:19:13: Carola Heine Ja, und es war auch kein Fehler, dass ich gesagt habe, Steuerberater, denn du hast dich entschieden, als Steuerberater eingetragen zu werden.

00:19:19: Birgitta Selbstverständlich. In der Zeit, als ich Steuerberater geworden bin, wurden diese Diskussionen noch nicht so intensiv geführt, wie die heute geführt werden.

00:19:29: Carola Heine Ja, es hat sich ganz schön was getan. Und jetzt tut sich noch mehr. Jetzt kommt die E-Rechnung. Wie findest du die?

00:19:34: Birgitta Hervorragend.

00:19:35: Carola Heine Ja?

00:19:35: Birgitta Ja, weil in dem Moment, wenn wir die E-Rechnung haben, die elektronisch bei uns eingehen, wir die viel einfacher verarbeiten können, als dass wir die ganzen Sachen noch mal wieder einscannen müssen, die in Dutch Office, die in DATEV-Unternehmen online zu bearbeiten. Finde ich das gut und es ist eine gewisse Sicherheit da. Ich weiß, dass die Vorbehalte sehr groß sind. Kann sie aber nicht wirklich verstehen. Sind die Vorbehalte so groß? Ja, ich glaube, die Leute haben noch nicht gemerkt, was wirklich auf sie zukommt. Die meisten wissen überhaupt noch nicht, dass ab 1.1.25 jeder Unternehmer in der Lage sein muss, E-Rechnungen zu empfangen.

00:20:22: Carola Heine Ja, das wird ein heißes viertes Quartal.

00:20:24: Birgitta Ja, also das ist das Problem. Gut, das Versenden der E-Rechnungen oder das Erstellen der E-Rechnung haben wir bis 2028 . Da gibt es noch Zeit, je nachdem, wie die Sache ist, aber empfangen werden muss das.

00:20:38: Carola Heine Ja, also du hast ja gesagt, ihr habt lexoffice-Mandanten, die sind fein raus, weil lexoffice ist eh rechnungsready. Die sagen, das E steht für einfach, aber viele andere werden wahrscheinlich kurz vor knapp wach werden und das wird ein sehr anstrengender Dezember für viele Kanzleien.

00:20:53: Birgitta Also ich glaube eher nicht, weil wir arbeiten nur einschränkt mit lexOffice, kennen es aber, aber wir haben fast unsere ganzen Buchführungsmandanten in Unternehmen online. Und auch da tut mir leid, dass ich das jetzt auch sagen muss, auch DATEV-Unternehmen online kann E-Rechnungen empfangen und die reinen E-Rechnungen auch umsetzt.

00:21:17: Carola Heine Ja klar, natürlich. Es gibt zum Glück sehr, sehr viele Lösungen auf dem Markt. Wir haben halt hier den Podcast von lexoffice. Deswegen wäre nicht das für lexoffice.

00:21:25: Birgitta Er ist ganz verständlich.

00:21:27: Carola Heine Deswegen kann man natürlich selbstverständlich erwähnen, die Möglichkeiten, die es gibt. Deswegen sprechen wir ja. Ja. Ja, ich finde das super gut, dass du eine positive Einstellung dazu hast. Großes Kompliment und ich hätte dich auch locker 20 Jahre jünger geschätzt.

00:21:40: Birgitta Vielen Dank. Das tut mir gut. Jetzt ist der Tag gerettet.

00:21:43: Carola Heine Und von der mentalen Einstellung natürlich sowieso. Also vielen Dank, Birgitta. Danke schön. Gerne.

00:21:50: Carola Heine Auf der Tax Arena in Düsseldorff spreche ich jetzt mit einer alten Bekannten, die den die meisten aus der lexoffice-Community von vielen, vielen, vielen Dingen bekannt sein dürfte, die sie macht.

00:22:05: Carola Heine Hallo Carina Heckmann. Hi. Hi. Jetzt erzähl du mal, womit du dich vorstellen würdest, wenn ich nicht vorgreifen würde.

00:22:12: Carina Heckmann Ja, ich bin Steuerberaterin und Unternehmerin und Gründerin vom Steuerclub. Ich glaube, so würde ich mich vorstellen.

00:22:19: Carola Heine Ja, schön. Sehr prägnant. Was machst du heute hier auf der Tax Arena, außer Networken?

00:22:23: Carina Heckmann Das ist für mich eigentlich immer der Hauptgrund, auf diese Veranstaltung zu gehen und klar, so ganz punktuell mich mit Softwarelösungen noch mal auseinandersetzen, ob wir unsere Prozesse verbessern können und aber auch für ein neues Projekt zu schauen, ob es Kooperationspartnern gibt.

00:22:40: Carola Heine Aha, spannend. Also wenn das Projekt dann spruchreif ist, weißt du ja, wo du mich findest, ne? Auf jeden Fall. Wir sprechen hier heute in diesem Podcast über die E-Rechnung. Hast du eine Meinung?

00:22:51: Carina Heckmann Auf jeden Fall. Ich habe immer eine Meinung. Ich glaube, dass viele den drei gerade heißen, als er gegessen wird, ehrlich gesagt. Und ich glaube, dass das ein Thema ist, womit wir uns fachlich natürlich beschäftigen dürfen und dass das aber ein Thema ist, was die Softwareanbieter umsetzen dürfen und wir uns dann auf Lösungen auch verlassen können und sollten dürfen, die das dann umsetzen und das dann an die Mandanten halt weitergeben.

00:23:19: Carola Heine Also für Steuerberater ist es im Grunde einfach. Die müssen halt nur gucken, mit welchen Softwareanbietern die sich bewährt haben, arbeite ich weiter, die das können.

00:23:26: Carina Heckmann Ja, zumindest ist das meine Einstellung dazu und das passt in mein Klientel oder in meine Mandatschaft auf jeden Fall auch so rein. Und ich verlasse mich da auch primär auf lexoffice und Co.

00:23:37: Carola Heine Ich habe auch was von einem Webinar gehört. Was ist das denn?

00:23:41: Carina Heckmann Genau, also wir werden da auch noch mal gezielt drauf eingehen auf das Thema, wie wir das in der Branche auch umsetzen können, was das genau bedeutet, was lexoffice zum Beispiel an der Stelle dann auch bieten wird. Genau, da ist gerade was in Planung, kommt dann bald.

00:23:54: Carola Heine Dann sagst du bitte Bescheid. Das kann ich dann noch in den Show Notes verlinken. Für die Leute, die sich das natürlich die sich angucken wollen, das werden ja nicht wenige sein. Jetzt gibt es ja immer noch Kanzleien, die nicht so richtig digital sind und die Excel-und Word-Mandanten haben. Wie siehst du denn den besten Weg, die zu überzeugen? Die müssen einfach, ist schon klar, aber es gibt ja verschiedene Schwierigkeitsgrade. Wie würdest du denn so eine Kanzlei angehen?

00:24:19: Carina Heckmann Ja, erst mal an die rankommen, weil das sind ja oft die Kanzleien, die auch nicht auf solche Veranstaltungen wie die Tecs Arena oder die Expo kommen oder wie auch immer. Also erst mal an die Leute kommen. Das ist das Erste. Und wenn man im Gespräch mit denen ist, dann kriegt man die relativ schnell mit guten Argumenten auch, zumindest zum Nachdenken. Und das ist ein bisschen wie im klassischen Online-Marketing. Die brauchen ein paar mehr Berührungspunkte, so im Durchschnitt sieben Kontakte. Finde ich, dass man die überzeugt bekommt, aber man muss sie erst mal irgendwie greifen können und das ist das Schwierige eigentlich.

00:24:53: Carola Heine Ich habe die Befürchtung oder das Gefühl, dass es im Dezember einfacher werden wird, die zu greifen.

00:24:59: Carina Heckmann Ja, Wahrscheinlich, wenn es dann dringender wird. Dann ist die Dringlichkeit hoch, aber dann ist auch der Druck so hoch. Also da würde ich schon jedem, der das hört und sich damit beschäftigen kann, jetzt schon die Zeit nutzen, sich jetzt schon zu informieren, die Mandanten zu informieren und da auch den Druck rauszunehmen bei den Mandanten und den Unternehmern, einfach weil das ist sonst hausgemachter Druck. Der muss ja zum Jahreswechsel bestimmt nicht sein.

00:25:23: Carola Heine Der Sebastian Kaiser ist ja im lexoffice Steuerberaterteam der E-Rechnungsexperte und er hat mit mir neulich einen guten Blogbeitrag geschrieben über eine Segmentierung von den noch nicht digitalen Mandaten. Das kann ich dir auch in die Show Notes hängen oder dir mal vorabschicken, wenn es dich interessiert. Der Sebastian ist der Meinung, dass man das nicht einfach so nach dem Zufallsprinzip machen sollte, sondern dass man erst mal gucken sollte, wer will das schon und kann das schon und mit denen dann lernen soll, sich durchzuarbeiten zu den etwas schwierigeren. Das ist ein Masterplan, heißt das, in vier Schritten. Das werde ich auch mal in die Show Notes hängen, wenn es dich interessiert und sonst weißt du ja auch, wo du Sebastian findest. Genau. Ja, gibt es noch irgendwas, was du dazu sagen möchtest? Power, Motivationsspruch oder so, E-Rechnung für alle.

00:26:07: Carina Heckmann Ja, und einfach auf die Software-Lösungen setzen, die sich einfach damit auseinandersetzen. Es gibt da großartige Programmierer-Experten, die sich damit auseinandersetzen. Das müssen wir Steuerberater nicht im Detail können. Dafür gibt es die Experten und auf die dürfen wir uns verlassen und die sind da auch dran. Wenn man hier mit allen spricht, die damit zu tun haben, die sind da alle dran und die werden das alles auch frissgerecht liefern. Da bin ich ganz fest von überzeugt.

00:26:31: Carola Heine Ja, da sind wir uns einig. Das ist, glaube ich, gar nicht das Problem. Das ist eigentlich … Patrick hat gesagt, das E steht für einfach. Ja. Also ich könnte mir auch vorstellen, dass da im Moment mehr Leute Panik haben, als nötig ist.

00:26:42: Carina Heckmann Ja, es wird halt auch hochgekocht, das Thema. Ich meine, klar, Problembewusstsein schaffen ist das eine. Ich finde aber unnötigen Druck und Panikverbreiten ist immer schwierig.

00:26:53: Carola Heine Wir haben eigentlich gar kein Problem. Wir haben ein neues Gesetz. Richtig. Ich denke, das wird der Digitalisierungsschub sein, den wir als Unternehmer anderen nicht hätten verpassen können. Das machen jetzt die Behörden.

00:27:06: Carina Heckmann Fertig. Ja, ganz genau. Irgendwann kommt das halt von oben.

00:27:09: Carola Heine Wenn dir noch was Neues und Spannendes zum Thema begegnet, weißt du ja, wo du mich findest. Auf jeden Fall. Vielen Dank für deine Zeit, Carina. Gerne. Wie immer. Danke schön.

00:27:17: Jingle Let’s talk about tax.

00:27:23: Carola Heine Auf der TaxArena in Düsseldorf, wo die Hölle los ist und alle Leute sich sehr für alle Branchenlösungen derzeit interessieren, spreche ich jetzt mit Michael, der bereit ist, mir seine Meinung zu E-Rechnen zu sagen. Hallo Michael, stell dich doch als erstes bitte mal vor. Wer bist du und was machst du?

00:27:39: Michael Bogalski Hallo Carola, ja. Ich bin Michael Bogalski, ich bin Steuerberater und Verhandler für Steuerrecht, haben eine Kanzlei in Dürer und in Köln 25 Mitarbeiter. Ja, ganz normal.

00:27:49: Carola Heine Und ihr seid hier, zu schauen, was sich alles gerade tut?

00:27:51: Michael Bogalski Genau. Wir kriegen regelmäßig auf die Messen, einfach zu gucken, was ist gerade am Markt los und wo gibt es neue Produkte, Zusammenarbeiten, Kollaborationen, aber auch einfach, nette Kollegen zu treffen oder zum Beispiel dich, Karola.

00:28:02: Carola Heine Ja, wir sind ja schon, glaube ich, wir sind auf LinkedIn in Van der Zeit. Ja, schon was länger. Ja, genau. Heute ist sehr viel los und man kennt dann doch irgendwann sehr viel Leute, wenn man auf diesen Events ist. Ja, wir sind hier heute Um über die E-Rechnung zu sprechen. Hast du da schon eine Meinung?

00:28:17: Michael Bogalski Ja, auf jeden Fall. Ja, ich finde es gut. Es wird den digitalen Prozess beschleunigen. Da setzen wir alle drauf, alle jammern über Fachkräftemangel und dann kann man eigentlich über die E-Rechnung nicht jammern, weil sie wird vereinfachen bringen.

00:28:31: Carola Heine Wie sieht das denn deiner Meinung nach aus mit den typischen Pendelordnermandanten, die ja viele noch haben?

00:28:37: Michael Bogalski Ja, die sind bei uns tatsächlich absolut aussterben, nur noch ein Minimum. Also wo wir wirklich dann so aus sozialen Gründen sagen, ältere Herr, den wir jetzt nicht mehr zwingen wollen, umzusteigen und weil er sein letztes Jahr hat. Ansonsten gehen wir konsequent vor und immer wenn ein neuer Mandant kommt, setzen wir vollkommen auf Digitalisierung. Der Pendelordner ist die absolute Ausnahme und wird auch bei uns, wenn direkt vom Sekretariat digitalisiert, sodass es beim Bearbeiter eigentlich nur noch digitale Buchführungen gibt.

00:29:04: Carola Heine Was glaubst du denn, wie aufgeschlossen werden eure Mandate sein, wenn die jetzt zum Jahresanfang … Sie müssen ja E-Rechnungen empfangen können ab 1. Januar. Wobei, da ich ja wenn ich im Flex Office unterwegs bin, kann ich nur sagen, nach allem, was ich mitbekomme, wäre es eine sehr schlechte Idee, erst eine Software für die eine Sache zu nehmen und dann eine Software für die andere. Besser sofort eine kompakte Lösung, die alles kann. Was glaubst du, wie reagieren die Mandate, wenn jetzt jemand sagt: „Ja, neue gesetzliche Regelungen? Was sind eure Erfahrungen mit so was?

00:29:32: Michael Bogalski Ja, wir haben die Mandanten auch offensiv angeschrieben, auch über Instagram und unseren sozialen Kanäle gefeuert und gesagt: „Hier Leute, das können wir vielleicht zu, aber auch ein bisschen den Druck rausgenommen, weil ja viele der kleineren Betriebe und mittleren Betriebe erst mal raus gefallen werden wegen der Größenordnung, die für die Übergangsregeln sind. Und die anderen haben wir gesagt: „Jetzt müsst ihr erst mal die Empfangsbereitschaft haben und seid offen damit. Und wir werden euch immer auf den Lauf halten. Ich denke, es ist eine Kommunikationssache, wie man mit seinem Mandanten umgeht, frühzeitig informieren, immer immer wieder über die Neuerung, immer wieder über die technischen Möglichkeiten, die bestehen. Auch darauf hingewiesen: „Sprecht mit euren Branchenlösungen. Wir haben zu 80% Handwerker und haben gesagt: „Hier, geht hin, schaut eurer Handwerkssoftware, ob die das kann. Ist die bereit dafür? Und sehr viele Softwarehersteller haben ja schon reagiert und in der Kollaboration mit anderen Tools zur Verfügung gestellt, dass man ihr Rechnen entweder empfangen oder sogar schon senden kann. Das ist schon bei vielen in der Vorbereitung.

00:30:27: Carola Heine Ich kann mir vorstellen, dass du es im Handwerk noch besonders spannend wird, weil ja Handwerksrechnungen auf dem Nachhinein noch mal geprüft werden. Genau. Ich habe noch niemanden gefunden, der mir sagen kann, wie das dann läuft.

00:30:37: Michael Bogalski Da haben wir auch noch keine Lösung für.

00:30:39: Carola Heine Aber wenn du es rausfindest, kommst du zu mir in den Podcast?

00:30:41: Michael Bogalski Ja, auf jeden Fall. Da melde ich mich gerne. Und ich sage, Es ist ja auch ein sehr skeptisches Klientel, das muss man sagen. Man weiß ja, was man beim Handwerker für eine Frage am Schluss gränt als Kunde. Und die sind natürlich jetzt erst mal nicht begeistert gewesen, dass es noch mehr Administratives gibt. Sie sind ja Handwerker, sie wollen ja eben gerade nicht im Office sein. Aber die größeren Handwerksbetriebe, die wir haben, so ab 20 Mitarbeiter plus, die sind da sehr offensiv, die haben meistens auch schon eine Bürokraft, wo die sagen: „Ja, das ist ja gar kein Thema. Kümmern uns und informiert uns einfach, und die sind da auch offen. Daher ist auch weniger mit diesem Nachprüfen. Das ist dann nur, wenn wir jetzt im Bauhandwerk sind. Da ist es natürlich absolut ganggebe, dass da immer wieder Projekturen, Freizeichen von Architekten, Ingenieuren und so weiter, da sehe ich schon Probleme kommen.

00:31:23: Carola Heine Das wird auf jeden Fall aber für diese Probleme auch immer wieder Lösung geben.

00:31:27: Michael Bogalski Ja, auf jeden Fall. Und am Endeffekt wird es so sein, es gibt den Schub, den wir brauchen und das wird ja auch auf der anderen Seite genauso sein. Also Dokumente, Ablage, Nachverfolgbarkeit etc. Wird ja auch dem Kunden irgendwann klar, das ist auch für mich eine Vereinbarung.

00:31:42: Carola Heine Also was ich mitbekomme, lexoffice ist Sie haben ja E-Rechnung ready. Das ist ja schon mal sehr … Also die sagen, das lexoffice-Team habe ich heute gehört. Patrick sagte, dass E in E-Rechnung steht für einfach. So sollte das sein.

00:31:54: Michael Bogalski Das ist gut, das merke ich mir.

00:31:56: Carola Heine Das ist eine gute Einstellung, oder?

00:31:56: Michael Bogalski Ja, das ist gut.

00:31:57: Carola Heine Ja, und ich danke dir sehr für deine spontane Meine Bereitschaft, hier teilzunehmen und dann hoffe ich, ihr trefft hier heute noch spannende Leute.

00:32:02: Michael Bogalski Ja, Kola, vielen Dank, dass du da sein durftet.

00:32:04: Carola Heine Ja, danke dir.

00:32:08: Jingle Let’s talk about tax.

00:32:13: Carola Heine Auf der ersten Tax-Avenue in NRW auf der Tax Arena in NRW, auf der Tax Arena Düsseldorff, habe ich eine Gesprächspartnerin, mit der ich schon länger auf LinkedIn vernetzt bin, aber noch keine Gelegenheit hatte, mich länger zu unterhalten. Das ändern wir jetzt mal. Hallo, magst du dich bitte vorstellen?

00:32:27: Melitta Dine Hi, mein Name ist Melitta Dine. Ich komme hier aus Merbusch und die Tax GBC ist meine Firma. Wir sind spezialisiert, die Steuerberaterbranche zu revolutionieren und ein Feel Good Management zu etablieren.

00:32:38: Carola Heine Ich wollte gerade sagen, revolutionieren klingt immer gut, aber ohne den Nachsatz wäre es ein bisschen undefiniert gewesen. Was ist Feel Good Management?

00:32:48: Melitta Dine Feel Good Management fängt bei Kanzleienhabern an. Es geht mehr Zufriedenheit tatsächlich für sich, sein Team, aber auch für Mandanten zu gewinnen und das Arbeitsleben leichter und schöner zu machen.

00:32:59: Carola Heine Okay, Das hört sich auf jeden Fall so an, als ob viele Kanzleien das gut brauchen könnten. Ja. Wir sprechen heute in diesem Podcast von lex Talk About Tax über die E-Rechnung. Hast du davon schon gehört? Hast du eine Meinung?

00:33:11: Melitta Dine Ja, habe ich. Natürlich. Dadurch, dass ich mit Steuerberatern zusammen arbeite, ist das auf jeden Fall ein Thema und ich selber habe mich noch nicht 100% damit auseinandergesetzt, aber ich freue mich, dass die E-Rechnung kommt und dass ich da Unterstützung bekomme, unter anderem auch mit euch. Ja, denn für uns ist klar, mit der E-Rechnung müssen wir auch im Unternehmen etwas anpassen und verändern und betrifft die komplette Finanzbuchhaltung und demnach werden wir im nächsten Monat so beschlossen, einfach schon mal starten, die Strukturenprozesse anzupassen und den richtigen Partner zu finden. Und ja, bei dem sitze ich gerade auch.

00:33:52: Carola Heine Okay, ihr wollt mit lexoffice arbeiten. Richtig. Das freut mich natürlich. Also E-Rechnung ist für viele nicht so greifbar, was das bedeutet, aber du hast es ja auch schon richtig gesagt: Die Mandanten müssen das auch gar nicht unbedingt wissen. Das ist Aufgabe der Softwareanbieter, das umzusetzen, oder?

00:34:07: Melitta Dine Ja, ich will natürlich als Geschäftsführer der GBC will ich mich voll und ganz auf mein Geschäft konzentrieren. Natürlich sind die Zahlen wichtig, aber ich möchte schon fokussiert an meinem Coaching arbeiten und damit wir gut Management etablieren. Und dafür brauche ich einen guten Partner an der Seite, der mir das Leben dahingehend vereinfacht.

00:34:27: Carola Heine Ja, das ist der Sinn der Sache bei diesen ganzen digitalen Lösungen, dass unser Leben besser und einfacher wird. Übrigens für mein eigenes Feel Good Management. Ja, genau. Ja, stimmt. Ja, klar. Das fängt ja mit dir an. Wenn du keine gute Ausstrahlung hast, wird das nichts mit den Kunden. Ganz genau. Vielen Dank für deine Eindrücke und dann noch viel, ganz viel Erfolg hier auf der Tax Arena. Danke schön.

00:34:48: Jingle Let’s talk about tax.

00:34:53: Carola Heine Auf der Tax Arena in Düsseldorf, nach einem langen und vollen Tag, habe ich mir kurz bevor wir hier zusammen zusammenpacken und in den wohlverdienten Feierabend gehen, noch schnell den Olaf gegriffen, den viele von dem Podcast kennen, wenn wir den zusammen moderieren. Dafür hat er auf Steuerberater-Events aber leider überhaupt keine Zeit, denn er ist ein heiß gefragter Mann, hält hier Vorträge und ganz viele Leute kommen auch, ihm speziell Fragen zu stellen. Vorhin kamen bei mir ganz enttäuschte Leute vorbei, die sagten: „Wir haben diesen Olaf gesucht. Ich sage: „Keine Sorge, der kommt wieder. Der hält nur gerade einen Vortrag. Und über diesen Vortrag würde ich auch gerne mit dir sprechen. Sebastian hat uns vorhin erklärt, wie er Mandanten in Segmenter aufteilt, wenn es die Einführung der E-Rechnung geht. Hallo Olaf, magst du uns kurz erklären, worum es in deinem Onboarding-Vortrag geht?

00:35:40: Olaf Clüver Hallo Carola. Ja, natürlich, das mache ich gerne. Wir sind davon ausgegangen, dass wir einen Onboarding-Prozess benötigen, damit wir für Kanzleien, die vielleicht irgendwann mal 10, 20 oder 30 Mandate betreuen wollen, einen einheitlichen Prozess haben, damit nicht jedes Mandat macht, was es will und das alles uneinheitlich ist. Und aus diesem Grund haben wir im Rahmen der lex officer Ausbildung einen Fünf-Punkte-Plan entworfen.

00:36:03: Carola Heine Moment, lex officer Ausbildung, das wissen auch wieder nicht alle. Das ist eine Zertifizierung für Steuerfachangestellte, nicht für Steuerberaterinnen.

00:36:11: Olaf Clüver Richtig, für Kanzleimitarbeitende. Steuerberaterinnen Beratende sind dort speziell nicht involviert. Dafür haben wir andere Ausbildungsprogramme.

00:36:19: Carola Heine Okay, aber das Onboarding in fünf Schritten, kann man das überhaupt kurz erklären oder muss man dafür den Vortrag sehen?

00:36:26: Olaf Clüver Es schadet sicherlich nichts und wir haben das auch in unserer Webinar-Reihe drin, aber ich würde es trotzdem ganz gerne mal versuchen, zusammenzufassen. Also die fünf Schritte beginnen mit einem Kick-off-Gespräch, in dem ein gegenseitiges Kennenlernen stattfindet und indem man die gegenseitige Erwartungshaltung bespricht. Darüber hinaus sollte man dann diesen gesamten Prozess terminieren und vielleicht auch so etwas wie eine Kostenfestsetzung machen, damit keiner hinterher überrascht ist. Im zweiten Schritt geht es die Grundeinstellung, die entweder die Kanzlei selber macht oder das Mandat. Im Zweifelsfall kann man das auch gemeinsam machen. Dort geht es darum, dass man den richtigen Kontenrahmen auswählt, die steuerlichen Einstellungen vornimmt, ob Soll Ist Versteurer? Und natürlich, das Wichtigste in diesem Punkt ist eben die Datenschnittstelle einzurichten in die Kanzlei, damit jeder weiß, wie in Zukunft die Daten aus dem lexoffice-Mandat in die Kanzlei übergeleitet werden.

00:37:18: Carola Heine Ich muss noch kurz dazwischen fragen, falls jetzt jemand denkt: „Oh, das kann ich gar nicht, die können jederzeit zum Kanzleibetreiberteam kommen und sich helfen lassen. Selbstverständlich.

00:37:25: Olaf Clüver Das ist ein elementarer Bestandteil des Starter-Pakets und auch, wie gesagt, für Webinare. Wir können das auch out of the box machen. Also das muss niemand sich selbst beibringen.

00:37:38: Carola Heine Da unterstützen wir natürlich. Okay, das mit den Daten klappt dann. Was ist dann der dritte Schritt?

00:37:41: Olaf Clüver Der dritte Schritt ist die Einarbeitung in die lexoffice. Das heißt, das Mandat muss in irgendeiner Form geschult werden. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Entweder die Kanzlei ist in der Lage, diese Schulung selbst durchzuführen, weil man sich das Wissen aufgebaut hat. Dann kann man das machen. Falls die nicht so ist, kann man das Mandat an lexoffice verweisen. Wir haben Videos, wir haben Tutorials, wir haben Dokumente für ein Selbststudium. Eine andere Möglichkeit ist natürlich auch, dass man das ganz auslagert und wenn man hergeht, einen der vielen lexoffice Coaches nutzt, dieses Wissen vermittelt zu bekommen oder tatsächlich auch die Haufe lexoffice-Akademie anspricht, dann haben wir alles, außer Ausreden, warum es nicht funktioniert.

00:38:25: Carola Heine Das stimmt und dann gibt es ja immer noch den Fall, da denken Steuerberater vielleicht nicht immer dran, aber die Mandanten selber können ja auch einen von den auf lexoffice-Buchhaltung spezialisierten externen Dienstleistern buchen, damit alles klappt. Also niemand muss sich mit irgendwas davon quälen.

00:38:39: Olaf Clüver Ganz genau. Das sind diese lexoffice-Coaches, die bei uns auf der Webseite gelistet sind und dort kann man das machen und das funktioniert außerordentlich gut.

00:38:49: Carola Heine Ja, also eine runde Sache, wobei viele, viele, viele Leute brauchen diese Unterstützung nicht. Das muss man ja auch mal dazu sagen.

00:38:55: Olaf Clüver Lexoffice ist tatsächlich weitestgehend selbsterklärend. Das kriegen wir auch immer wieder mitgespiegelt und deswegen aber für den Fall das und man hat auch vielleicht nicht immer die Zeit, sich da ellenlang Videos anzugucken und möchte das komprimiert haben. Für solche Fälle gibt es dann eben diese externen Anbieter.

00:39:10: Carola Heine Ja, Menschen haben verschiedene Art und Weisen, was zu lernen und dass es alle Wege gibt, finde ich großartig. Genau.

00:39:15: Olaf Clüver In der vierten Phase, in der wir uns jetzt befinden, das ist die sogenannte Praxisphase. Dort wird das Mandat zum ersten Mal laufen gelassen mit seiner eigenen Buchhaltung. Da werden Ausgangsrechnungen geschrieben, Eingangsrechnungen erfasst, Bankbewegungen zugeordnet. Und hier ist es empfehlenswert, dass die Kanzlei für Rückfragen zur Verfügung steht, aber nicht ad hoc, sondern dass man vereinbart: „Hey, wenn du Fragen hast, schreib sie auf und dann besprechen wir das mal in einem Zoom-Call, damit die Effizienz nicht verloren geht, weil jemand permanent am Telefon hängt. Und das muss eben halt alles so ein kleines bisschen unter Aufsicht geschehen. Und dann lässt man das Mandat eben halt diesen einen Monat oder das eine Quartal einfach mal selber arbeiten, das Ganze dann eben halt zu testen. Und das macht man bis zu einem gewissen Termin, den man vereinbart und dann ist diese Praxisphase zum ersten Mal abgeschlossen und dann geht es automatisch auch in Phase 5. Das ist das Analyse-und Feedback-Gespräch und hier sollte man durchaus auch ein wenig empathisch vorgehen gegenüber dem Mandat, dass man also erst mal sagt, man muss man sich vor Augen halten, dass es auch für die Mandate neu ist, mit dieser Software zu arbeiten, vielleicht und dann mal nach dem Befinden fragen: Wenn Sachen gut gelaufen sind, sollte man unbedingt loben und wenn Sachen nicht so gut gelaufen sind, nicht gleich draufhauen, sondern schauen, was ist falsch gelaufen und mit einem Lösungsvorschlag angehen: Wie kann man es in Zukunft besser machen?, denn Digitalisierung entbindet uns nicht von Kommunikation.

00:40:51: Olaf Clüver Und dann entscheidet man gemeinsam: „Machen wir noch mal eine Praxisphase-Schleife oder „Können wir das Mandat in die Selbstbucherschaft übergeben Und dann ist der Prozess abgeschlossen, denn das ist ganz wichtig, dass man den Prozess irgendwo beginnt und irgendwo abschließt.

00:41:07: Carola Heine Ja, das hört sich nach einer sehr runden Sache an. Mir gefällt vor allen Dingen bei so einem Plan, dass da auch die Mandantinnen und Mandanten wissen, was kommt. Also das ist nicht, dass die warten, bis ein Problem auftaucht und dann hoffentlich jemanden finden, sondern es gibt einen festen Plan, es gibt einen festen Zeitplan, es gibt Feedbackschlaufen. Damit kann man arbeiten, darauf kann man sich ganz anders verlassen, als wenn man vorher nicht weiß, was passiert, wenn was nicht klappt.

00:41:29: Olaf Clüver Richtig. Und vor allen Dingen beugt man dieser Sache entgegen: „Ja, meine Mandanten sind nicht so weit, die wollen nicht. Wenn sie an die Hand genommen werden und werden angeleitet Schritt für Schritt und wissen, was sie zu tun haben, dann freuen die sich in der Regel sogar darüber, weil sie jemanden haben: „Ja, der betreut das Ganze. Und alles das, was wir in diesem Fünf-Punkte-Plan haben, wie gesagt, kann man in so einem Webinar machen oder wir schulen das separat. Und es gibt es eben auch noch als komplette Datei zum Download, sich das Ganze tatsächlich mal inklusive der entsprechenden Checklisten mit den ganzen Unterpunkten. Der ist individuell anpassbar, dieser Prozess, für jede Kanzlei, jeder Größenordnung.

00:42:07: Carola Heine Ach, das wusste ich gar nicht, dass es Checklisten gibt. Das ist ja großartig. Also wenn jemand jetzt sagt, das war toll, sich das anzuhören, aber ich brauche ein bisschen mehr Input. Da kann sich jederzeit ans Kanzleibetreuer-Team wenden, richtig?

00:42:18: Olaf Clüver Richtig, genau. Und ich finde, wir sollten, wie wir das immer machen, diese Information vielleicht auch noch mal in die Show mit uns packen.

00:42:25: Carola Heine Ja, natürlich. Das machen wir. Ich wusste ja nicht, dass es das gibt, aber jetzt weiß ich es. Olaf, ich Ich danke dir, dass du nach diesem langen und vollen Tag noch die Zeit hattest, das vernünftig zu erklären und ich freue mich schon auf die nächste Folge mit uns.

00:42:36: Olaf Clüver Das würde ich mir natürlich nie nehmen lassen, Carola. Ich freue mich auch auf die nächste Folge und danke dir.

00:42:40: Carola Heine Danke dir und bis bald. Bis bald.

00:42:46: Jingle Lex Talk About Tax, der Podcast zur Zukunftskanzlei. Präsentiert von lexoffice..